PAGE草擬檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)各部門檔案的收集、整理、保管等進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢利用。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案利用服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，提供本部門檔案查閱的相關(guān)信息。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案知識(shí)宣傳和教育，提高員工對(duì)檔案工作的重視程度。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，將檔案工作納入公司整體工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。2.對(duì)檔案管理部門提交的重要檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事任免、獎(jiǎng)懲，行政公文、函件等。2.財(cái)務(wù)類檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)申報(bào)資料，資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案，銷售合同、訂單，采購(gòu)合同、協(xié)議，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，客戶資料、售后服務(wù)記錄等。4.項(xiàng)目管理類檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告，項(xiàng)目預(yù)算、決算，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類檔案涉及研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、方案，技術(shù)圖紙、專利文件，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告等。6.企業(yè)文化類檔案如公司宣傳資料、活動(dòng)記錄，員工文化作品、榮譽(yù)證書等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：暫定為[公司名稱首字母縮寫]，用于區(qū)分不同公司的檔案全宗。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如行政管理類為01，財(cái)務(wù)類為02，依次類推。3.案卷號(hào)：按照檔案整理的順序，每一卷檔案賦予一個(gè)唯一的案卷號(hào)。4.件號(hào)：對(duì)于卷內(nèi)文件，按照排列順序賦予件號(hào)。例如，一份行政管理類的檔案，其編號(hào)可能為：[公司名稱首字母縮寫]01001001，其中01表示行政管理類目錄號(hào)，001表示該類檔案的第[X]卷案卷號(hào)，最后的001表示卷內(nèi)第[X]件文件。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等各種載體形式。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類、裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。4.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。5.整理后的檔案應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，明確檔案的整理情況和相關(guān)說(shuō)明。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[14℃24℃]之間，相對(duì)濕度控制在[45%60%]之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或密集架上，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。3.重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決議、重要合同等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[15年50年]，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)，一般業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[5年15年]，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫檔案檢查記錄單，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，確保檔案利用的可追溯性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，公司領(lǐng)導(dǎo)