PAGE學校保密檔案利用制度一、總則（一）目的為加強學校保密檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位以及全體教職工和學生在涉及保密檔案利用活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)以及教育行業(yè)檔案管理的相關標準，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則始終將檔案信息安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案的保密性、完整性和可用性。3.合理利用原則在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的價值，為學校教學、科研、管理等各項工作提供必要的支持，促進檔案資源的合理利用。二、保密檔案的界定與分類（一）保密檔案的界定保密檔案是指學校在各項工作中形成的，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及學校內部不宜公開的重要信息的檔案。（二）保密檔案的分類1.絕密級檔案涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案。如某些特定科研項目的核心技術資料、國家教育考試的絕密信息等。2.機密級檔案涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的檔案。例如學校與外部單位簽訂的重要合作協(xié)議中涉及敏感條款的部分、學校重大決策過程中的關鍵文件等。3.秘密級檔案涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案。像學校部分學生的個人隱私信息（在規(guī)定保密期限內）、某些教學改革的階段性成果且不宜公開的資料等。4.內部敏感檔案雖不涉及國家秘密，但屬于學校內部敏感信息，一旦公開可能對學校正常工作秩序、聲譽等造成不良影響的檔案。如學校內部的人事任免討論記錄、未正式發(fā)布的財務預算方案等。三、檔案利用的申請與審批（一）利用申請1.申請主體學校內部各部門、單位以及教職工和學生因工作、學習等需要利用保密檔案的，應填寫《保密檔案利用申請表》。2.申請內容申請表應詳細注明利用檔案的目的、范圍、方式、時間等信息。例如，若為教學研究需要利用某機密級科研項目檔案，需說明研究課題名稱、研究內容與該檔案的關聯(lián)、具體使用哪些檔案材料以及預計使用時長等。（二）審批流程1.部門初審申請人所在部門負責人對申請進行初步審核，重點審查申請利用檔案的必要性、合理性以及是否符合本部門工作實際需求。審核通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門公章。2.保密部門審核學校保密工作部門收到申請后，依據(jù)保密規(guī)定對申請進行嚴格審核。審查內容包括申請利用檔案的密級是否與所開展工作相匹配、利用方式是否安全可靠、利用過程中的保密措施是否可行等。對于涉及較高密級檔案的利用申請，保密部門有權要求申請人提供詳細的利用方案和保密承諾。審核通過后，在申請表上簽署意見。3.主管領導審批經(jīng)部門初審和保密部門審核通過的申請，提交學校主管領導審批。主管領導根據(jù)學校整體工作安排和保密要求，對申請進行最終審定。對于重要或敏感檔案的利用申請，主管領導需進行全面評估，確保利用活動不會對學校安全和利益造成任何風險。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋學校公章。四、檔案利用的方式與要求（一）查閱1.查閱場所一般應在學校專門設立的保密檔案查閱室進行查閱。查閱室應配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，確保查閱環(huán)境安全可控。2.查閱人員要求查閱人員必須是經(jīng)過審批的申請人本人，不得擅自委托他人代為查閱。查閱時應遵守查閱室的各項管理制度，保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.查閱登記查閱人員進入查閱室前，需在《保密檔案查閱登記表》上詳細登記個人信息、查閱檔案的名稱、密級、數(shù)量、查閱時間等內容。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在登記表上注明歸還時間。（二）借閱1.借閱范圍限制嚴格控制保密檔案的借閱范圍，原則上絕密級檔案不得借閱，機密級檔案確因工作需要借閱的，須經(jīng)學校主要領導批準；秘密級檔案和內部敏感檔案的借閱，經(jīng)主管領導批準后，由保密工作部門登記備案方可借閱。2.借閱期限明確規(guī)定各類保密檔案的借閱期限，一般秘密級檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，內部敏感檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向審批部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱手續(xù)借閱人需填寫《保密檔案借閱申請表》，經(jīng)審批通過后，到保密檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量、核對檔案完整性，并要求借閱人在《保密檔案借閱登記簿》上簽字確認。借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。（三）復制1.復制審批因工作需要復制保密檔案的，申請人應在利用申請中明確說明復制的必要性、用途以及復制的內容范圍。經(jīng)審批同意后，方可進行復制。對于涉及較高密級檔案的復制申請，應嚴格審查復制后的使用和保管方式，確保復制件的安全。2.復制要求復制保密檔案應使用專門的設備和存儲介質，并在保密檔案管理部門的監(jiān)督下進行。復制件應與原件具有同等的密級標識和安全保護措施，復制完成后，檔案管理人員應對復制件進行登記，并注明復制時間、復制人、復制用途等信息。五、檔案利用過程中的保密措施（一）人員管理1.培訓教育對參與保密檔案利用工作的人員定期進行保密知識培訓，提高其保密意識和業(yè)務能力。培訓內容包括國家保密法律法規(guī)、學校保密制度、檔案利用過程中的保密操作規(guī)范等。2.簽訂保密協(xié)議對于涉及保密檔案利用的臨時工作人員、合作單位人員等，在開展工作前，應與其簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案利用過程中的保密義務和責任，以及違反協(xié)議應承擔的法律后果。（二）環(huán)境管理1.查閱室管理保密檔案查閱室應保持良好的物理安全環(huán)境，門窗堅固，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。查閱室內應設置專門的檔案存放架，對不同密級的檔案進行分類存放，并設置明顯的密級標識。2.借閱與復制場所管理借閱和復制保密檔案的場所應相對獨立，便于進行安全監(jiān)控和管理。場所內應配備必要的保密設備，如碎紙機、加密存儲設備等，防止檔案信息在借閱和復制過程中出現(xiàn)泄露風險。（三）技術防范1.信息加密對保密檔案的電子數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，采用先進的加密算法，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的保密性。加密密鑰應嚴格管理，定期更換。2.訪問控制利用信息技術手段建立檔案利用的訪問控制系統(tǒng)，對不同密級的檔案設置不同的訪問權限。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相應密級的檔案，系統(tǒng)應詳細記錄所有的訪問操作，包括訪問時間、訪問人員、訪問內容等信息，以便進行審計和追蹤。六、檔案利用后的歸還與銷毀（一）歸還1.按時歸還借閱和復制保密檔案的人員應嚴格按照規(guī)定的期限歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有損壞、涂改、丟失等情況。2.清點交接借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應與借閱人當面進行清點交接，在《保密檔案借閱登記簿》和《保密檔案復制登記表》上注明歸還情況，并雙方簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（二）銷毀1.銷毀范圍對于已失去保存價值或因其他原因需要銷毀的保密檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀范圍包括紙質檔案、電子檔案以及存儲介質等。2.銷毀審批保密檔案的銷毀申請應經(jīng)學校保密工作部門審核，主管領導批準后方可實施。審批時應詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、密級、銷毀原因等信息。3.銷毀方式紙質保密檔案應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保無法恢復信息。電子檔案應使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質進行多次擦除，或采用物理損壞存儲介質的方式進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督學校保密工作部門負責對保密檔案利用制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。定期對檔案利用申請、審批、利用過程、歸還與銷毀等環(huán)節(jié)進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.自我監(jiān)督各部門、單位應加強對本部門人員在檔案利用過程中的自我監(jiān)督，確保本部門人員嚴格遵守保密檔案利用制度。部門負責人應對本部門的檔案利用情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時糾正，并向學校保密工作部門報告。（二）檢查內容1.制度執(zhí)行情況檢查檔案利用申請、審批流程是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)審批擅自利用檔案的情況。2.保密措施落實情況查看檔案利用過程中的保密措施是否到位，如人員管理、環(huán)境管理、技術防范等方面是否符合要求。3.檔案安全情況檢查檔案在利用、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)是否存在安全隱患，檔案是否完整、準確，是否有信息泄露的風險。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定對于違反學校保密檔案利用制度的行為，如擅自擴大檔案利用范圍、泄露檔案信息、未按規(guī)定歸還或銷毀檔案等，均認定為違規(guī)行為。2.處理措施根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，給予相應的處理措施。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令整改；情節(jié)較重的，視情