PAGE建立檔案保密制度意義一、總則（一）目的本檔案保密制度旨在確保公司/組織各類檔案信息的安全性、完整性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障國(guó)家和社會(huì)公共利益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、人力資源部門(mén)等，以及所有接觸、使用檔案信息的員工、合作伙伴、供應(yīng)商等相關(guān)方。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案保密意識(shí)教育，建立健全保密管理制度和措施，從源頭上預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.最小化原則嚴(yán)格限定檔案信息的知悉范圍，確保僅授權(quán)人員在履行工作職責(zé)所需的最小范圍內(nèi)接觸和使用檔案信息。4.全程管控原則對(duì)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，確保各環(huán)節(jié)安全可控。5.動(dòng)態(tài)管理原則根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化及信息技術(shù)發(fā)展等情況，及時(shí)調(diào)整和完善檔案保密制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案保密管理制度、流程和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、保管、鑒定、銷毀等工作。3.對(duì)檔案信息的安全性進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保密隱患。4.組織開(kāi)展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的保密意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)等的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作符合相關(guān)要求。6.對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出處理意見(jiàn)和建議。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交檔案。2.嚴(yán)格按照檔案保密制度的規(guī)定，對(duì)本部門(mén)保管和使用的檔案信息進(jìn)行保密管理，確保檔案信息安全。3.明確本部門(mén)檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案保密教育和培訓(xùn)，督促員工遵守檔案保密制度。4.在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，如需查閱、借閱、使用其他部門(mén)檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，自覺(jué)維護(hù)檔案信息安全。2.妥善保管本人使用的檔案信息載體，如文件、資料、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，防止丟失、損壞或被盜。3.在工作中需要接觸檔案信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。4.未經(jīng)授權(quán)，不得私自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓或銷毀檔案信息。5.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)，并采取必要措施防止損失擴(kuò)大。三、檔案保密管理措施（一）檔案收集與整理階段1.收集要求各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和真實(shí)性。在收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)和特殊處理。2.整理規(guī)范檔案管理部門(mén)應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、編目和裝訂。整理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分不同密級(jí)的檔案，避免混淆。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和管理。（二）檔案存儲(chǔ)階段1.存儲(chǔ)場(chǎng)所檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門(mén)的保密區(qū)域，對(duì)不同密級(jí)的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.存儲(chǔ)設(shè)備檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。3.存儲(chǔ)方式檔案應(yīng)按照不同的類別和密級(jí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于管理和查找。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的存放位置和數(shù)量。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)或?qū)Ｓ玫臋n案管理軟件進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和維護(hù)。（三）檔案?jìng)鬏旊A段1.傳輸方式檔案?jìng)鬏攽?yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備傳輸?shù)?。?duì)于涉及機(jī)密信息的檔案?jìng)鬏?，?yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，確保傳輸過(guò)程中的信息安全。2.傳輸審批在進(jìn)行檔案?jìng)鬏斍埃瑧?yīng)填寫(xiě)檔案?jìng)鬏攲徟?，明確傳輸?shù)臋n案內(nèi)容、傳輸對(duì)象、傳輸方式等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)審批同意。未經(jīng)審批，不得擅自傳輸檔案信息。3.傳輸記錄檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)建立傳輸記錄，記錄傳輸?shù)臅r(shí)間、地點(diǎn)、傳輸對(duì)象、傳輸內(nèi)容等信息，以備查詢和審計(jì)。傳輸記錄應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。（四）檔案利用階段1.利用權(quán)限嚴(yán)格限定檔案的利用權(quán)限，根據(jù)檔案的密級(jí)和使用目的，確定有權(quán)查閱、借閱、使用檔案的人員范圍和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、使用檔案信息。2.利用審批如需查閱、借閱、使用檔案信息，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)審批同意。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案利用，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記。3.利用場(chǎng)所檔案利用應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出規(guī)定的利用場(chǎng)所。利用場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保利用過(guò)程中的檔案信息安全。4.利用記錄檔案利用過(guò)程中，應(yīng)建立利用記錄，記錄利用的時(shí)間、地點(diǎn)、利用人員、利用內(nèi)容等信息，以備查詢和審計(jì)。利用記錄應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。（五）檔案銷毀階段1.銷毀審批檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，由檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案銷毀，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和監(jiān)督。2.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)和泄露。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎處理；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專用的擦除軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，并進(jìn)行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。3.銷毀記錄檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)建立銷毀記錄，記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、銷毀檔案內(nèi)容等信息，以備查詢和審計(jì)。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。四、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員為成員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司/組織檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.設(shè)立檔案保密舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人的隱私。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案信息的安全性，包括存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、傳輸過(guò)程的加密情況、利用場(chǎng)所的安全管理等。3.員工的檔案保密意識(shí)和技能，包括是否參加檔案保密培訓(xùn)、是否了解檔案保密制度和操作規(guī)程等。（三）檢查頻率檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)公司/組織檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，至少每半年進(jìn)行一次全面檢查。對(duì)于重點(diǎn)部門(mén)和關(guān)鍵崗位，應(yīng)增加檢查頻率，確保檔案信息安全。（四）問(wèn)題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)檔案保密監(jiān)督小組驗(yàn)收合格后方可銷號(hào)。對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案保密教育與培訓(xùn)（一）教育與培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案管理部門(mén)應(yīng)制定年度檔案保密教育與培訓(xùn)計(jì)劃，明確教育與培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、對(duì)象、時(shí)間安排等。教育與培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和員工實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）教育與培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定。2.公司/組織檔案保密制度的內(nèi)容和要求。3.檔案保密意識(shí)教育，包括保密的重要性、保密責(zé)任、保密風(fēng)險(xiǎn)等。4.檔案保密技能培訓(xùn)，如檔案整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和安全注意事項(xiàng)。5.案例分析，通過(guò)實(shí)際案例分析，提高員工對(duì)檔案保密風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和防范能力。（三）教育與培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)，定期組織全體員工參加檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部培訓(xùn)師進(jìn)行授課。2.專題培訓(xùn)，針對(duì)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，開(kāi)展專項(xiàng)檔案保密培訓(xùn)，如檔案管理人員培訓(xùn)、涉及機(jī)密信息崗位人員培訓(xùn)等。3.在線學(xué)習(xí)，利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案保密知識(shí)在線學(xué)習(xí)課程，方便員工自主學(xué)習(xí)。4.宣傳教育，通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、發(fā)放宣傳資料、內(nèi)部刊物等方式，宣傳檔案保密知識(shí)，營(yíng)造良好的保密氛圍。（四）教育與培訓(xùn)效果評(píng)估建立檔案保密教育與培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，通過(guò)考試、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)際操作等方式，對(duì)員工的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為員工績(jī)效考核和晉升的參考依據(jù)之一。對(duì)未通過(guò)培訓(xùn)考核的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，確保員工掌握必要的檔案保密知識(shí)和技能。六、檔案保密應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.事件報(bào)告一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的檔案信息、可能造成的影響等。2.應(yīng)急響應(yīng)檔案管理部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。應(yīng)急處置小組應(yīng)迅速對(duì)事件進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，并采取相應(yīng)的措施，如封鎖現(xiàn)場(chǎng)、收集證據(jù)、通知相關(guān)人員等，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。3.處置措施根據(jù)事件的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處置措施。對(duì)于輕微泄露事件，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如對(duì)泄露信息進(jìn)行追回、銷毀或加密處理等；對(duì)于嚴(yán)重泄露事件，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告事件情況，積極采取措施減少事件造成的損失和影響。4.后期處置事件處置完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事件進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析事件發(fā)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。同時(shí)，應(yīng)對(duì)應(yīng)急處置過(guò)程中涉及的檔案信息進(jìn)行清理和整理，確保檔案信息的安全和完整。（三）應(yīng)急資源保障1.建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)，儲(chǔ)備必要的應(yīng)急物資，如防護(hù)用品、存儲(chǔ)設(shè)備、加密軟件等，確保