PAGE檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案記錄管理，確保檔案記錄的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案記錄在公司/組織運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案記錄實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來，保證內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案記錄，確保檔案資料的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案記錄的內(nèi)容、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免錯(cuò)誤信息的留存。5.安全性原則采取有效措施，保障檔案記錄的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。6.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員及相關(guān)外部人員查閱和使用檔案。二、檔案記錄管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案記錄的全面管理工作。2.主要職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案記錄管理制度。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全性。開展檔案利用服務(wù)工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)外部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的支持和指導(dǎo)。監(jiān)督、檢查各部門檔案記錄管理工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門檔案管理員1.人員配備各部門指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案記錄的收集、整理、保管和移交等工作。2.主要職責(zé)按照公司/組織檔案記錄管理制度的要求，負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成檔案記錄的收集、分類和初步整理，確保檔案資料的及時(shí)、完整。對本部門檔案記錄進(jìn)行妥善保管，防止檔案的損壞、丟失和泄露。定期將本部門整理好的檔案移交至公司/組織檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用服務(wù)工作，根據(jù)工作需要提供本部門相關(guān)檔案資料。接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身檔案管理水平。三、檔案記錄的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司/組織章程、制度、規(guī)定、辦法等。會(huì)議文件、紀(jì)要、記錄等。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。人事檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利等相關(guān)資料。行政公文、函件、通知等。2.業(yè)務(wù)類市場營銷檔案：市場調(diào)研資料、客戶信息、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行記錄等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。采購管理檔案：采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單、采購發(fā)票等。項(xiàng)目管理檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。研發(fā)管理檔案：研發(fā)項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。3.技術(shù)類產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、工藝流程圖等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等。專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。技術(shù)改造、創(chuàng)新記錄等。4.其他類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獲獎(jiǎng)文件等。對外合作協(xié)議、合同等。各類活動(dòng)照片、影像資料等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級編號(hào)結(jié)構(gòu)。2.編號(hào)說明全宗號(hào)：為公司/組織檔案管理部門賦予本公司/組織的唯一標(biāo)識(shí)代碼，用于區(qū)分不同全宗的檔案。目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，對每一類檔案編制相應(yīng)的目錄號(hào)，便于檔案的分類管理和檢索。案卷號(hào)：在每一類檔案目錄下，按照檔案形成的時(shí)間順序或邏輯順序，對案卷進(jìn)行編號(hào)。件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，對每份文件或資料進(jìn)行編號(hào)，以便準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)檔案中的具體內(nèi)容。四、檔案記錄管理流程（一）檔案收集1.收集范圍各部門檔案管理員應(yīng)按照檔案分類要求，全面收集本部門在工作過程中形成的各類檔案記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、影像資料等。2.收集時(shí)間檔案收集應(yīng)及時(shí)、定期進(jìn)行，一般每月或每季度收集一次，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。對于重要項(xiàng)目或緊急事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集。3.收集方式主動(dòng)收集：檔案管理員主動(dòng)向本部門員工、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等收集檔案資料，提醒他們及時(shí)整理和移交檔案。被動(dòng)收集：接收其他部門或外部單位發(fā)送的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，并進(jìn)行登記和整理。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起，并按照時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列。2.編號(hào)編目對整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和管理。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞或丟失。（三）檔案歸檔1.歸檔時(shí)間整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，一般每半年或一年進(jìn)行一次集中歸檔。對于重要檔案或急需查閱的檔案，可隨時(shí)歸檔。2.歸檔流程檔案管理員將整理好并編號(hào)編目的檔案移交至公司/組織檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案上架存放。（四）檔案保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)提供適宜的檔案保管環(huán)境，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.保管方式紙質(zhì)檔案：采用密集架或檔案柜存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，方便檢索和利用。特殊載體檔案：如照片、影像資料等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，可采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。（五）檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱檔案記錄。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用流程查閱：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。借閱：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。4.銷毀流程經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。五、檔案記錄的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案記錄信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策支持和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力保障。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入支持多種格式的檔案數(shù)據(jù)錄入，包括紙質(zhì)檔案掃描件、電子文件等，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和完整存儲(chǔ)。2.檔案檢索提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案信息的安全性和保密性。4.統(tǒng)計(jì)分析對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為公司/組織的檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)加密對存儲(chǔ)在信息化系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。2.用戶認(rèn)證采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。3.訪問控制嚴(yán)格控制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶角色和職責(zé)分配相應(yīng)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。4.審計(jì)監(jiān)控建立系統(tǒng)審計(jì)機(jī)制，可以記錄用戶的操作行為和系統(tǒng)運(yùn)行日志，對異常操作進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門定期對各部門檔案記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。（二）考核評價(jià)1.考核指標(biāo)制定檔案記錄管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案完整率、準(zhǔn)確率、及時(shí)歸檔率、利用效率、安全事故發(fā)生率等指標(biāo)，對各部門檔案管理員及檔案管理部門進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核方式考核采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每年進(jìn)行一次，由檔案管理部門組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作