PAGE浙江會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)浙江地區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于浙江省行政區(qū)域內(nèi)的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。2.單位的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會(huì)同會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。3.單位的會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔、保管等工作，并按照規(guī)定向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的收集（一）會(huì)計(jì)憑證1.單位應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，及時(shí)收集、整理原始憑證和記賬憑證。原始憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等，記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，并在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.單位應(yīng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，設(shè)置總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照連續(xù)編號(hào)的頁碼順序登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。3.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)賬簿暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.單位應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，定期編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書等。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，由單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章；設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。4.單位應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告報(bào)送有關(guān)部門和單位，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。2.單位應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集、整理其他會(huì)計(jì)資料，并按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保管。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類。一般可分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類，并在每大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.會(huì)計(jì)憑證可按照年度、月份進(jìn)行分類，每本憑證為一個(gè)保管單位；會(huì)計(jì)賬簿可按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別分類，每本賬簿為一個(gè)保管單位；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可按照年度、季度、半年度、月度進(jìn)行分類，每份報(bào)告為一個(gè)保管單位；其他會(huì)計(jì)資料可按照資料類型分別分類，每份資料為一個(gè)保管單位。（二）編號(hào)方法1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)可采用全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)三級(jí)編號(hào)方法。2.全宗號(hào)：由單位檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)單位的檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分類情況，為每一類會(huì)計(jì)檔案編制目錄號(hào)。目錄號(hào)應(yīng)按照順序排列，不得重復(fù)。4.案卷號(hào)：在每一類會(huì)計(jì)檔案中，為每一個(gè)保管單位編制案卷號(hào)。案卷號(hào)應(yīng)按照順序排列，不得重復(fù)。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊，不得缺號(hào)、漏號(hào)。裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照頁碼順序裝訂成冊，并在賬簿的封面注明賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在賬簿的左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，并在報(bào)告的封面注明報(bào)告名稱、年度、季度、半年度、月度等內(nèi)容。裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在報(bào)告的左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照資料類型分別裝訂成冊，并在資料的封面注明資料名稱、年度、月份等內(nèi)容。裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在資料的左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為10年。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。（二）保管地點(diǎn)1.單位應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。管理人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，整齊有序，便于查找和利用。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、折疊、涂抹、損壞。對于破損、褪色的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同組織實(shí)施。4.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案保管庫房。2.單位外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出單位。（二）查閱手續(xù)1.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員姓名等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或復(fù)制手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制限制1.單位內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并在復(fù)制件上注明“經(jīng)核對與原件一致”字樣，由檔案管理人員和復(fù)制人員簽字確認(rèn)。2.單位外部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并在復(fù)制件上注明“經(jīng)核對與原件一致”字樣，由檔案管理人員和復(fù)制人員簽字確認(rèn)。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記，并加蓋單位公章。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀（一）鑒定機(jī)構(gòu)1.單位應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案鑒定工作小組，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見。2.鑒定工作小組應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確保會(huì)計(jì)檔案的保管期限符合規(guī)定要求。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。2.對于保管期滿且確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見，并編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等內(nèi)容。（三）銷毀程序1.單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，會(huì)計(jì)檔案方可銷毀。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案