PAGE印章檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章檔案管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)涉及的各類印章檔案管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章管理合法合規(guī)。2.分級負責(zé)原則：明確各級管理人員在印章檔案管理中的職責(zé)，實行分級管理。3.安全保密原則：采取有效措施，確保印章檔案的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范使用原則：印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍進行，確保使用的規(guī)范性。二、印章的種類及定義（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的文件簽署或代表公司行使某些特定權(quán)力。（三）財務(wù)專用章財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表等的簽章。（四）合同專用章合同專用章專門用于公司各類合同的簽署。（五）部門章部門章用于部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章，不得對外使用。三、印章的刻制（一）申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制1.經(jīng)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一負責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。2.刻制單位必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求進行刻制，確保印章質(zhì)量和規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)。（三）備案印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章的樣式、規(guī)格等信息報公安機關(guān)備案，并留存一份印章印模存檔。同時，將新印章的啟用時間、使用范圍等信息通知相關(guān)部門和人員。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章由公司辦公室指定專人負責(zé)保管。2.部門章由各部門指定專人負責(zé)保管。3.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度，確保印章安全。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人雙鎖保管。2.保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保印章存放環(huán)境安全。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、完好情況等進行清點核實，并填寫《印章交接登記表》，由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議、介紹信、授權(quán)委托書等的簽署。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或代表公司行使某些特定權(quán)力，具體使用范圍由公司另行規(guī)定。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表等的簽章。4.合同專用章：用于公司各類合同的簽署。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章，不得對外使用。（二）使用流程1.用印申請申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，并根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權(quán)限報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.用印審批審批人應(yīng)認真審核用印申請，確保用印事項合法合規(guī)、文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于重大事項或涉及金額較大的合同等用印，審批人應(yīng)進行嚴(yán)格把關(guān)，并可要求申請人提供相關(guān)背景資料或說明情況。3.用印登記印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)進行詳細登記，記錄用印時間、用印事項、申請人、審批人等信息。登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。4.用印操作印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進行用印操作，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。用印時，應(yīng)將印章端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定的位置上，并確保印章與文字內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。對于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋印章，或使用騎縫章。5.用印后文件處理用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時將文件整理歸檔，并將《印章使用申請表》妥善保存。對于涉及重要事項或合同的文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行編號、裝訂和保管。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行用印審批時，申請人可通過電話或其他方式向?qū)徟苏f明情況，經(jīng)審批人同意后，可先行用印，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，可采用傳真、掃描等方式將經(jīng)審批的《印章使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人員，印章保管人員在核實無誤后，可按照規(guī)定進行用印，并將用印后的文件及時寄回或傳真給申請人。六、印章檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.印章的刻制申請表、審批文件、印模等相關(guān)資料。2.《印章使用申請表》及用印后的文件。3.印章保管人員的交接登記表、培訓(xùn)記錄等相關(guān)檔案。（二）歸檔要求1.印章檔案應(yīng)按照年度進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，并按照順序編號，便于查找和管理。（三）歸檔流程1.印章保管人員應(yīng)定期（每月或每季度）將印章檔案資料進行整理，核對無誤后，移交公司檔案室進行歸檔。2.檔案室接收印章檔案后，應(yīng)進行認真審核，對不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時通知印章保管人員進行補充或更正。3.檔案室應(yīng)將歸檔后的印章檔案按照規(guī)定的保管期限進行妥善保管，并建立相應(yīng)的檔案檢索目錄，方便查詢和利用。七、印章檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印章檔案的，應(yīng)填寫《印章檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室審批。2.查閱涉及重要事項或機密文件的印章檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請人持經(jīng)審批的《印章檔案查閱申請表》到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的印章檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注或污損。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱印章檔案的，應(yīng)填寫《印章檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室審批。2.借閱涉及重要事項或機密文件的印章檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.申請人持經(jīng)審批的《印章檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的印章檔案資料，并與借閱人員簽訂《印章檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間、保管責(zé)任等事項。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的印章檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還印章檔案資料。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由相關(guān)部門或人員填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)及時將停用印章收回，并妥善保管。同時，將印章停用的信息通知相關(guān)部門和人員。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的印章，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀印章前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。4.銷毀過程應(yīng)由專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。5.銷毀后的《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》應(yīng)作為印章檔案的一部分進行歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責(zé)對印章檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括保管環(huán)境、保管方式、交接手續(xù)等是否符合規(guī)定。2.印章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。3.印章檔案的歸檔情況，包括歸檔資料是否齊全、完整，歸檔流程是否規(guī)范等。（三）檢查頻率公司辦公室應(yīng)定期（每半年或每年）對印章檔案管理工作進行全面檢查，并形成檢查報告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、使用印章的。2.超越印章使用范圍使用印章的。3.未按規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章丟失、損壞或被盜用的。4.未按規(guī)定進行印章檔案管理，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞或泄露的。5.其他違反印章檔案管理制度的行為。（二）責(zé)任追究1.對于違反印章檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重