PAGE檔案制度體系建設(shè)總結(jié)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）各部門職責(zé)1.形成部門：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.使用部門：各部門在開展工作過程中，如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：包括公司在行政管理、黨群工作等方面形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司在產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)等過程中形成的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案：涉及公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等形成的相關(guān)業(yè)務(wù)資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用層次分類法，由全宗號(hào)、分類號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)或卷號(hào)等組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.全宗號(hào)：代表公司檔案的整體編號(hào)，由公司統(tǒng)一設(shè)定。2.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類類別，分別賦予不同的代碼。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，標(biāo)注檔案形成的年份。4.保管期限號(hào)：分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號(hào)或卷號(hào)：按順序?qū)γ糠菸募蛎烤頇n案進(jìn)行編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。具體收集范圍包括但不限于：1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、決議、合同、協(xié)議等。3.公司對(duì)外交往中形成的信函、傳真、電子郵件等。4.公司在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)改造等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。5.公司員工的人事檔案材料。6.公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、拼接或損壞。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)類別進(jìn)行分類，按照?qǐng)D紙、文件材料的形成順序排列，編制檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)核算的年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案卷，填寫檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制檔案索引。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門。4.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后，其檔案應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）移交手續(xù)各部門在檔案歸檔后，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。雙方核對(duì)無誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)按照移交清單對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。(二)利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.外部查閱：外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，按照檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫(kù)房的整潔和安全。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、用戶認(rèn)證等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.試點(diǎn)階段：選擇部分部門或檔案類別進(jìn)行試點(diǎn)，積累經(jīng)驗(yàn)，完善方案。3.全面實(shí)施階段：全