PAGE公安機(jī)關(guān)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公安機(jī)關(guān)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各單位及全體工作人員在檔案管理、利用過程中涉及的保密工作。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法履行保密義務(wù)，確保檔案信息安全。2.全程管理原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實施保密管理。3.突出重點原則：根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和重要性，確定重點保密對象，采取針對性的保密措施。4.嚴(yán)格防范原則：強(qiáng)化保密意識，完善保密設(shè)施，加強(qiáng)保密監(jiān)督，防范各類失泄密事件的發(fā)生。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密制度，明確保密工作流程和要求。2.組織開展檔案保密宣傳教育活動，提高全體工作人員的保密意識。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各單位檔案保密工作，定期進(jìn)行保密檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合保密要求。5.對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案進(jìn)行重點管理，嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。3.對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤，及時催還到期檔案。4.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，按照規(guī)定提供必要的服務(wù)。5.發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或失泄密跡象時，及時報告并采取相應(yīng)措施。三、檔案收集與整理過程中的保密要求（一）收集要求1.在檔案收集過程中，工作人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露正在收集或尚未公開的檔案信息。2.對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行收集，確保檔案來源合法、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。3.收集人員要妥善保管收集過程中涉及的各類文件資料，防止丟失或泄露。（二）整理要求1.檔案整理人員要在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行操作，避免無關(guān)人員接觸檔案。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作時，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行，不得擅自更改或刪除檔案內(nèi)容。3.在整理過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問時，要及時報告并妥善處理，不得擅自處理或隱瞞不報。四、檔案保管過程中的保密措施（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、保密的地點，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等功能。2.庫房要安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、報警裝置等，并確保其正常運行。3.庫房內(nèi)要保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。4.對庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案要采用專門的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案盒等，并做好標(biāo)識。3.對電子檔案要進(jìn)行加密存儲，存儲介質(zhì)要妥善保管，定期進(jìn)行備份。（三）人員出入管理1.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.檔案管理人員進(jìn)入庫房時要進(jìn)行身份驗證，不得攜帶無關(guān)物品進(jìn)入。3.因工作需要進(jìn)入庫房的其他人員，必須在檔案管理人員的陪同下，并遵守庫房的保密規(guī)定。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱審批1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或人員查閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公安機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案的查閱，必須經(jīng)保密部門審核同意，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）查閱場所與方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員只能查閱審批范圍內(nèi)的檔案，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱審批1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或人員借閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公安機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案的借閱，必須經(jīng)保密部門審核同意，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（四）借閱期限與歸還1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按時歸還所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或逾期不還。3.檔案管理部門要對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案利用過程中的保密要求（一）使用范圍限制1.檔案利用人員必須嚴(yán)格按照審批范圍使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁將檔案用于非法目的或違反保密規(guī)定的活動。（二）使用過程監(jiān)督1.在檔案利用過程中，檔案管理部門要對利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案使用符合規(guī)定。2.利用人員如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時報告檔案管理部門，不得擅自處理。（三）使用記錄與歸檔1.檔案管理部門要對檔案查閱、借閱、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員、時間、內(nèi)容、用途等。2.利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)將使用記錄及時反饋給檔案管理部門，由檔案管理部門進(jìn)行整理歸檔。七、檔案數(shù)字化過程中的保密措施（一）數(shù)字化場所管理1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，場所要具備安全防護(hù)設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.數(shù)字化設(shè)備要進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備安全運行。（二）數(shù)字化人員管理1.參與檔案數(shù)字化工作的人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.數(shù)字化人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露數(shù)字化過程中的檔案信息。（三）數(shù)字化流程控制1.檔案數(shù)字化過程要嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.在數(shù)字化過程中要對檔案信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)字化檔案的安全。3.數(shù)字化完成后，要對數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行清理，防止殘留檔案信息泄露。八、檔案銷毀管理（一）銷毀審批1.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，由檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)公安機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案的銷毀，必須經(jīng)保密部門審核同意。（二）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀可采用焚毀、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程要進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同參與，確保銷毀工作徹底、安全。（三）銷毀記錄與歸檔1.檔案管理部門要對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等。2.銷毀記錄要及時整理歸檔，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各單位檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案管理各個環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案保密制度執(zhí)行情況、檔案管理設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案查閱借閱利用情況、檔案數(shù)字化工作情況、檔案銷毀情況等。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等多種形式。（三）問題整改與責(zé)任追究1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。2.對違反檔案保密制度的單位和個人，要依法依規(guī)追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。十、保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育計劃1.制定檔案保密宣傳教育計劃，定期組織開展保密宣傳教育活動。2.宣傳教育內(nèi)容要涵蓋國家法律法規(guī)、保密制度、保密知識技能等方面。（二）培訓(xùn)方式與內(nèi)容1.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保密法律法規(guī)、保密意識、保密技術(shù)、檔案管理業(yè)務(wù)知識等。（三）培訓(xùn)效果評估1.對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，通