PAGE檔案安全責(zé)任追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效防范和遏制檔案安全事故的發(fā)生，明確檔案安全責(zé)任，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的檔案安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，建立健全檔案安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，及時(shí)消除安全隱患，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，對(duì)本部門檔案安全工作負(fù)總責(zé)，確保檔案安全責(zé)任落實(shí)到具體崗位和人員。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法履行檔案安全管理職責(zé)，規(guī)范檔案安全管理行為。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的單位和個(gè)人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案安全管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案安全工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織開展檔案安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案安全問題。3.負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)房的建設(shè)、改造和維護(hù)，配備必要的檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫(kù)房安全。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取有效的安全技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)建立健全公司檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)檔案安全突發(fā)事件的能力。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案安全管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)檔案安全工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定的部門和個(gè)人提出處理意見。（二）各部門檔案安全管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織制定本部門檔案安全管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.負(fù)責(zé)本部門檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房安全。4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取有效的安全技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.負(fù)責(zé)組織開展本部門檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高本部門員工的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)建立健全本部門檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)檔案安全突發(fā)事件的能力。7.負(fù)責(zé)配合公司檔案管理部門做好檔案安全檢查和評(píng)估工作，對(duì)檔案安全管理中存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和公司檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案安全管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案庫(kù)房安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，嚴(yán)格遵守檔案信息系統(tǒng)的安全操作規(guī)程，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.負(fù)責(zé)檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高自身的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)建立健全檔案安全工作臺(tái)賬，記錄檔案安全管理工作的開展情況。7.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理，防止事故擴(kuò)大。三、檔案安全管理措施（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案利用1.公司應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱、借閱檔案。3.檔案查閱、借閱應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用中存在的問題。（四）檔案鑒定與銷毀1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出存毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全和保密。5.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（五）檔案信息系統(tǒng)安全管理1.公司應(yīng)建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確檔案信息系統(tǒng)安全管理的職責(zé)和要求。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取有效的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。4.檔案信息系統(tǒng)操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，定期更換密碼，防止密碼泄露。5.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案安全監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案安全監(jiān)督檢查工作，定期對(duì)公司各部門檔案安全管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案安全管理職責(zé)的落實(shí)情況。3.檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的安全管理情況。4.檔案庫(kù)房的安全管理情況。5.檔案信息系統(tǒng)的安全管理情況。6.檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制的建立和運(yùn)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門定期組織對(duì)公司各部門檔案安全管理情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：公司檔案管理部門不定期對(duì)公司各部門檔案安全管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案安全管理中的重點(diǎn)問題和薄弱環(huán)節(jié)，公司檔案管理部門組織開展專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，并將整改情況及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。4.對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的單位和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。五、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.以人為本原則：把保障員工生命安全和身體健康作為應(yīng)急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少檔案安全事故造成的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失。2.快速反應(yīng)原則：建立健全檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力，確保在檔案安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速反應(yīng)，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處置。3.統(tǒng)一指揮原則：在檔案安全事故應(yīng)急處置過程中，實(shí)行統(tǒng)一指揮，確保應(yīng)急處置工作的高效有序進(jìn)行。4.科學(xué)施救原則：遵循科學(xué)規(guī)律，采用科學(xué)方法，合理運(yùn)用各種應(yīng)急資源，確保應(yīng)急處置工作的科學(xué)性和有效性。（二）應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案安全事故應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置決策，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置工作中的重大問題。2.應(yīng)急處置工作小組：由檔案管理部門、安全管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案安全事故應(yīng)急處置工作，包括現(xiàn)場(chǎng)救援、檔案搶救、信息收集與報(bào)告、事故調(diào)查等。（三）應(yīng)急處置程序1.事故報(bào)告：檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場(chǎng)有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人，本部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)于1小時(shí)內(nèi)向公司檔案管理部門和安全管理部門報(bào)告。公司檔案管理部門和安全管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，并按照規(guī)定及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告。2.應(yīng)急響應(yīng)：公司應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急處置工作小組趕赴事故現(xiàn)場(chǎng)，開展應(yīng)急處置工作。3.現(xiàn)場(chǎng)救援：應(yīng)急處置工作小組到達(dá)事故現(xiàn)場(chǎng)后，應(yīng)當(dāng)迅速組織開展現(xiàn)場(chǎng)救援工作，搶救受傷人員，保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。4.檔案搶救：應(yīng)急處置工作小組應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救，采取有效的措施，保護(hù)檔案的安全，盡量減少檔案損失。5.信息收集與報(bào)告：應(yīng)急處置工作小組應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集事故相關(guān)信息，包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過、損失情況等，并及時(shí)向公司應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。公司應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告事故情況。6.事故調(diào)查：檔案安全事故應(yīng)急處置工作結(jié)束后，公司應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定組織開展事故調(diào)查工作，查明事故原因，認(rèn)定事故責(zé)任，提出處理意見和防范措施建議。（四）后期處置1.善后處理：公司應(yīng)當(dāng)做好檔案安全事故的善后處理工作，包括受傷人員的救治、賠償，受損檔案的修復(fù)、補(bǔ)充等。2.恢復(fù)重建：公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全事故的損失情況，制定恢復(fù)重建計(jì)劃，盡快恢復(fù)檔案管理工作的正常秩序。3.總結(jié)評(píng)估：公司應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案安全事故應(yīng)急處置工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析事故原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善檔案安全應(yīng)急預(yù)案。六、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任追究的情形1.因違反檔案安全管理制度和操作規(guī)程，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。2.因工作失職、瀆職，未履行檔案安全管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。3.因故意或重大過失，造成檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的。4.因違反檔案利用規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案的。5.因其他違反檔案安全管理規(guī)定的行為，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。（二）責(zé)任追究的方式1.責(zé)令改正：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定的單位和個(gè)人，責(zé)令其立即改正違法行為。2.警告：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定情節(jié)較輕的單位和個(gè)人，給予警告處分。3.罰款：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定情節(jié)較重的單位和個(gè)人，給予罰款處分。4.辭退：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定情節(jié)嚴(yán)重，造成重大損失的單位和個(gè)人，給予辭退處分。5.法律追究：對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定，構(gòu)成犯罪的單位和個(gè)人，依法追究其刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究的程序1.立案：公司檔案管理部門在發(fā)現(xiàn)或接到有關(guān)檔案安全責(zé)任追究的線索后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初步核實(shí)，認(rèn)為需要追究責(zé)任的，應(yīng)當(dāng)立案調(diào)查。2