PAGE自然資源檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自然資源檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司在自然資源調(diào)查、開發(fā)、利用、保護(hù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文件、報(bào)告、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司自然資源檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司自然資源業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖表清晰、文字規(guī)范。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司自然資源檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司自然資源檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案資料支持和服務(wù)。根據(jù)公司工作需要，編制專題檔案資料匯編，提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門、同級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解和掌握檔案工作的新政策、新法規(guī)和新技術(shù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.自然資源調(diào)查項(xiàng)目檔案：包括調(diào)查方案、野外調(diào)查記錄、樣品采集與分析報(bào)告、調(diào)查成果報(bào)告等。2.自然資源開發(fā)利用項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.自然資源保護(hù)項(xiàng)目檔案：包括保護(hù)規(guī)劃、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、保護(hù)措施執(zhí)行情況記錄、保護(hù)成效評(píng)估報(bào)告等。4.與自然資源管理相關(guān)的文件、會(huì)議記錄、通知、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.其他與自然資源業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.收集檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（四）整理方法1.分類：按照自然資源檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、調(diào)查監(jiān)測(cè)類、開發(fā)利用類、保護(hù)修復(fù)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名（文件名）、日期、責(zé)任者（作者）、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。（三）檔案的保護(hù)措施1.防火：檔案庫房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置，配備滅火器材，并制定防火應(yīng)急預(yù)案。嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，對(duì)易燃、易爆物品應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。2.防潮：庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可通過安裝除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案發(fā)霉、變形。3.防蟲：定期對(duì)庫房進(jìn)行防蟲檢查，可使用防蟲藥品進(jìn)行預(yù)防和治理。對(duì)發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的防蟲措施，如熏蒸、噴灑殺蟲劑等，但應(yīng)注意避免對(duì)檔案造成損害。4.防盜：庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入庫房。5.防光：庫房應(yīng)采用防光窗簾或遮光設(shè)備，避免陽光直射檔案。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)盡量減少光照時(shí)間，防止檔案褪色。6.防塵：庫房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的污染。可安裝空氣過濾設(shè)備，減少空氣中的灰塵含量。7.防有害氣體：庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。對(duì)可能產(chǎn)生有害氣體的設(shè)備和物品，應(yīng)采取隔離措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.以檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值為依據(jù)，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。2.綜合分析法：對(duì)同類檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和檔案利用需求，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，并附詳細(xì)的鑒定報(bào)告。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記備案，保存銷毀記錄，以備查閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目申報(bào)、審計(jì)檢查等需要查閱、借閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情形。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)制件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，并做好查閱記錄。2.借閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。公司外部單位借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對(duì)無誤。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.檔案利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理部門。如需攜帶檔案外出，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全保護(hù)措施。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司自然資源檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的自然資源檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保檔案內(nèi)容的清晰、完整，圖像質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫。錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檔案的查詢和利用。3.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。4.電子檔案管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、定期備份，確保電子檔案的安全和完整。建立電子檔案利用審批制度，對(duì)電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作進(jìn)行嚴(yán)格管理。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和安全管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、更新和升級(jí)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。對(duì)電子檔案的修改、刪除等操作，應(yīng)在紙質(zhì)檔案上進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注和說明。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通，提高公司整體工作效率。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作情況，包括檔案管理人員的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作紀(jì)律等。3.檔案保管場(chǎng)所的安全情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限管理等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報(bào)公司各部門。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組根據(jù)工作需要，對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3