PAGE學(xué)校檔案流轉(zhuǎn)交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案流轉(zhuǎn)交接工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在檔案形成、流轉(zhuǎn)、交接過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案流轉(zhuǎn)交接過程中要確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠，如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，整理規(guī)范，便于查找和使用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.及時(shí)性原則：檔案流轉(zhuǎn)交接工作應(yīng)及時(shí)、高效，確保檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成流轉(zhuǎn)和交接，不影響學(xué)校工作的正常開展。二、檔案流轉(zhuǎn)交接工作的組織與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為全校檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校檔案流轉(zhuǎn)交接工作，對各部門、各單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門、各單位職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案流轉(zhuǎn)交接工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。督促本部門工作人員及時(shí)整理、歸檔各類文件資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間的檔案流轉(zhuǎn)交接事宜，保證檔案流轉(zhuǎn)交接工作的順利進(jìn)行。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。按照規(guī)定的時(shí)間和程序，將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室或其他需要接收檔案的部門，并辦理交接手續(xù)。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和維護(hù)，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。積極配合學(xué)校綜合檔案室及其他部門的檔案查閱、利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案流轉(zhuǎn)交接流程（一）檔案形成與收集1.學(xué)校各部門、各單位在工作活動中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，由承辦人員負(fù)責(zé)收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理。2.承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將收集到的檔案材料移交本部門檔案管理人員。移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。（二）檔案整理與分類1.各部門檔案管理人員收到承辦人員移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類。2.檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持同一問題、同一來源、同一時(shí)間的文件材料集中在一起，便于查找和利用。常見的分類方法包括年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等，學(xué)校可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的分類方法。（三）檔案編目與裝訂1.整理分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確，便于檢索。2.對紙張破損、字跡模糊或易褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。同時(shí)，按照檔案裝訂要求，將檔案材料進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。（四）檔案移交1.各部門檔案管理人員在完成檔案整理、編目、裝訂等工作后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交學(xué)校綜合檔案室。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清冊》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.《檔案移交清冊》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限、密級等信息，并注明移交部門、接收部門、移交時(shí)間等內(nèi)容。3.學(xué)校綜合檔案室在收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。核對無誤后，在《檔案移交清冊》上加蓋公章，并將其中一份返還移交部門留存。（五）檔案接收1.學(xué)校綜合檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理的要求，對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查和驗(yàn)收。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量、編目情況等。2.對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回移交部門，要求其補(bǔ)充或重新整理。待檔案符合要求后，再辦理移交手續(xù)。3.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)將接收的檔案按照規(guī)定的保管期限和分類方法進(jìn)行存放，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管。（六）檔案流轉(zhuǎn)過程中的特殊情況處理1.因工作需要，檔案在學(xué)校內(nèi)部不同部門之間臨時(shí)流轉(zhuǎn)時(shí)，流轉(zhuǎn)部門應(yīng)填寫《檔案臨時(shí)流轉(zhuǎn)登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、預(yù)計(jì)流轉(zhuǎn)時(shí)間等信息，并經(jīng)流轉(zhuǎn)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案臨時(shí)流轉(zhuǎn)結(jié)束后，流轉(zhuǎn)部門應(yīng)及時(shí)將檔案歸還接收部門，并辦理歸還手續(xù)。接收部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與流轉(zhuǎn)部門溝通解決。3.如遇檔案丟失、損壞、泄密等特殊情況，相關(guān)部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找、補(bǔ)救和報(bào)告，并按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)對檔案進(jìn)行清理和補(bǔ)充，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性不受影響。四、檔案流轉(zhuǎn)交接的時(shí)間規(guī)定（一）日常檔案移交時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交學(xué)校綜合檔案室。如有特殊情況需要延期移交，應(yīng)提前向?qū)W校綜合檔案室說明原因，并經(jīng)同意后方可延期。（二）重大活動或項(xiàng)目檔案移交時(shí)間對于學(xué)校組織的重大活動或重點(diǎn)項(xiàng)目，承辦部門應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)，將形成的檔案整理移交學(xué)校綜合檔案室。（三）檔案臨時(shí)流轉(zhuǎn)期限檔案臨時(shí)流轉(zhuǎn)期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如有特殊情況需要延長流轉(zhuǎn)期限，應(yīng)提前向接收部門申請，并經(jīng)同意后方可延長。五、檔案流轉(zhuǎn)交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案流轉(zhuǎn)交接工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案流轉(zhuǎn)交接制度的執(zhí)行情況，包括檔案形成、收集、整理、分類、編目、移交、接收等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況，是否認(rèn)真做好檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。3.檔案保管條件和設(shè)施設(shè)備情況，是否滿足檔案保管的要求，有無安全隱患。4.檔案查閱、利用情況，是否按照規(guī)定辦理查閱、利用手續(xù)，有無違規(guī)查閱、利用檔案的現(xiàn)象。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案流轉(zhuǎn)交接工作檢查，對各部門檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地查看和資料審查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對部分部門的檔案流轉(zhuǎn)交接工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問題整改1.監(jiān)督檢查小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門發(fā)出《檔案流轉(zhuǎn)交接工作整改通知書》，明確指出問題所在，并要求限期整改。2.被檢查部門應(yīng)針對存在的問題，制定切實(shí)可行的整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況書面報(bào)告學(xué)校檔案工作監(jiān)督檢查小組。3.學(xué)校檔案工作監(jiān)督檢查小組應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門，將進(jìn)行通報(bào)批評，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案流轉(zhuǎn)交接工作的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)交接工作的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、歸還等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.各部門檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。（三）信息化流轉(zhuǎn)交接流程1.在檔案流轉(zhuǎn)交接過程中，相關(guān)部門應(yīng)通過檔案管理信息系統(tǒng)辦理交接手續(xù)。移交部門在系統(tǒng)中提交檔案移交申請，填寫《檔案移交清冊》等相關(guān)信息，并上傳檔案電子文件。2.接收部門在系統(tǒng)中收到移交申請后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核確認(rèn)。審核通過后，雙方在系統(tǒng)中完成電子簽名，完成檔案的信息化流轉(zhuǎn)交接。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)記錄檔案流轉(zhuǎn)交接的全過程，包括移交時(shí)間、接收時(shí)間、移交部門、接收部門、檔案名稱、數(shù)量等信息，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）信息化查閱與利用1.學(xué)校工作人員如需查閱檔案，應(yīng)通過檔案管理信息系統(tǒng)提交查閱申請，注明查閱目的、查閱范圍等信息。經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可進(jìn)行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在系統(tǒng)中記錄查閱情況，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)。3.對于需要借閱檔案的情況，借閱人員應(yīng)在系統(tǒng)中提交借閱申請，經(jīng)審批同意后，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在系統(tǒng)中進(jìn)行歸還登記。七、檔案流轉(zhuǎn)交接工作的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃學(xué)校綜合檔案室應(yīng)制定檔案流轉(zhuǎn)交接工作培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員及相關(guān)工作人員參加培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員了解檔案管理的相關(guān)要求和規(guī)范。2.檔案流轉(zhuǎn)交接制度和流程，熟悉檔案形成、收集、整理、分類、編目、移交、接收等環(huán)節(jié)的具體操作方法。3.檔案信息化管理知識和技能，掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用。4.檔案安全保密知識，增強(qiáng)工作人員的保密意識，確保檔案信息安全。（三）宣傳工作1.學(xué)校應(yīng)通過多種渠道，如校園網(wǎng)、宣傳欄、培訓(xùn)講座等，宣傳檔案流