PAGE檔案人員更換備案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作，規(guī)范檔案人員更換行為，確保檔案管理工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門兼職檔案管理人員等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案人員更換備案工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保備案行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：備案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映檔案人員更換的實(shí)際情況，為檔案管理工作提供可靠依據(jù)。3.及時(shí)性原則：檔案人員發(fā)生更換時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案，不得拖延，以保證檔案管理工作的正常開展。4.保密性原則：備案過程中涉及的檔案人員信息及相關(guān)業(yè)務(wù)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、備案主體與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案人員更換備案的具體流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.審核檔案人員更換備案申請，確保申請材料齊全、合規(guī)。3.建立檔案人員更換備案檔案，妥善保存?zhèn)浒赶嚓P(guān)資料。4.定期對備案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）原檔案人員1.在離職或崗位變動不再負(fù)責(zé)檔案管理工作前，應(yīng)按照本制度要求，及時(shí)向檔案管理部門提交備案申請，并配合完成相關(guān)交接工作。2.確保交接過程中檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，對交接事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）新檔案人員1.在入職或崗位變動負(fù)責(zé)檔案管理工作后，應(yīng)積極配合檔案管理部門完成備案手續(xù)。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)知識，盡快熟悉工作環(huán)境和職責(zé)，確保檔案管理工作的順利銜接。（四）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案人員更換信息的及時(shí)通知，并督促相關(guān)人員按時(shí)辦理備案手續(xù)。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案人員更換備案工作中的資料收集、審核等相關(guān)事宜。三、備案內(nèi)容（一）基本信息1.檔案人員姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等個(gè)人基本信息。2.所在部門、崗位名稱、入職時(shí)間、離職時(shí)間（或崗位變動時(shí)間）等工作履歷信息。（二）檔案管理工作經(jīng)歷1.負(fù)責(zé)管理的檔案類型，如文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案管理工作中的主要職責(zé)，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。3.參與過的重要檔案管理項(xiàng)目或工作成果，如檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案管理制度修訂等。（三）交接情況1.與原檔案人員的交接時(shí)間、地點(diǎn)、交接內(nèi)容清單等詳細(xì)信息。2.交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，如檔案資料缺失、損壞等。（四）培訓(xùn)情況1.參加過的檔案管理相關(guān)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。2.培訓(xùn)內(nèi)容及取得的培訓(xùn)證書或成績證明。四、備案流程（一）申請1.原檔案人員在離職或崗位變動不再負(fù)責(zé)檔案管理工作前[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《檔案人員更換備案申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)說明更換原因、交接情況等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對申請內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表連同相關(guān)證明材料一并提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到備案申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對申請材料進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確，交接情況是否清晰，證明材料是否齊全、有效等。3.如發(fā)現(xiàn)申請材料不符合要求，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知原檔案人員補(bǔ)充或更正材料。（三）備案登記1.經(jīng)審核通過的備案申請，檔案管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行備案登記。2.在備案檔案中記錄備案時(shí)間、備案內(nèi)容、審核意見等信息，并將備案申請表及相關(guān)證明材料歸檔保存。3.同時(shí)，將備案信息錄入公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的實(shí)時(shí)更新和共享。（四）通知與公示1.檔案管理部門完成備案登記后，應(yīng)及時(shí)將備案結(jié)果通知原檔案人員、新檔案人員及所在部門。2.在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄對檔案人員更換備案情況進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。3.公示期間，如有異議，相關(guān)人員可向檔案管理部門提出書面反饋意見，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)人員。五、交接管理（一）交接準(zhǔn)備1.原檔案人員在接到離職或崗位變動通知后，應(yīng)提前做好檔案交接準(zhǔn)備工作，整理好所負(fù)責(zé)的檔案資料，編制交接清單。2.交接清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的種類、數(shù)量、存放位置、保管期限等信息，并確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）交接過程1.原檔案人員與新檔案人員應(yīng)在檔案管理部門指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行交接。2.交接過程中，雙方應(yīng)按照交接清單逐一核對檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要檔案或存在疑問的檔案，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)和核實(shí)，并做好記錄。4.交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，一式三份，分別由原檔案人員、新檔案人員和檔案管理部門留存。（三）交接監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)安排專人對檔案交接過程進(jìn)行監(jiān)督，確保交接工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.監(jiān)督人員應(yīng)在交接清單上簽字，對交接過程的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。（四）交接后的工作1.新檔案人員應(yīng)在交接完成后，及時(shí)對接收的檔案資料進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案存放有序、便于查找和利用。2.原檔案人員在交接完成后，不得再擅自查閱、使用或處置已交接的檔案資料。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)要求1.新檔案人員入職后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織開展檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，使其熟悉公司/組織檔案管理規(guī)定和業(yè)務(wù)流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理基礎(chǔ)知識、檔案整理與歸檔方法、檔案保管與保護(hù)要求、檔案利用與服務(wù)規(guī)范等。3.根據(jù)檔案人員的崗位需求和工作實(shí)際，定期組織專項(xiàng)培訓(xùn)，如檔案數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)、電子檔案管理培訓(xùn)等。（二）培訓(xùn)方式1.采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合，確保培訓(xùn)效果。2.內(nèi)部培訓(xùn)可由檔案管理部門業(yè)務(wù)骨干或邀請專家進(jìn)行授課；外部培訓(xùn)可根據(jù)實(shí)際情況參加專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)課程；在線學(xué)習(xí)可利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺或?qū)I(yè)檔案學(xué)習(xí)網(wǎng)站提供的資源。（三）考核機(jī)制1.建立檔案人員培訓(xùn)考核機(jī)制，對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。2.考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作、撰寫心得體會等多種形式。3.檔案人員培訓(xùn)考核成績應(yīng)記錄在個(gè)人檔案中，作為其檔案管理工作能力評價(jià)的重要依據(jù)。4.對于考核不合格的檔案人員，檔案管理部門應(yīng)安排補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格為止。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或檔案管理部門負(fù)責(zé)定期對檔案人員更換備案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.備案流程的執(zhí)行情況，包括申請、審核、備案登記、通知與公示等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.交接管理情況，如交接準(zhǔn)備、交接過程、交接監(jiān)督及交接后的工作是否規(guī)范。3.培訓(xùn)與考核工作的開展情況，包括培訓(xùn)計(jì)劃制定、培訓(xùn)方式選擇、考核機(jī)制執(zhí)行等方面。4.檔案人員對備案制度及相關(guān)檔案管理規(guī)定的熟悉程度和執(zhí)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每[X]年組織一次全面的檔案人員更換備案制度執(zhí)行情況檢查，對備案檔案、交接清單、培訓(xùn)記錄等相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)查閱。。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或檔案人員的備案及相關(guān)工作情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案人員更換備案工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或突出問題，開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交整改報(bào)告，說明整改情況和結(jié)果。3.監(jiān)督檢查部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。4.對于違