PAGE失業(yè)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司失業(yè)人員檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及失業(yè)人員檔案管理的部門和工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映失業(yè)人員的基本情況和工作經(jīng)歷。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為相關(guān)工作提供及時、準(zhǔn)確的支持。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號碼、電子郵箱等）。（二）就業(yè)信息1.入職時間、離職時間、所在部門、崗位名稱。2.勞動合同簽訂情況，包括合同期限、工作內(nèi)容、勞動報酬等條款。3.工作業(yè)績考核記錄，如年度考核結(jié)果、獎懲情況等。（三）失業(yè)相關(guān)材料1.失業(yè)證明文件，如解除勞動合同證明、終止勞動關(guān)系決定書等。2.失業(yè)人員求職記錄，包括求職申請、面試記錄、就業(yè)意向等。3.社會保險繳納情況，包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險的參保時間、繳費(fèi)金額等明細(xì)。（四）培訓(xùn)與技能信息1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)或外部專業(yè)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。2.職業(yè)資格證書、技能等級證書等相關(guān)證書復(fù)印件。（五）其他重要材料1.個人榮譽(yù)證書、表彰決定等復(fù)印件。2.與公司簽訂的保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)文件。3.其他與個人工作或公司管理相關(guān)的重要資料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，并提供相關(guān)離職證明材料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的個人基本信息、就業(yè)信息、失業(yè)相關(guān)材料等，并進(jìn)行初步整理。3.對于員工的培訓(xùn)與技能信息、其他重要材料等，由相關(guān)部門或員工本人在規(guī)定時間內(nèi)提交至人力資源部門。4.人力資源部門對收集到的各類材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。審核無誤后，將材料進(jìn)行分類、編號，建立失業(yè)人員檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料按時、準(zhǔn)確提交。2.提交的檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并加蓋部門公章或相關(guān)證明章。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并按照規(guī)定的命名方式進(jìn)行保存。4.檔案材料如有涂改、缺失等情況，應(yīng)及時補(bǔ)充或更正，并注明原因。四、檔案整理與分類（一）整理原則與方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理，確保檔案條理清晰、便于查找。2.采用“年度類別”的分類方法，即先按照年份將檔案分為不同的年度類別，再在每個年度類別下按照個人基本信息、就業(yè)信息、失業(yè)相關(guān)材料、培訓(xùn)與技能信息、其他重要材料等類別進(jìn)行細(xì)分。3.對于每份檔案材料，應(yīng)在右上角加蓋頁碼章，并按照順序編寫頁碼。（二）分類細(xì)則1.個人基本信息類：按照姓名拼音首字母順序排列，將個人基本信息材料集中存放。2.就業(yè)信息類：按照入職時間先后順序排列，將勞動合同、工作業(yè)績考核記錄等相關(guān)材料依次整理。3.失業(yè)相關(guān)材料類：按照失業(yè)證明文件、求職記錄等類別進(jìn)行分類，按照時間順序排列。4.培訓(xùn)與技能信息類：按照培訓(xùn)時間先后順序排列，將培訓(xùn)記錄、證書復(fù)印件等材料整理在一起。5.其他重要材料類：按照材料性質(zhì)進(jìn)行分類，如榮譽(yù)證書類、協(xié)議類等，分別集中存放。五、檔案保管與存儲（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。2.檔案保管室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案無損壞、丟失、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類細(xì)則進(jìn)行裝訂成冊，并在檔案封面注明檔案編號、姓名、類別等信息。2.電子檔案應(yīng)按照“年度類別姓名”的命名方式進(jìn)行存儲，存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案索引目錄，包括紙質(zhì)檔案索引目錄和電子檔案索引目錄，以便快速查找和調(diào)閱檔案。索引目錄應(yīng)包含檔案編號、姓名、類別、存放位置等信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部因工作需要查閱失業(yè)人員檔案的部門或人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，指定專人陪同查閱人員到檔案保管室進(jìn)行查閱。查閱人員只能在規(guī)定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案保管室，并由陪同人員在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊原因需要借閱失業(yè)人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，借閱人員到檔案保管室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，并說明原因。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，人力資源部門應(yīng)及時催還。4.借閱人員歸還檔案時，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及失業(yè)人員個人隱私和公司機(jī)密的檔案信息，嚴(yán)格實(shí)行保密制度。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行操作。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、借閱或傳播檔案信息。3.在檔案管理過程中，如涉及檔案信息的復(fù)印、傳輸?shù)炔僮鳎瑧?yīng)采取加密、備份等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或安全隱患，應(yīng)及時維修或更換。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，并及時向上級報告。八、檔案銷毀與處置（一）銷毀條件與范圍1.失業(yè)人員檔案保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由人力資源部門提出銷毀申請，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.銷毀申請應(yīng)注明檔案編號、姓名、類別、保存期限、銷毀原因等信息，并附檔案清單。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀。銷毀范圍包括已過保存期限的紙質(zhì)檔案和電子檔案備份。（二）銷毀程序1.成立檔案銷毀小組，由人力資源部門、審計部門等相關(guān)人員組成。銷毀小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核和監(jiān)督銷毀過程。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由銷毀小組人員簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀情況，并將申請表與銷毀記錄一并存檔。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司失業(yè)人員檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)失業(yè)人員檔案的建立、收集、整理、分類、保管、存儲、查閱、借閱、保密、安全、銷毀等日常管理工作。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。按照規(guī)定的保管要求和存儲方式，妥善保管檔案，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，做好檔案保管記錄。負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格按照權(quán)限和流程進(jìn)行操作，對查閱和借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。協(xié)助檔案銷毀小組做好檔案銷毀工作，對銷毀過程進(jìn)行記錄和監(jiān)督。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)公司失業(yè)人員檔案管理工作，組織制定檔案管理工作計劃