PAGE檔案管理制度培訓(xùn)學(xué)校一、總則（一）目的為加強檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于檔案管理制度培訓(xùn)學(xué)校全體員工及與學(xué)校相關(guān)的各類檔案管理活動。（三）檔案定義本學(xué)校檔案是指在教學(xué)、管理、科研等各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管全校各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校員工的檔案意識和檔案管理水平。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校的教學(xué)、管理、科研等工作提供服務(wù)。8.做好檔案管理的日常工作，包括檔案庫房的安全管理、環(huán)境衛(wèi)生等。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括學(xué)校的行政公文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.教學(xué)管理類檔案：涵蓋教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績、教學(xué)評估等。3.學(xué)生管理類檔案：包含學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價等。4.科研管理類檔案：涉及科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)論文等。5.后勤管理類檔案：如校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購、維修記錄等。6.聲像檔案：包括學(xué)?；顒诱掌?、錄像、錄音等。7.實物檔案：如學(xué)校獲得的榮譽證書、獎牌等。（二）檔案編號1.采用年度流水號與分類號相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.年度流水號：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示年份，如“2023”。3.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的字母代碼，如行政管理類檔案用“XZ”表示，教學(xué)管理類檔案用“JX”表示等。4.編號示例：“2023XZ001”表示2023年行政管理類的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的文件材料，應(yīng)優(yōu)先收集歸檔。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.對檔案材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修補、裱糊等處理。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行區(qū)分，分別存放。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備，并保持良好的通風(fēng)條件。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。3.聲像檔案、實物檔案等特殊載體檔案應(yīng)單獨存放，并做好相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：是反映學(xué)校短期工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。涉及重要檔案或機密檔案的查閱，還需經(jīng)過相關(guān)部門的審核。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。（二）查閱登記1.檔案管理部門對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為學(xué)校各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵檔案的綜合利用，通過對檔案信息的分析、研究，為學(xué)校的決策提供參考依據(jù)。3.對于利用檔案形成的各種資料，如編研成果、參考資料等，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，以便長期保存和利用。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對重要的、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、存儲和備份。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。2