PAGE租賃企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)租賃企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本租賃企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在租賃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是指租賃企業(yè)在租賃業(yè)務(wù)開展過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：租賃企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映租賃業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理租賃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)租賃企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)租賃企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。（三）各部門、分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、分支機(jī)構(gòu)在租賃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、分支機(jī)構(gòu)檔案管理的日常工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.租賃合同檔案：包括租賃合同文本、租賃意向書、租賃項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等。2.客戶檔案：客戶基本信息、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、信用評(píng)估報(bào)告等。3.租賃物檔案：租賃物清單、產(chǎn)權(quán)證明、技術(shù)資料、維修記錄等。4.業(yè)務(wù)往來檔案：與承租人、供應(yīng)商、合作伙伴等的往來信函、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。5.財(cái)務(wù)檔案：租金收支記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.內(nèi)部管理檔案：企業(yè)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。7.其他檔案：與租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及電子文檔等。（二）收集要求1.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在租賃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞、丟失。3.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素，將檔案分為若干類別，如租賃合同類、客戶檔案類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別、年度、流水號(hào)等進(jìn)行編制。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理，確保檔案的質(zhì)量。2.對(duì)于符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限1.租賃企業(yè)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括：企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要的租賃合同、涉及企業(yè)重大權(quán)益的文件等。3.定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃以下，相對(duì)濕度控制在[X]%以下。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保管或保管期限不足。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定小組審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對(duì)于涉及企業(yè)重大權(quán)益、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交企業(yè)財(cái)務(wù)部門備案。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與查詢（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案類別、數(shù)量增減、利用人次等信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為企業(yè)檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供支持。（二）查詢服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查詢系統(tǒng)，方便企業(yè)內(nèi)部人員查詢檔案信息。2.企業(yè)內(nèi)部人員查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)表的內(nèi)容，為查詢?nèi)藛T提供相應(yīng)的檔案信息。對(duì)于涉及企業(yè)機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供。4.為外部單位或個(gè)人提供檔案查詢服務(wù)時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立租賃企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合租賃企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.維護(hù)檔案庫房的安全和衛(wèi)生，確保檔案的安全保管。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.協(xié)助檔案鑒定小組開展