PAGE縣檔案館制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案館的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案館全體工作人員及涉及檔案管理、查閱、利用等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映歷史事實(shí)。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用效率，為社會各界提供便捷服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本縣行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案：包括但不限于黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)活動、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事檔案等方面的材料。2.重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的專題檔案：詳細(xì)記錄活動或項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施過程及相關(guān)成果。3.反映本縣歷史文化、社會發(fā)展、風(fēng)土人情等方面的特色檔案：如地方文獻(xiàn)、族譜、名人檔案、民俗文物等。（二）收集要求1.各立檔單位應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定，定期向縣檔案館移交檔案：明確移交時(shí)間、內(nèi)容清單和交接手續(xù)，確保檔案移交的及時(shí)性和完整性。2.縣檔案館工作人員應(yīng)主動加強(qiáng)與各單位的溝通聯(lián)系：了解檔案形成情況，提前介入重要活動和項(xiàng)目，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。3.對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、清點(diǎn)：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通，要求補(bǔ)充或修正。（三）收集程序1.接收檔案時(shí)：填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.對新接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目：建立檔案檢索工具，便于日后查找和利用。3.將整理好的檔案及時(shí)上架入庫：按照檔案保管要求進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類：一般可分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.文書檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法：先按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后按機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列。3.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類：如工程項(xiàng)目檔案可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.會計(jì)檔案按照會計(jì)年度、類別進(jìn)行分類：如憑證、賬簿、報(bào)表等。（三）整理方法1.文書檔案整理：裝訂：去除文件上的金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，按照一定順序裝訂成冊。編頁號：在文件每頁的右上角或左上角編寫頁號，以便統(tǒng)計(jì)和查找。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，在盒脊上填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號等。2.科技檔案整理：組卷：按照科技文件材料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷。編目：編制卷內(nèi)目錄、備考表等，注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制日期、保管期限等信息。裝訂：對圖紙等幅面較大的文件材料，應(yīng)折疊成A4紙大小，并進(jìn)行裝訂。3.聲像檔案整理：分類：根據(jù)載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。編號：為每份聲像材料編制唯一的編號，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息。編目：建立聲像檔案目錄，包括編號、題名、日期、載體形式、保管期限等內(nèi)容。裝盒：將聲像材料裝入專用檔案盒，并在盒外標(biāo)注相關(guān)信息。4.電子檔案整理：分類：按照電子文件的來源、內(nèi)容、用途等進(jìn)行分類，建立電子檔案分類體系。編號：為電子文件賦予唯一的標(biāo)識符，確保文件的可識別性和可追溯性。元數(shù)據(jù)著錄：對電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、管理信息等進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，以便于檢索和利用。存儲：將電子文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管制度（一）保管場所1.縣檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房：庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備：如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生：定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）檔案上架1.按照檔案分類方案和編號順序：將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)明確標(biāo)識：注明全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息，方便工作人員快速定位檔案。3.對珍貴檔案和易損檔案：應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案安全。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值：確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。2.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定：根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義，對保管期限已滿的檔案進(jìn)行重新評估，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組：由檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)專家組成，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度：明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度：對檔案的查閱、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。3.加強(qiáng)對檔案信息安全的保護(hù)：采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息被篡改、泄露或丟失。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案：針對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案查閱利用制度（一）查閱范圍1.本館保存的各類檔案：包括已開放檔案和未開放檔案，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對符合條件的利用者提供查閱服務(wù)。2.查閱未開放檔案：利用者應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)，經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.利用者查閱檔案時(shí)：應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.查閱未開放檔案：需提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并填寫檔案查閱申請表，詳細(xì)說明查閱理由和用途。申請表應(yīng)經(jīng)所在單位或相關(guān)部門審核蓋章。3.本館工作人員對利用者提交的申請進(jìn)行審核：符合條件的，予以批準(zhǔn)；不符合條件的，應(yīng)向利用者說明原因。（三）查閱方式1.利用者可在本館查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱：工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.對于特殊情況：如利用者因身體原因無法到館查閱，或檔案數(shù)量較多需要復(fù)制的，本館可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。（四）利用限制1.查閱檔案時(shí)：利用者應(yīng)遵守本館的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)本館同意：利用者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自公布檔案內(nèi)容。如需公布檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案：嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，確保信息安全。六、檔案鑒定銷毀制度（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表為依據(jù)：對檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評估，確保鑒定工作合法、準(zhǔn)確。2.堅(jiān)持全面審查、綜合判斷的原則：充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來利用價(jià)值，避免片面性和主觀性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組：由檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜医M成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議：對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，討論確定檔案的保管期限和存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其價(jià)值大小和保管期限。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、歷史背景、利用價(jià)值等方面的異同，確定其存毀。3.專家評估法：對于專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以判斷的檔案，邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行評估，提供專業(yè)意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價(jià)值的檔案：編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)本館負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)：并報(bào)同級檔案行政管理部門備案。3.銷毀檔案時(shí)：應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案：應(yīng)在檔案目錄上注明銷毀日期和相關(guān)信息，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出情況：包括檔案的數(shù)量（卷、件、冊等）、來源、去向等。2.檔案的整理、保管情況：如分類數(shù)量、上架情況、保管期限分布等。3.檔案的查閱利用情況：查閱人次、查閱卷數(shù)、利用效果等。4.檔案鑒定銷毀情況：鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量、銷毀原因等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬：對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析：每月、每季度或每年對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，掌握檔案工作動態(tài)，為決策提供依據(jù)。3.利用信息化手段：借助檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的自動采集、匯總和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照檔案行政管理部門的要求：定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)真實(shí)、邏輯清晰：經(jīng)本館負(fù)責(zé)人審核簽字后，按時(shí)報(bào)送上級主管部門和檔案行政管理部門。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃：明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。建設(shè)規(guī)劃應(yīng)根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和檔案工作實(shí)際需求，充分考慮技術(shù)發(fā)展趨勢和應(yīng)用前景。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)納入本館年度工作計(jì)劃：并組織實(shí)施。在實(shí)施過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，確保規(guī)劃的科學(xué)性和可行性。（二）檔案數(shù)字化1.按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。2.建立檔案數(shù)字化工作流程：包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接與存儲等環(huán)節(jié)。在掃描過程中，應(yīng)選擇合適的掃描設(shè)備和分辨率，確保掃描圖像清晰可讀；圖像處理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理；數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的質(zhì)量管理：建立質(zhì)量抽檢制度，定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)字化檔案質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備功能齊全、操作簡便、安全可靠等特點(diǎn)，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.制定電子檔案管理制度：明確電子檔案的分類、編號、著錄、存儲、備份、安全保密等要求。電子檔案的分類應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，編號應(yīng)具有唯一性，著錄應(yīng)準(zhǔn)確完整，存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，備份應(yīng)定期進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理：采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案被篡改、泄露或丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案安全審計(jì)制度，對電子檔案的操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）信息化設(shè)備管理1.配備必要的信息化設(shè)備：如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。信息化設(shè)備應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求進(jìn)行配置，滿足檔案數(shù)字化處理、電子檔案管理等工作的要求。2.建立信息化設(shè)備管理制度：明確設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理流程。設(shè)備采購應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的設(shè)備；設(shè)備使用應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)；設(shè)備報(bào)廢應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，及時(shí)清理和處置報(bào)廢設(shè)備。3.加強(qiáng)對信息化設(shè)備的安全管理：設(shè)置設(shè)備安全防護(hù)措施，防止設(shè)備受到病毒、黑客等攻擊。同時(shí)，應(yīng)建立信息化設(shè)備安全應(yīng)急預(yù)案，對設(shè)備故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處置，確保檔