PAGE建立檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)中形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對于涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收和收集公司/組織各部門及員工移交的檔案材料，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化和規(guī)范化。3.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全。做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞和丟失。4.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用積極為公司/組織各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時反饋利用效果。7.檔案信息化管理負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案管理工作效率。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.在工作活動中形成的各種文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求及時整理歸檔，不得自行留存或銷毀。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場調(diào)研、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品研發(fā)資料、質(zhì)量檢驗報告、客戶資料等。3.工程建設(shè)類包含工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工方案、工程變更記錄、竣工驗收報告等。4.科技研發(fā)類涉及科研項目立項報告、研究成果報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)專利等。5.其他類如公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料以及其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)定期收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求移交。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如原件已用于其他用途，可收集復(fù)印件，但需注明原件存放處，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)遵循系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的管理和查找。編號方法可采用數(shù)字編號、字母與數(shù)字組合編號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，以便快速檢索和了解檔案的基本信息。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行修整和裝訂，使其整齊美觀，便于保管和利用。裝訂時應(yīng)注意保持文件材料的原有順序，不得隨意打亂。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放的需求，并根據(jù)檔案類別和保管期限進行合理分區(qū)。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、照明設(shè)備等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）檔案存放方式1.采用檔案密集架存放檔案，提高庫房空間利用率。檔案應(yīng)按照分類編號順序依次排列上架，便于查找和管理。2.對于特殊載體的檔案，如電子檔案、照片檔案、實物檔案等，應(yīng)根據(jù)其特點采取相應(yīng)的保管方式。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份；照片檔案應(yīng)沖印或掃描成電子文件后分類存放，并做好標(biāo)識；實物檔案應(yīng)妥善保管在專門的陳列柜或庫房中。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算報表等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和實際需要確定保管期限。如一般性的文件材料、業(yè)務(wù)往來信函等可保管10年；較為重要的文件材料、項目資料等可保管30年。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。配備必要的消防器材，定期進行檢查和維護；采取防潮除濕措施，保持庫房適宜的濕度；放置防蟲防鼠藥品，防止檔案被蟲蛀鼠咬；安裝防盜報警裝置，確保庫房安全。4.對檔案的電子數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際利用價值，對檔案進行全面、細致的審查和評估，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見，對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有潛在利用價值的檔案，可以適當(dāng)延長保管期限。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)實施。銷毀時，應(yīng)確保檔案信息的徹底消除，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)由檔案管理部門和公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門人員共同擔(dān)任，確保銷毀工作的合規(guī)性和公正性。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供檔案供查閱人員使用。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱手續(xù)借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷毀檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機制，及時了解檔案利用情況。對于利用頻率較高、效果較好的檔案，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗，進一步優(yōu)化檔案管理工作；對于利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施加以改進，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價值。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級、來源、內(nèi)容摘要等基本信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，記錄借閱人員的相關(guān)信息和借閱情況，便于跟蹤和管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的檔案查閱、借閱、修改等權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常開展。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對信息化系統(tǒng)的安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，設(shè)置強密碼，并定期更換密碼。