PAGE檔案服務(wù)外包備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案服務(wù)外包活動的管理，規(guī)范檔案服務(wù)外包行為，確保檔案信息安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行業(yè)實(shí)際情況，制定本備案制度。（二）適用范圍本制度適用于在中華人民共和國境內(nèi)從事檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)的各類企業(yè)、社會組織及其他機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)”）。檔案服務(wù)外包是指檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)接受委托，為委托方提供檔案整理、數(shù)字化、存儲、保管、利用等相關(guān)服務(wù)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案服務(wù)外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障國家秘密和商業(yè)秘密安全。3.誠信服務(wù)原則：檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的檔案服務(wù)。二、備案主體與條件（一）備案主體檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照本制度規(guī)定，向所在地省級檔案行政管理部門備案。分支機(jī)構(gòu)開展檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)的，應(yīng)當(dāng)向分支機(jī)構(gòu)所在地省級檔案行政管理部門備案。（二）備案條件1.具有獨(dú)立法人資格：檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)依法設(shè)立，具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。2.具備相應(yīng)的專業(yè)人員：擁有與檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員、安全保密人員等。專業(yè)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，并經(jīng)過培訓(xùn)考核合格。3.擁有必要的設(shè)施設(shè)備：具備開展檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)所需的辦公場所、檔案整理加工場地、存儲設(shè)施、數(shù)字化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等。設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，能夠滿足檔案服務(wù)外包工作的需要。4.建立健全的管理制度：制定完善的檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)管理制度，包括檔案整理、數(shù)字化、存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，以及人員管理、安全保密、質(zhì)量控制、監(jiān)督檢查等方面的制度。5.具有良好的信譽(yù)：檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中無違法違規(guī)記錄，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和社會形象。三、備案程序（一）申請檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)申請備案時，應(yīng)提交以下材料：1.檔案服務(wù)外包備案申請表：申請表應(yīng)詳細(xì)填寫檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的基本信息、業(yè)務(wù)范圍、人員情況、設(shè)施設(shè)備情況、管理制度等內(nèi)容。2.法人資格證明文件：提供營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證明材料。3.專業(yè)人員資質(zhì)證明文件：專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書等。4.設(shè)施設(shè)備清單及證明文件：辦公場所、檔案整理加工場地、存儲設(shè)施、數(shù)字化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施設(shè)備的清單及購買合同、租賃合同等相關(guān)證明文件。5.管理制度文件：檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)管理制度文本。6.近三年無違法違規(guī)記錄聲明：由檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)出具的近三年在經(jīng)營活動中無違法違規(guī)記錄的聲明。（二）受理省級檔案行政管理部門收到檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)提交的備案申請材料后，應(yīng)進(jìn)行形式審查。對申請材料齊全、符合法定形式的，予以受理；對申請材料不齊全或不符合法定形式的，應(yīng)一次性告知檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)需要補(bǔ)正的材料。（三）審查省級檔案行政管理部門受理備案申請后，應(yīng)組織對檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察和審查。審查內(nèi)容包括：1.機(jī)構(gòu)基本情況：核實(shí)檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的注冊地址、辦公場所、人員配備等情況是否與申請材料一致。2.設(shè)施設(shè)備情況：檢查檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的設(shè)施設(shè)備是否齊全、完好，是否符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.管理制度執(zhí)行情況：查看檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的管理制度是否健全，是否有效執(zhí)行。4.人員資質(zhì)情況：核實(shí)專業(yè)技術(shù)人員的資質(zhì)證書是否真實(shí)有效，人員配備是否滿足業(yè)務(wù)需要。5.安全保密措施：檢查檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的安全保密制度是否完善，安全保密措施是否落實(shí)到位。（四）備案決定省級檔案行政管理部門根據(jù)審查結(jié)果，作出備案決定。對符合備案條件的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)，予以備案，并頒發(fā)《檔案服務(wù)外包備案證書》；對不符合備案條件的，不予備案，并書面告知檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)理由。（五）備案公示省級檔案行政管理部門應(yīng)將備案的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)名單在本部門官方網(wǎng)站上進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議的，備案生效；公示期間有異議的，省級檔案行政管理部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果作出相應(yīng)處理。四、備案管理（一）備案證書管理1.備案證書有效期：《檔案服務(wù)外包備案證書》有效期為[X]年。有效期屆滿，檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)需要繼續(xù)從事檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)的，應(yīng)在有效期屆滿前[X]個月內(nèi)，向原備案機(jī)關(guān)申請辦理延續(xù)備案手續(xù)。2.證書變更：檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的名稱、法定代表人（負(fù)責(zé)人）、地址、業(yè)務(wù)范圍等發(fā)生變更的，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)，向原備案機(jī)關(guān)申請辦理備案變更手續(xù)，并提交相關(guān)證明材料。3.證書遺失補(bǔ)辦：檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)遺失《檔案服務(wù)外包備案證書》的，應(yīng)及時在省級檔案行政管理部門官方網(wǎng)站上聲明作廢，并向原備案機(jī)關(guān)申請補(bǔ)辦。（二）備案信息更新檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年[X]月底前，向原備案機(jī)關(guān)報送本年度檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)開展情況報告，包括業(yè)務(wù)量、人員變動、設(shè)施設(shè)備更新、安全保密工作等情況。原備案機(jī)關(guān)應(yīng)及時更新檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的備案信息。（三）監(jiān)督檢查1.定期檢查：省級檔案行政管理部門應(yīng)定期對備案的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查周期為每年至少[X]次。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括備案條件保持情況、業(yè)務(wù)開展情況、安全保密措施落實(shí)情況、管理制度執(zhí)行情況等。2.不定期抽查：省級檔案行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對備案的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容與定期檢查相同。3.檢查結(jié)果處理：對監(jiān)督檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，省級檔案行政管理部門應(yīng)責(zé)令檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)限期整改。整改后仍不符合要求的，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，直至撤銷備案。五、檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)規(guī)范（一）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.質(zhì)量要求：檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊，確保檔案整理質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化流程：檔案數(shù)字化應(yīng)按照檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等流程進(jìn)行操作。2.掃描要求：掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，圖像應(yīng)清晰、完整、不失真。掃描過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，避免損壞。3.圖像處理要求：對掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去污、裁剪校偏、去黑邊、調(diào)整清晰度等圖像處理，確保圖像質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)掛接要求：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與原檔案目錄進(jìn)行準(zhǔn)確掛接，建立索引關(guān)系，便于查詢和利用。5.存儲要求：數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備防磁、防潮、防火、防盜等功能，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案存儲1.存儲環(huán)境要求：檔案存儲場所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等條件，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.存儲設(shè)備要求：應(yīng)使用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、檔案架、光盤庫、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.存儲方式要求：檔案應(yīng)按照分類、編號等順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存儲臺賬，記錄檔案的存放位置、數(shù)量等信息。（四）檔案保管1.保管制度：建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，加強(qiáng)對檔案保管工作的管理。2.安全防范措施：檔案保管場所應(yīng)安裝安全監(jiān)控設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。同時，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)安全事件。3.檔案清點(diǎn)與核對：定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞的，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（五）檔案利用1.利用制度：建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序、審批權(quán)限等。2.利用登記：對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時間利用人、利用目的、利用檔案內(nèi)容等信息。3.檔案歸還：檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時歸還檔案。檔案保管人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。六、安全保密管理（一）安全保密制度檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全安全保密制度，明確安全保密工作的目標(biāo)、任務(wù)、措施和責(zé)任。安全保密制度應(yīng)包括人員管理、設(shè)施設(shè)備管理、檔案整理加工過程管理、存儲管理、利用管理、監(jiān)督檢查等方面的內(nèi)容。（二）人員安全保密管理1.人員背景審查：對檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的工作人員進(jìn)行背景審查，確保其政治素質(zhì)和道德品質(zhì)良好，無違法違紀(jì)記錄。2.人員培訓(xùn)：定期對工作人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，提高其安全保密意識和業(yè)務(wù)技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)、安全保密制度、操作規(guī)程等。3.人員監(jiān)督：加強(qiáng)對工作人員的日常監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正處理。對違反安全保密制度的工作人員，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處罰。（三）設(shè)施設(shè)備安全保密管理1.設(shè)施設(shè)備選型：選用符合安全保密要求的設(shè)施設(shè)備，確保其具備防磁、防潮、防火、防盜、防病毒等功能。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)：定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。對涉及檔案信息的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。3.設(shè)施設(shè)備報廢處理：對報廢的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保其中存儲的檔案信息徹底銷毀。（四）檔案整理加工過程安全保密管理1.加工場所管理：檔案整理加工場所應(yīng)實(shí)行封閉管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。加工場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對加工過程進(jìn)行全程監(jiān)控。2.加工人員管理：加工人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。加工過程中產(chǎn)生的廢紙、廢料等，應(yīng)及時清理銷毀。3.加工設(shè)備管理：加工設(shè)備應(yīng)專機(jī)專用，并進(jìn)行加密處理。加工設(shè)備不得連接互聯(lián)網(wǎng)或其他外部網(wǎng)絡(luò)，防止信息泄露。（五）檔案存儲安全保密管理1.存儲場所管理：檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，并安裝監(jiān)控設(shè)備和報警裝置。存儲場所應(yīng)實(shí)行專人管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.存儲設(shè)備管理：存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份。存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止丟失或損壞。3.存儲環(huán)境管理：定期對存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，確保溫度、濕度等環(huán)境條件符合要求。對存儲環(huán)境中的有害物質(zhì)，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（六）檔案利用安全保密管理1.利用審批：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供利用。利用審批應(yīng)明確利用目的、利用范圍、利用期限等內(nèi)容。2.利用場所管理：檔案利用場所應(yīng)實(shí)行封閉管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。利用場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對利用過程進(jìn)行全程監(jiān)控。3.利用人員管理：利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。利用完畢后，利用人員應(yīng)及時歸還檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、違約責(zé)任與處理措施（一）違約責(zé)任檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)在檔案服務(wù)外包活動中違反本制度規(guī)定或合同約定的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任包括但不限于：1.賠償損失：因檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的原因?qū)е聶n案信息泄露、篡改、丟失等，給委托方造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.支付違約金：按照合同約定向委托方支付違約金。違約金的數(shù)額應(yīng)根據(jù)違約行為的性質(zhì)、情節(jié)和造成的損失等因素確定。3.承擔(dān)法律責(zé)任：如檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的違約行為構(gòu)成違法犯罪的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）處理措施1.責(zé)令整改：省級檔案行政