PAGE人事檔案交接相關(guān)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案交接工作，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部機(jī)構(gòu)（如人才市場(chǎng)、社保部門等）進(jìn)行人事檔案交接的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息。2.完整性原則：交接的人事檔案應(yīng)包含員工從入職到離職期間的各類相關(guān)資料，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)人事檔案涉及的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息予以保密。4.及時(shí)性原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保各項(xiàng)工作的順利銜接，避免因檔案交接不及時(shí)影響工作開(kāi)展。二、人事檔案的內(nèi)容及分類（一）員工基本信息檔案1.員工入職登記表，包含個(gè)人基本情況（姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等）、聯(lián)系方式、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）勞動(dòng)合同檔案1.勞動(dòng)合同文本，包括固定期限勞動(dòng)合同、無(wú)固定期限勞動(dòng)合同、以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同等。2.勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)手續(xù)的記錄，如勞動(dòng)合同簽訂審批表、續(xù)簽通知書(shū)、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)、終止勞動(dòng)合同證明書(shū)等。（三）薪酬福利檔案1.員工工資發(fā)放記錄，包括工資條、工資臺(tái)賬等，反映員工每月的工資收入、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等情況。2.社保繳納記錄，包括社保繳費(fèi)明細(xì)、社保增減員表等，記錄員工參加社會(huì)保險(xiǎn)的種類、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)時(shí)間等信息。3.住房公積金繳納記錄，包括公積金繳存明細(xì)、公積金提取記錄等。4.其他福利發(fā)放記錄，如節(jié)日福利、生日福利、培訓(xùn)補(bǔ)貼、出差補(bǔ)貼等相關(guān)憑證。（四）培訓(xùn)與發(fā)展檔案1.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績(jī)等培訓(xùn)相關(guān)資料，記錄員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的情況。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料，包括個(gè)人職業(yè)發(fā)展目標(biāo)、晉升記錄、崗位調(diào)動(dòng)記錄等，反映員工在公司內(nèi)的職業(yè)發(fā)展軌跡。（五）績(jī)效考核檔案1.員工績(jī)效考核方案、考核指標(biāo)體系、考核評(píng)分表、考核結(jié)果匯總表等，記錄員工在不同考核周期內(nèi)的工作表現(xiàn)和績(jī)效成績(jī)。2.績(jī)效反饋面談?dòng)涗洝⒖?jī)效改進(jìn)計(jì)劃等相關(guān)資料，體現(xiàn)公司對(duì)員工績(jī)效的溝通與反饋，以及員工績(jī)效提升的措施和計(jì)劃。（六）獎(jiǎng)懲檔案1.員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)記錄，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等相關(guān)表彰文件、證書(shū)、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等。2.員工受到的處罰記錄，如警告、記過(guò)、記大過(guò)、辭退等處罰決定文件、處罰通知書(shū)等。（七）考勤檔案1.員工考勤記錄，包括考勤表、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)單、調(diào)休單等，反映員工的出勤情況、請(qǐng)假情況、加班情況等。2.考勤統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，如月度考勤匯總表、年度考勤分析報(bào)告等，用于對(duì)員工考勤情況進(jìn)行綜合分析和管理。（八）離職檔案1.員工離職申請(qǐng)表、離職審批表、離職交接清單等離職手續(xù)辦理相關(guān)文件。2.《解除勞動(dòng)合同證明書(shū)》或《終止勞動(dòng)合同證明書(shū)》，以及離職員工的工作交接記錄，包括工作任務(wù)交接、辦公用品交接、財(cái)務(wù)借款結(jié)算等情況。三、人事檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接事項(xiàng)：由交接雙方共同確定需要交接的人事檔案范圍、內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并填寫(xiě)《人事檔案交接清單》（以下簡(jiǎn)稱“交接清單”）。交接清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。2.整理檔案資料：交接前，移交方應(yīng)對(duì)需要交接的人事檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案資料齊全、完整、有序，并按照交接清單的順序進(jìn)行編號(hào)和裝訂。對(duì)于破損、缺失或不符合規(guī)范的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、補(bǔ)充或更正。3.通知接收方：移交方應(yīng)提前通知接收方做好接收準(zhǔn)備工作，并告知交接的具體時(shí)間、地點(diǎn)和要求。接收方應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收工作，并確保接收人員熟悉人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定和流程。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.核對(duì)交接清單：交接雙方在現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)首先核對(duì)交接清單的內(nèi)容，確保清單上所列檔案資料與實(shí)際移交的檔案一致。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.檔案資料移交：移交方按照交接清單的順序，將人事檔案逐一移交給接收方。接收方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并在交接清單上簽字確認(rèn)。對(duì)于重要的檔案資料，如勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄等，接收方應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查。3.辦理交接手續(xù)：交接雙方在完成檔案資料移交后，應(yīng)共同填寫(xiě)《人事檔案交接登記表》（以下簡(jiǎn)稱“交接登記表”）。交接登記表應(yīng)包括交接日期、交接雙方部門名稱及經(jīng)辦人姓名、交接檔案名稱及數(shù)量、交接事項(xiàng)說(shuō)明等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)在交接登記表上簽字蓋章，以明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。（三）交接后的工作1.檔案歸檔：接收方在完成交接后，應(yīng)及時(shí)將人事檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存放，確保檔案資料便于查找和利用，并建立相應(yīng)的檔案索引和目錄。2.數(shù)據(jù)錄入與更新：對(duì)于涉及人事信息管理系統(tǒng)的檔案資料，接收方應(yīng)及時(shí)將交接的檔案信息錄入系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案資料一致。3.交接記錄保存：交接雙方應(yīng)將交接清單、交接登記表等相關(guān)交接記錄妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。交接記錄作為人事檔案交接工作的重要憑證，以備日后查閱和審計(jì)。四、交接雙方的職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度的要求，整理、準(zhǔn)備好需要交接的人事檔案資料，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.在交接前，對(duì)人事檔案進(jìn)行全面自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保移交的檔案符合要求。3.按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，與接收方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接，如實(shí)向接收方介紹檔案資料的相關(guān)情況，并解答接收方的疑問(wèn)。4.在交接過(guò)程中，協(xié)助接收方核對(duì)檔案資料，確保交接工作順利進(jìn)行。對(duì)于接收方提出的問(wèn)題和異議，應(yīng)積極配合解決。5.負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)交接清單和交接登記表，并在交接登記表上簽字蓋章。（二）接收方職責(zé)1.安排專人負(fù)責(zé)接收人事檔案交接工作，并確保接收人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，與移交方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接，認(rèn)真核對(duì)交接清單上的檔案資料，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性進(jìn)行檢查。3.對(duì)接收的人事檔案資料進(jìn)行妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存放，并建立相應(yīng)的檔案索引和目錄，確保檔案資料便于查找和利用。4.及時(shí)將交接的檔案信息錄入人事信息管理系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案資料一致。5.負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)交接清單和交接登記表，并在交接登記表上簽字蓋章。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問(wèn)題或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與移交方溝通協(xié)商解決。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案交接工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保交接工作符合本制度的要求。檢查內(nèi)容包括交接流程的執(zhí)行情況、交接清單和交接登記表的填寫(xiě)情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于在人事檔案交接工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門、審計(jì)部門等外部機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案交接工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部機(jī)構(gòu)提出的意見(jiàn)和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)進(jìn)行整改和完善，不斷提高人事檔案交接工作的質(zhì)量和水平。六、責(zé)任追究（一）違反制度的情形1.移交方故意隱瞞、篡改、偽造人事檔案資料，或者未按照規(guī)定整理、準(zhǔn)備檔案資料，導(dǎo)致檔案資料不完整、不準(zhǔn)確的。2.接收方未按照規(guī)定進(jìn)行檔案資料核對(duì)，或者對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未及時(shí)提出異議并要求整改，導(dǎo)致檔案資料交接出現(xiàn)差錯(cuò)的。3.交接雙方未按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，或者交接手續(xù)不齊全、不規(guī)范的。4.違反保密規(guī)定，泄露人事檔案涉及的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本制度的直接責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職、辭退等處分。