PAGE檔案安全監(jiān)督檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本檔案安全監(jiān)督檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案安全監(jiān)督檢查工作。（三）基本原則檔案安全監(jiān)督檢查工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、全面覆蓋、預(yù)防為主、及時(shí)整改的原則，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案安全管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。3.組織開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。5.對(duì)檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)督，保障電子檔案信息安全。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。2.建立健全本部門(mén)檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任人，落實(shí)檔案安全管理措施。3.配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案安全事故的報(bào)告和初步處置工作，積極配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全保管和有效利用。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、上架、借閱登記等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證檔案賬實(shí)相符。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫濕度適宜，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。4.熟練掌握檔案安全管理知識(shí)和技能，定期參加檔案安全培訓(xùn)，提高安全防范意識(shí)和應(yīng)急處置能力。5.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理，防止問(wèn)題擴(kuò)大。三、檔案安全監(jiān)督檢查內(nèi)容（一）檔案管理制度執(zhí)行情況1.檢查各部門(mén)檔案安全管理制度的建立和落實(shí)情況，是否明確檔案安全管理責(zé)任，是否制定檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程。2.查看檔案管理人員是否熟悉檔案安全管理制度，是否嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展工作。（二）檔案實(shí)體安全情況1.檔案庫(kù)房建設(shè)與管理檢查檔案庫(kù)房選址是否符合安全要求，是否遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等危險(xiǎn)區(qū)域。庫(kù)房面積是否滿足檔案存儲(chǔ)需求，是否具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，且設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備是否牢固、整齊，檔案存放是否規(guī)范有序，便于查找和利用。2.檔案整理與保管檢查檔案整理是否符合規(guī)范要求，分類(lèi)是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否清晰，裝訂是否牢固。檔案保管期限劃分是否正確，是否按照規(guī)定進(jìn)行定期鑒定和銷(xiāo)毀。對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有問(wèn)題的檔案是否及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案借閱與利用查看檔案借閱登記手續(xù)是否齊全，借閱人是否符合規(guī)定，借閱期限是否合規(guī)，歸還檔案時(shí)是否進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。檔案利用過(guò)程中是否采取必要的保護(hù)措施，是否存在涂改、偽造、損毀、丟失檔案等情況。（三）檔案信息安全情況1.電子檔案管理檢查電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，是否具備身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，存儲(chǔ)環(huán)境是否安全可靠。電子檔案的傳輸是否采用安全加密通道，防止信息泄露。2.檔案數(shù)字化加工查看檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所是否符合安全要求，加工設(shè)備是否正常運(yùn)行，加工過(guò)程是否規(guī)范操作。數(shù)字化加工過(guò)程中是否對(duì)檔案原件進(jìn)行有效保護(hù)，數(shù)字化成果是否進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。3.網(wǎng)絡(luò)安全管理檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)與公司其他網(wǎng)絡(luò)是否進(jìn)行有效隔離，是否設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限是否嚴(yán)格控制，是否定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和修復(fù)。四、檔案安全監(jiān)督檢查方式（一）定期檢查公司檔案管理部門(mén)每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行系統(tǒng)檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案實(shí)體安全情況、檔案信息安全情況等。（二）不定期抽查公司檔案管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案安全管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題。抽查可采取實(shí)地查看、查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。（三）專(zhuān)項(xiàng)檢查根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需要，針對(duì)特定時(shí)期、特定領(lǐng)域或特定問(wèn)題開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檔案安全檢查。如在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施期間，對(duì)數(shù)字化加工過(guò)程進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查；在檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備更新改造后，對(duì)庫(kù)房安全情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查等。五、檔案安全監(jiān)督檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案。明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排和人員分工等。2.組建檢查小組。檢查小組應(yīng)由熟悉檔案業(yè)務(wù)、具備安全管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員組成。3.準(zhǔn)備檢查所需的文件資料和工具設(shè)備，如檢查清單、調(diào)查問(wèn)卷、檢測(cè)儀器等。（二）實(shí)施檢查1.首次會(huì)議。檢查小組到達(dá)被檢查部門(mén)后，召開(kāi)首次會(huì)議，向被檢查部門(mén)介紹檢查目的、范圍、程序和要求，聽(tīng)取被檢查部門(mén)檔案安全管理工作情況匯報(bào)。2.現(xiàn)場(chǎng)檢查。檢查小組按照檢查方案和檢查清單，對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案實(shí)體安全情況、檔案信息安全情況等進(jìn)行實(shí)地檢查，查閱相關(guān)文件資料，詢問(wèn)檔案管理人員和利用人員，詳細(xì)記錄檢查情況。3.交流反饋。檢查過(guò)程中，檢查小組與被檢查部門(mén)及時(shí)進(jìn)行溝通交流，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行初步分析和反饋，聽(tīng)取被檢查部門(mén)的意見(jiàn)和解釋。4.末次會(huì)議。檢查結(jié)束后，召開(kāi)末次會(huì)議，檢查小組向被檢查部門(mén)通報(bào)檢查情況，提出存在的問(wèn)題和整改建議，明確整改期限和要求。被檢查部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并表態(tài)將積極整改存在的問(wèn)題。（三）檢查結(jié)果處理1.檢查小組對(duì)檢查情況進(jìn)行匯總分析，撰寫(xiě)檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、原因分析、整改建議等內(nèi)容。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，檢查小組應(yīng)及時(shí)向被檢查部門(mén)提出整改意見(jiàn)，要求其限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.對(duì)存在嚴(yán)重安全隱患或違反檔案安全管理制度的行為，檢查小組應(yīng)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令被檢查部門(mén)立即停止違規(guī)行為，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門(mén)。公司檔案管理部門(mén)視情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。4.檢查結(jié)果作為公司對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。六、檔案安全隱患整改（一）整改責(zé)任被檢查部門(mén)是檔案安全隱患整改的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)制定整改方案，明確整改措施、整改期限和責(zé)任人，組織實(shí)施整改工作，并按時(shí)向公司檔案管理部門(mén)報(bào)告整改情況。（二）整改措施1.針對(duì)檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，被檢查部門(mén)應(yīng)深入分析原因，結(jié)合實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的整改措施。整改措施應(yīng)具有針對(duì)性、可操作性和有效性，能夠從根本上消除安全隱患。2.對(duì)于檔案管理制度不完善的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)修訂和完善相關(guān)制度，明確工作流程和操作規(guī)范，加強(qiáng)制度的執(zhí)行力度。3.對(duì)于檔案實(shí)體安全方面存在的問(wèn)題，如庫(kù)房設(shè)施設(shè)備損壞、檔案整理不規(guī)范等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修、更換或重新整理，確保檔案實(shí)體安全。4.對(duì)于檔案信息安全方面存在的問(wèn)題，如電子檔案管理系統(tǒng)存在漏洞、數(shù)字化加工過(guò)程不規(guī)范等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理和整改，加強(qiáng)信息安全防護(hù)措施，保障檔案信息安全。（三）整改跟蹤與驗(yàn)收1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)被檢查部門(mén)的檔案安全隱患整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改工作進(jìn)展情況，督促整改責(zé)任部門(mén)按時(shí)完成整改任務(wù)。2.整改期限屆滿后，被檢查部門(mén)應(yīng)向公司檔案管理部門(mén)提交整改報(bào)告，申請(qǐng)整改驗(yàn)收。公司檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可銷(xiāo)號(hào)。3.對(duì)整改不力或拒不整改的部門(mén)，公司將按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅追究責(zé)任，并采取進(jìn)一步的措施，確保檔案安全。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則檔案安全應(yīng)急處置工作應(yīng)遵循快速反應(yīng)、統(tǒng)一指揮、分級(jí)負(fù)責(zé)、科學(xué)施救的原則，最大限度地減少檔案損失，降低事故影響。（二）應(yīng)急預(yù)案制定公司檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和演練，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故后，事故發(fā)生部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)和初步處置，防止事故擴(kuò)大。同時(shí)，及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)報(bào)告事故情況。2.公司檔案管理部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)立即組織應(yīng)急處置工作，迅速成立應(yīng)急處置小組，趕赴事故現(xiàn)場(chǎng)，開(kāi)展事故調(diào)查、搶險(xiǎn)救援、檔案搶救等工作。3.應(yīng)急處置小組應(yīng)根據(jù)事故類(lèi)型和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處置措施。如火災(zāi)事故應(yīng)立即組織滅火，疏散人員，搶救檔案；水災(zāi)事故應(yīng)及時(shí)排水，搶救受損檔案；信息安全事故應(yīng)立即切斷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行技術(shù)處理，防止信息泄露等。4.在應(yīng)急處