PAGE退休檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強退休檔案的安全管理，確保退休檔案的完整、準確、安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織退休人員檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保退休檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。2.完整準確原則：保證退休檔案內(nèi)容的完整性和準確性，如實反映退休人員的工作經(jīng)歷、政治面貌、工資待遇等情況。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，合理提供檔案利用服務，滿足公司/組織及退休人員的工作和生活需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善退休檔案安全管理制度，并組織實施。2.負責退休檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。3.定期對退休檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全和完整。4.加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理業(yè)務水平。（二）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責退休檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等。3.妥善保管退休檔案，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定提供檔案利用服務，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案鑒定和銷毀工作。（三）其他部門職責1.各部門應積極配合檔案管理部門做好退休檔案的收集工作，及時將本部門退休人員的相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.在檔案利用過程中，如需查閱、借閱退休檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.退休人員所在部門應在退休人員辦理退休手續(xù)前，將其個人檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.檔案材料應包括但不限于以下內(nèi)容：履歷材料：個人簡歷、工作經(jīng)歷證明等。自傳材料：個人撰寫的自傳等。鑒定、考核、考察材料：年度考核表、任職鑒定等。學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料：學歷證書、培訓結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務任職資格證書等。政審材料：政治歷史情況審查表等。黨團材料：入黨志愿書、入團志愿書等。獎勵材料：各類獎勵證書等。處分材料：處分決定等。工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。其他可供組織參考的材料：體檢表、榮譽證書等。3.檔案材料應真實、完整、有效，不得偽造、篡改或擅自銷毀。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的退休檔案材料進行認真整理。2.整理工作包括：對檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等。3.檔案材料應按照以下順序進行分類整理：第一類：履歷材料。第二類：自傳材料。第三類：鑒定考核考察材料。第四類：學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料。第五類：政審材料。第六類：黨團材料。第七類：獎勵材料。第八類：處分材料。第九類：工資、任免、出國（境）等材料。第十類：其他可供組織參考的材料。4.每類材料應按照時間順序排列，同一類材料中的每份材料應按照重要程度或形成時間先后順序排列。5.檔案材料應使用A4規(guī)格紙張進行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。四、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的退休檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。3.庫房應保持清潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存放1.退休檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。3.對于重要的退休檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限1.退休檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案材料，如退休人員的重要榮譽證書、重大歷史事件的相關(guān)材料等。3.長期保管的檔案包括：一般工作需要查考的檔案材料，保管期限為50年。4.短期保管的檔案包括：在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案材料，保管期限為10年。5.檔案保管期限應根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和查考利用需要等因素確定，并嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案檢查與清點1.檔案管理部門應定期對退休檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存放位置、數(shù)量等。2.每年至少進行一次全面的檔案清點工作，核對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等是否與檔案登記冊一致。3.對于檢查和清點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。（五）檔案安全防護1.加強對檔案保管場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.安裝監(jiān)控設備，對檔案保管場所進行24小時監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對檔案保管場所的設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。4.制定檔案安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱退休檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.退休人員本人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應經(jīng)檔案管理部門同意后，方可查閱。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱退休檔案的，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。（二）利用手續(xù)辦理1.查閱退休檔案應填寫《退休檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，對查閱人員的身份和查閱目的進行審核，審核通過后，方可提供檔案查閱服務。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意后，方可摘抄。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《退休檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱退休檔案的，應填寫《退休檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.檔案管理人員應根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的身份和借閱目的進行審核，審核通過后，方可辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱人員應出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期歸還檔案，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案，不得將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人使用。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.檔案管理部門應定期組織退休檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。2.檔案鑒定小組應由檔案管理部門負責人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務部門人員等組成。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定進行。2.對于已到保管期限的檔案，應進行認真鑒定，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員應按照檔案鑒定小組的要求，對擬鑒定的檔案進行初步整理和分類。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的實際情況，對檔案進行逐卷審查，并提出鑒定意見。3.對于鑒定為無保存價值的檔案，應填寫《退休檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并經(jīng)檔案管理部門負責人和公司/組織負責人簽字同意。（四）銷毀工作1.檔案銷毀應按照規(guī)定的程序進行，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。2.銷毀檔案時，應