PAGE機(jī)關(guān)檔案匯編制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案匯編工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在檔案形成、整理、匯編及管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案匯編應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理機(jī)關(guān)各類檔案，保證檔案匯編涵蓋機(jī)關(guān)工作的各個方面，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、編目和編排，避免錯誤和歧義，確保檔案信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯順序和規(guī)律，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和組織，形成有機(jī)的整體，便于查閱和利用。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案匯編計劃，組織協(xié)調(diào)檔案匯編工作。指導(dǎo)各部門檔案整理工作，確保檔案質(zhì)量符合匯編要求。承擔(dān)檔案匯編的具體實(shí)施工作，包括檔案的收集、整理、編目、排版等。負(fù)責(zé)檔案匯編成果的審核、驗(yàn)收和保管。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行匯編。協(xié)助檔案管理部門開展檔案匯編工作，提供必要的信息和資料支持。二、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于：上級機(jī)關(guān)文件、本級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)報送的文件。會議文件、會議記錄、紀(jì)要等。工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。2.對反映機(jī)關(guān)重要職能活動、重大事件、重要決策等具有保存價值的文件材料，應(yīng)重點(diǎn)收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于零散的文件材料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保其可讀性和可利用性。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，應(yīng)及時進(jìn)行收集和整理，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.對于重要檔案或需要緊急處理的檔案，檔案管理部門可提前介入，指導(dǎo)收集工作。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的文件集中在一起。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，將同一部門形成的文件歸為一類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類，將同一問題的文件集中在一起。4.保管期限分類法：根據(jù)文件的保存價值，分為永久、長期、短期三類。（三）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：在文件的右上角或左上角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄：包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。編制案卷目錄：包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。（四）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)符合分類標(biāo)準(zhǔn)，排列有序，編號準(zhǔn)確。2.卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，編目準(zhǔn)確，裝訂牢固。3.檔案盒的填寫應(yīng)清晰、規(guī)范，便于查找和管理。四、檔案匯編（一）匯編計劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要和檔案實(shí)際情況，制定檔案匯編計劃。2.匯編計劃應(yīng)明確匯編的主題、范圍、時間安排、參與人員等內(nèi)容。3.匯編計劃應(yīng)報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）匯編內(nèi)容選擇1.根據(jù)匯編主題和目的，從已整理好的檔案中篩選出具有代表性、重要性和系統(tǒng)性的文件材料。2.對入選的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步審核，確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對于內(nèi)容重復(fù)或相關(guān)性不強(qiáng)的文件，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)刪減或調(diào)整。（三）匯編方式1.按年度匯編：將每年形成的檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行匯編，形成年度檔案匯編。2.按專題匯編：圍繞特定的主題，將相關(guān)的檔案材料進(jìn)行集中匯編，形成專題檔案匯編。3.按機(jī)構(gòu)匯編：按照機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，將各部門形成的檔案分別進(jìn)行匯編，形成機(jī)構(gòu)檔案匯編。（四）匯編格式1.文字排版：采用統(tǒng)一的字體、字號、行距等排版格式，確保匯編文本的整齊、美觀。2.圖表處理：對匯編中的圖表進(jìn)行清晰標(biāo)注和排版，使其與文字內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。3.頁碼標(biāo)注：在匯編文本的每頁下方或右側(cè)標(biāo)注頁碼，便于查閱和引用。（五）匯編質(zhì)量控制1.建立匯編工作質(zhì)量審核機(jī)制，對匯編過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。2.審核人員應(yīng)具備專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗(yàn)，對匯編內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行全面審核。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給匯編人員進(jìn)行修改和完善。五、檔案編目與檢索（一）編目要求1.編制檔案目錄應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范，確保目錄的準(zhǔn)確性和一致性。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等基本信息。3.對于重要檔案或有特殊檢索需求的檔案，應(yīng)編制詳細(xì)的檢索條目，如關(guān)鍵詞索引、主題索引等。（二）檢索工具1.紙質(zhì)檢索工具：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等紙質(zhì)檢索工具，方便手工查閱。2.電子檢索工具：利用計算機(jī)軟件建立電子檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檢索系統(tǒng)功能：電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按日期檢索、按責(zé)任者檢索等，同時應(yīng)支持模糊檢索和高級檢索功能。（三）檢索系統(tǒng)維護(hù)1.定期對電子檢索系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對檢索系統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檢索系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、干燥、通風(fēng)。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，合理安排檔案的存放位置。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管：對電子檔案進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份更新。3.特殊載體檔案保管：對聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保其安全和完整。（三）保管期限管理1.嚴(yán)格按照檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行檔案保管，定期對到期檔案進(jìn)行鑒定和處置。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等的安全檢查和維護(hù)。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生檔案安全事故。七、檔案利用（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案利用符合法律法規(guī)和機(jī)關(guān)規(guī)定。2.優(yōu)先滿足機(jī)關(guān)內(nèi)部工作需要，為機(jī)關(guān)決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.在確保檔案安全和保密的前提下，積極提供檔案利用服務(wù)，滿足社會公眾的合理需求。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)等依法查閱、調(diào)取檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部利用程序機(jī)關(guān)工作人員填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、文號等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并做好利用登記。2.外部利用程序外單位填寫檔案利用申請表，并提交單位介紹信等相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.司法利用程序根據(jù)司法機(jī)關(guān)的要求，檔案管理部門按照法定程序提供相關(guān)檔案。提供檔案時應(yīng)進(jìn)行登記，并要求司法機(jī)關(guān)出具相關(guān)證明文件。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理