PAGE審計檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案的管理，規(guī)范審計檔案的查閱行為，確保審計檔案的安全與完整，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司審計檔案查閱相關的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則審計檔案查閱管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則保護審計檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司利益和相關信息安全。3.規(guī)范有序原則明確查閱流程和要求，保證查閱工作規(guī)范、有序進行，提高工作效率。二、審計檔案的定義與分類（一）審計檔案定義審計檔案是指公司在審計項目實施過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）審計檔案分類1.審計項目類檔案包括審計計劃、審計通知書、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告、被審計單位反饋意見及整改情況等與具體審計項目相關的資料。2.審計管理類檔案涵蓋審計部門規(guī)章制度、審計人員培訓資料、審計工作統(tǒng)計報表、審計質(zhì)量控制文件等有關審計管理工作的文件。3.其他相關檔案如涉及審計工作的會議紀要、與外部審計機構(gòu)的往來文件、審計工作中的特殊事項記錄等。三、審計檔案的保管與存放（一）保管要求1.審計檔案應由專人負責保管，確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對審計檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，保證檔案的完整性和可讀性。（二）存放方式1.按照審計檔案的類別、年度、項目等進行分類存放，建立清晰的檔案索引目錄，便于查找和管理。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保存。紙質(zhì)檔案應裝訂成冊，編制頁碼，填寫檔案封面和目錄；電子檔案應進行備份，并按照規(guī)范的命名和存儲方式進行管理，確保電子檔案的可讀取性和安全性。四、查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審計檔案，應填寫《審計檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、預計查閱時間等信息。2.外部單位或個人因特定原因需要查閱公司審計檔案，必須提前向公司提出書面申請，申請內(nèi)容應包括查閱單位或個人的基本情況、查閱理由、查閱范圍、保密承諾等，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.對于公司內(nèi)部人員的查閱申請，由所在部門負責人審核簽字后，報審計部門負責人審批。審計部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容和工作實際情況進行審批，如同意查閱，應明確查閱的具體范圍和期限。2.對于外部單位或個人的查閱申請，審計部門應進行嚴格審查，評估查閱可能對公司造成的影響。經(jīng)審計部門負責人審核后，報公司分管領導審批。分管領導審批通過后，審計部門應與查閱單位或個人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。五、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.經(jīng)審批同意查閱審計檔案的人員，僅具有在規(guī)定范圍內(nèi)查閱檔案的權(quán)限，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱人員應嚴格按照審批確定的范圍進行查閱，如需超出范圍查閱，應重新履行審批手續(xù)。（二）查閱范圍1.內(nèi)部查閱范圍與查閱人員所在部門工作相關的審計項目檔案，用于了解審計情況，協(xié)助開展工作或進行內(nèi)部監(jiān)督。審計部門根據(jù)工作需要，允許相關人員查閱的其他審計檔案資料。具體查閱范圍由審計部門根據(jù)實際情況確定，并在審批時明確告知查閱人員。2.外部查閱范圍因法律法規(guī)要求或監(jiān)管機構(gòu)檢查需要，外部單位有權(quán)查閱公司特定審計項目的相關檔案，但必須經(jīng)過公司審批，并遵守保密規(guī)定。公司與外部單位合作開展業(yè)務，經(jīng)公司同意，外部合作單位可查閱與其合作項目相關的審計檔案，以了解項目審計情況，促進合作的順利進行。查閱范圍應根據(jù)合作協(xié)議和審批意見確定，確保不涉及公司商業(yè)機密和敏感信息。六、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱查閱人員應在審計檔案保管場所進行查閱，由檔案保管人員提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得將檔案帶離保管場所。2.電子查閱對于電子審計檔案，經(jīng)審批同意后，查閱人員可通過公司指定的電子系統(tǒng)進行查閱。檔案保管人員應設置相應的查閱權(quán)限和記錄查閱操作，確保查閱過程可追溯。（二）查閱要求1.查閱人員應愛護審計檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。2.查閱過程中如需摘抄、復制檔案內(nèi)容，應事先經(jīng)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行。摘抄、復制的內(nèi)容應與原件核對無誤，并注明出處。3.查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。查閱工作結(jié)束后，應及時將查閱的檔案歸還檔案保管人員，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的借閱與歸還（一）借閱規(guī)定1.一般情況下應盡量避免審計檔案的借閱。如因特殊原因確需借閱，內(nèi)部人員需填寫《審計檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、審計部門負責人和公司分管領導審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人借閱審計檔案，除按照查閱申請流程進行審批外，還需提供相應的擔?；虮ＷC金，并簽訂詳細的借閱合同，明確借閱期限、歸還方式、違約責任等條款。（二）歸還要求1.借閱人員應按照審批確定的借閱期限及時歸還檔案。如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)審批同意后方可延長借閱期限。2.檔案歸還時，檔案保管人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應責任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案保管人員應在借閱登記冊上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.所有涉及審計檔案查閱的人員，包括檔案保管人員、查閱人員、審批人員等，均應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對審計檔案的查閱實行嚴格的登記制度，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、審批情況等信息，以備查詢和監(jiān)督。3.在審計檔案查閱場所，應采取必要的安全防范措施，如設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入查閱區(qū)域。（二）安全保障1.加強對檔案保管場所的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求，配備必要的消防、防盜、防潮等設施設備，并定期進行檢查和維護。2.對于電子審計檔案，應采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或丟失。3.如發(fā)生審計檔案丟失、損壞、泄露等安全事件，應立即采取措施進行補救，并及時向上級報告。同時，配合相關部門進行調(diào)查，查明原因，追究責任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對審計檔案查閱管理情況進行自查，檢查查閱申請審批、查閱過程、檔案保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計機構(gòu)應對審計檔案查閱管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對違反制度的行為提出糾正意見，并督促相關部門和人員進行整改。（二）外部檢查1.接受國家有關部門、監(jiān)管機構(gòu)以及行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供審計檔案查閱相關資料，如實反映檔案管理情況。2.根據(jù)外部檢查意見，及時對審計檔案查閱管理制度進行完善和改進，確保公司檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。十、責任追究（一）違規(guī)責任界定1.查閱人員違反本制度規(guī)定，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案內(nèi)容、損壞檔案資料等，應視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，應依法追究其法律責任。2.檔案保管人員未履行檔案保管職責，導致檔案丟失、損壞、泄露等，應承擔相應的賠償責任；情節(jié)嚴重的，給予紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。3.審批人員未認真履行審批職責，導致不符合查閱條件的申請獲得批準，應視情節(jié)給予批評教育或紀律處分；造成嚴重后果的，應承擔相應的領導責任。（二）責任追究流程1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由審計部門或相關管理部門進行調(diào)查核實，收集相關證據(jù)材料。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出責任追究建議，