PAGE會計(jì)檔案管理責(zé)任制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司會計(jì)檔案管理工作由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會計(jì)檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門對會計(jì)檔案的利用需求，提高會計(jì)檔案的利用效率。二、會計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對公司會計(jì)檔案進(jìn)行定期收集、整理、裝訂、歸檔和保管，確保會計(jì)檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限保管會計(jì)檔案，期滿后按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。4.負(fù)責(zé)建立會計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對各分支機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查會計(jì)檔案管理情況。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好會計(jì)檔案的整理、歸檔和保管工作。2.負(fù)責(zé)提供必要的檔案保管設(shè)施和場地，確保會計(jì)檔案的安全存儲。3.負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，對會計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號、上架等管理工作。（三）各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位會計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照公司會計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)定期向公司總部財(cái)務(wù)部門報(bào)送本單位會計(jì)檔案目錄及相關(guān)資料。3.負(fù)責(zé)配合公司總部財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的檢查和審計(jì)工作，提供所需的會計(jì)檔案資料。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的與會計(jì)核算相關(guān)的文件資料，并按照規(guī)定及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門歸檔。2.在工作中需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、借出或銷毀會計(jì)檔案。三、會計(jì)檔案的范圍和分類（一）會計(jì)檔案的范圍1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。（二）會計(jì)檔案的分類1.按照形成時(shí)間分類：分為年度會計(jì)檔案、季度會計(jì)檔案和月度會計(jì)檔案。2.按照保管期限分類：分為永久保管的會計(jì)檔案和定期保管的會計(jì)檔案。定期保管的會計(jì)檔案期限分為10年和30年。3.按照檔案形式分類：分為紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案。四、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本單位的會計(jì)檔案，確保會計(jì)檔案的及時(shí)、完整。2.各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司總部規(guī)定的時(shí)間和要求，將本單位的會計(jì)檔案報(bào)送公司總部財(cái)務(wù)部門。3.其他部門形成的與會計(jì)核算相關(guān)的文件資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交財(cái)務(wù)部門。（二）整理要求1.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序，定期裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、年度月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計(jì)賬簿應(yīng)按照會計(jì)科目順序排列，分頁編號，并在賬簿啟用表上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊次等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度順序整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會計(jì)資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制目錄，裝訂成冊。（三）電子會計(jì)檔案的收集與整理1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將電子會計(jì)資料轉(zhuǎn)換為電子會計(jì)檔案，并進(jìn)行備份存儲。備份存儲應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種介質(zhì)，異地存放。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子會計(jì)檔案索引，便于查詢和利用。3.定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子會計(jì)檔案的完整性和可讀性。五、會計(jì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的會計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照分類和編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、月份等信息。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案存放方式，將會計(jì)檔案上架存放，便于查找和利用。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在符合安全要求的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份和遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管的會計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書。2.定期保管的會計(jì)檔案期限為10年的包括：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單等。3.定期保管的會計(jì)檔案期限為30年的包括：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊等。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。3.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將會計(jì)檔案帶出保管室，不得在保管室內(nèi)吸煙、用火等。4.電子會計(jì)檔案的保管應(yīng)符合國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改或泄露。六、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照審批的查閱范圍和時(shí)間提供會計(jì)檔案。查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，不得擅自復(fù)制、借出會計(jì)檔案。3.查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得將會計(jì)檔案帶出公司。如需復(fù)印會計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋財(cái)務(wù)部門印章。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱公司會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計(jì)檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還會計(jì)檔案。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立會計(jì)檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容次數(shù)、審批情況等信息，確保會計(jì)檔案查閱、借閱情況可追溯。七、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組，對會計(jì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計(jì)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定會計(jì)檔案的銷毀范圍和保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成會計(jì)檔案鑒定意見書，注明鑒定的依據(jù)、過程和結(jié)果，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為會計(jì)檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，注明會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真清點(diǎn)核對會計(jì)檔案，銷毀后在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。4.電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案銷毀的規(guī)定進(jìn)行，確保電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)。八、會計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對本單位及各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并形成自查報(bào)告。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見，并督促整改落實(shí)。（二）外部監(jiān)督1.接