PAGE機關檔案收集歸檔制度一、總則（一）目的為加強本機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則。歸檔的檔案應真實反映機關工作活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內容完整。3.及時歸檔原則。各部門應及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，防止文件材料的散失。4.便于利用原則。檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案收集范圍（一）上級文件1.上級機關發(fā)來的與本機關工作相關的各類文件，包括指示、決定、通知、通報等。2.上級機關召開會議的文件材料，如會議通知、報告、決議等。（二）本機關文件1.本機關制發(fā)的各類文件，包括決定、命令、通知、通報、報告、請示、批復等。2.本機關召開會議的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.本機關工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等材料。4.本機關領導的重要講話、批示、指示等材料。（三）下級文件1.下級機關報送的各類文件，包括請示、報告、總結、統(tǒng)計報表等。2.下級機關工作中形成的典型材料、經驗介紹等。（四）業(yè)務文件1.本機關在各項業(yè)務工作中形成的文件材料，如業(yè)務合同、協(xié)議、項目計劃、方案、報告等。2.業(yè)務工作中的調查研究材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析報告等。（五）人事檔案1.本機關工作人員的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、獎懲材料、工資變動材料等。2.工作人員的學歷、學位、專業(yè)技術職務資格證書、培訓結業(yè)證書等材料。（六）財務檔案1.本機關的財務預算、決算報表、會計憑證、賬簿、財務審計報告等。2.固定資產登記、清查等材料。（七）聲像檔案1.本機關工作活動中的照片、錄音、錄像等資料。2.重要會議、重大活動、領導視察等的聲像記錄。（八）電子檔案1.本機關在工作中形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。2.對紙質檔案進行數(shù)字化處理后形成的電子檔案。三、檔案收集要求（一）齊全完整各部門應確保收集的檔案材料齊全完整，能夠全面反映本部門的工作活動。對于重要文件、關鍵環(huán)節(jié)的材料，要重點收集，不得遺漏。（二）真實準確歸檔的檔案材料應真實可靠，數(shù)據(jù)準確，內容符合實際情況。嚴禁偽造、篡改檔案材料。（三）格式規(guī)范檔案材料應符合國家有關公文格式的規(guī)定，紙張質量良好，字跡清晰，圖表工整。電子檔案應格式規(guī)范，存儲介質可靠。（四）整理有序各部門在收集檔案材料時，應按照一定的分類標準進行初步整理，確保材料排列有序，便于后續(xù)的歸檔工作。四、檔案收集程序（一）日常收集1.各部門指定專人負責文件材料的收集工作，對本部門在日常工作中形成的各類文件材料進行及時收集、整理。2.收集人員應定期對文件材料進行檢查，確保文件材料的完整性和準確性。對于不符合要求的文件材料，應及時與相關人員溝通，進行補充或修正。（二）定期移交1.各部門應按照規(guī)定的時間，將整理好的檔案材料移交至機關檔案管理部門。一般情況下，每季度末進行一次集中移交。2.移交時，各部門應填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（三）專項收集1.對于一些重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應進行專項收集。相關部門應在活動結束或項目完成后，及時將檔案材料整理歸檔，并移交至檔案管理部門。2.專項收集的檔案材料應單獨整理，建立專門的檔案卷冊，并在卷冊封面注明活動或項目名稱、時間、歸檔日期等信息。五、檔案歸檔要求（一）分類標準1.檔案管理部門應按照檔案的形成來源、時間、內容等因素，制定科學合理的分類方案。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、聲像檔案類、電子檔案類等。2.每一大類下可根據(jù)實際情況進一步細分小類，如業(yè)務工作類可分為不同的業(yè)務領域，人事管理類可分為干部任免、考核獎懲、教育培訓等小類。（二）編號規(guī)則1.為便于檔案的管理和查找，應對歸檔的檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.編號可采用數(shù)字與字母相結合的方式，如“D1001”，其中“D”表示檔案類別，“1”表示大類下的小類，“001”表示該小類下的順序號。（三）裝訂要求1.紙質檔案應進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘裝訂。2.對于紙張較大或較厚的檔案材料，可進行折疊或裁剪，使其尺寸符合裝訂要求。折疊時應注意保持文件的完整性和可讀性。（四）編目要求1.檔案管理部門應對歸檔的檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷冊內，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。六、檔案保管期限（一）永久保管1.本機關制定的法規(guī)性文件，如章程、條例、規(guī)定等。2.本機關的重要會議文件，如涉及重大決策、重要工作部署的會議文件。3.本機關的重要工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等，具有長期查考利用價值的。4.本機關的機構演變、人事任免等文件材料。（二）定期保管1.定期保管的檔案期限分為30年和10年。2.一般的業(yè)務文件、一般性會議文件、短期的工作計劃、總結等，保管期限為10年。3.重要的業(yè)務文件、涉及一定時期工作的文件材料，保管期限為30年。（三）鑒定與調整1.檔案管理部門應定期對已歸檔的檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限是否需要調整。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員共同進行。鑒定結果應形成書面報告，經機關負責人審核批準后執(zhí)行。七、檔案查閱利用（一）查閱范圍1.本機關工作人員因工作需要，可查閱本機關保管的與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本機關工作人員查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案時，應提前向本機關檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內容、范圍等，并加蓋單位公章。檔案管理部門審核同意后，方可查閱。（三）查閱方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門應對檔案查閱利用情況進行登記。登記內容包括查閱日期、查閱人姓名及單位、查閱檔案名稱及編號、查閱目的、利用效果等。2.對于外單位查閱檔案的情況，還應登記查閱申請函的文號、查閱批準情況等信息。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露檔案信息。2.查閱檔案時，查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內容。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照相關保密法律法規(guī)進行管理。（二）安全防護1.檔案管理部門應加強檔案保管場所的安全防護措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，確保檔案的安全保管。對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應及時采取措施進行整改。（三）應急處置1.制定檔案安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處置措施。2.定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠最大限度地保護檔案的安全。九、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設1.推進檔案數(shù)字化建設，對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化掃描應確保檔案圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子檔案應進行質量檢查，確保圖像質量符合標準。（二）數(shù)據(jù)管理1.加強電子檔案數(shù)據(jù)的管理，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)備份制度。定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。2.對電子檔案數(shù)據(jù)進行分類、整理、編目，建立電子檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用電子檔案。（三）系統(tǒng)安全1.保障檔案信息化系統(tǒng)的安全運行，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止網絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。十、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責本機關檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導和監(jiān)督本機關各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.組織對檔案進行鑒定、銷毀等工作，定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案材料的齊全完整、整理有序。2.對檔案進行科學分類、編號、編目，建立檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修