PAGE衛(wèi)生協(xié)管分戶檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生協(xié)管工作的規(guī)范化、精細(xì)化管理，提高衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)水平，保障公眾健康權(quán)益，特制定本分戶檔案制度。本制度旨在通過建立完善的分戶檔案體系，全面、準(zhǔn)確地記錄衛(wèi)生協(xié)管相關(guān)信息，為衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作提供有力的數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)，確保各項(xiàng)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管任務(wù)得以有效落實(shí)。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生協(xié)管分戶檔案管理工作。涵蓋了轄區(qū)內(nèi)各類公共場(chǎng)所、飲用水衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、傳染病防治等衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管領(lǐng)域的相關(guān)單位和個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)記錄，確保信息的真實(shí)性和可靠性，不得虛構(gòu)、篡改相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。2.完整性原則：全面收集與衛(wèi)生協(xié)管相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要內(nèi)容。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的建立、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及被管理對(duì)象的隱私信息和商業(yè)秘密予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.動(dòng)態(tài)更新原則：根據(jù)衛(wèi)生協(xié)管工作的進(jìn)展和實(shí)際情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容與分類（一）基本信息1.單位/個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶基本情況名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人或負(fù)責(zé)人姓名、身份證號(hào)碼等。經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)面積等。2.衛(wèi)生許可證信息許可證編號(hào)、發(fā)證機(jī)關(guān)、發(fā)證日期、有效期等。3.從業(yè)人員信息健康證持有情況，包括姓名、性別、年齡、崗位、健康證編號(hào)、發(fā)證日期、有效期等。衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)情況，培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。（二）衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檢查記錄1.日常巡查記錄巡查日期、巡查人員、巡查內(nèi)容（包括場(chǎng)所衛(wèi)生狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、消毒情況、環(huán)境衛(wèi)生等）、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況。2.專項(xiàng)檢查記錄根據(jù)不同衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管領(lǐng)域開展的專項(xiàng)檢查，如飲用水衛(wèi)生專項(xiàng)檢查、學(xué)校衛(wèi)生專項(xiàng)檢查等。記錄專項(xiàng)檢查的時(shí)間、范圍、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況。3.投訴舉報(bào)處理記錄投訴舉報(bào)日期及來源（電話、信件、網(wǎng)絡(luò)等）、被投訴舉報(bào)對(duì)象、投訴舉報(bào)內(nèi)容、處理過程及結(jié)果、反饋情況等。（三）衛(wèi)生設(shè)施與設(shè)備檔案1.衛(wèi)生設(shè)施清單包括消毒設(shè)施、通風(fēng)設(shè)施、給排水設(shè)施、防蠅防鼠設(shè)施等的名稱、型號(hào)、數(shù)量、安裝位置等。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄維護(hù)日期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維護(hù)結(jié)果等，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，符合衛(wèi)生要求。（四）衛(wèi)生管理制度檔案1.衛(wèi)生管理制度文本包括衛(wèi)生責(zé)任制度、衛(wèi)生檢查制度、消毒制度、從業(yè)人員健康管理制度、食品采購(gòu)索證索票制度等各項(xiàng)衛(wèi)生管理制度的具體內(nèi)容。2.制度執(zhí)行情況記錄對(duì)各項(xiàng)衛(wèi)生管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，如檢查頻率、執(zhí)行效果、存在問題及改進(jìn)措施等。（五）培訓(xùn)與宣傳檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃與記錄制定針對(duì)不同從業(yè)人員的衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，記錄培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、參加培訓(xùn)人員名單及簽到情況等。2.宣傳活動(dòng)記錄開展衛(wèi)生協(xié)管相關(guān)宣傳活動(dòng)的記錄，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、形式、宣傳內(nèi)容、參與人數(shù)等，評(píng)估宣傳效果。（六）行政處罰與整改檔案1.行政處罰記錄若被管理對(duì)象存在違反衛(wèi)生法律法規(guī)的行為，記錄行政處罰決定書編號(hào)、處罰日期、處罰依據(jù)、處罰內(nèi)容等。2.整改記錄針對(duì)行政處罰或日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，記錄整改措施、整改期限、整改責(zé)任人、整改完成情況及復(fù)查結(jié)果等。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.首次建檔衛(wèi)生協(xié)管員在開展衛(wèi)生協(xié)管工作時(shí)，首次接觸被管理對(duì)象，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)基本信息，按照檔案內(nèi)容分類要求，建立分戶檔案的基本框架。對(duì)于新開業(yè)的單位或個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶，在其取得衛(wèi)生許可證后，立即啟動(dòng)建檔工作。2.信息補(bǔ)充與完善在日常巡查、專項(xiàng)檢查、投訴舉報(bào)處理等工作過程中，衛(wèi)生協(xié)管員應(yīng)及時(shí)將發(fā)現(xiàn)的新信息補(bǔ)充到分戶檔案中，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。定期對(duì)檔案進(jìn)行梳理，對(duì)缺失或不準(zhǔn)確的信息進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充。（二）收集渠道1.現(xiàn)場(chǎng)檢查衛(wèi)生協(xié)管員通過實(shí)地走訪被管理對(duì)象，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，直接獲取相關(guān)信息，如衛(wèi)生設(shè)施狀況、從業(yè)人員健康證情況等，并記錄在檔案中。2.被管理對(duì)象提供要求被管理對(duì)象按照檔案建立要求，主動(dòng)提供相關(guān)資料，如衛(wèi)生許可證復(fù)印件、從業(yè)人員健康證原件及復(fù)印件、衛(wèi)生管理制度文本等，并對(duì)提供資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.其他部門共享與相關(guān)部門建立信息共享機(jī)制，如與衛(wèi)生行政部門、市場(chǎng)監(jiān)管部門、教育部門等共享部分信息，避免重復(fù)收集，提高工作效率。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰按照檔案內(nèi)容分類，將各項(xiàng)資料進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放，便于查找和管理。2.資料齊全檢查每份檔案資料是否齊全，對(duì)于缺失的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，保證檔案的完整性。3.規(guī)范裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范裝訂，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒，按照順序排列，確保整齊美觀。（二）歸檔方法1.年度歸檔以自然年度為單位，將當(dāng)年建立和更新的分戶檔案進(jìn)行集中歸檔。每個(gè)年度的檔案單獨(dú)存放，并在檔案盒或檔案夾上標(biāo)明年度。2.分戶歸檔按照被管理對(duì)象的名稱，為每個(gè)單位或個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶建立獨(dú)立的分戶檔案，將該戶的所有檔案資料集中歸檔在一起，便于對(duì)單個(gè)對(duì)象的衛(wèi)生協(xié)管情況進(jìn)行全面了解。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.長(zhǎng)期保存涉及行政處罰、重大衛(wèi)生問題及整改情況等重要檔案資料，應(yīng)長(zhǎng)期保存，保存期限不少于[X]年。2.定期保存其他一般性檔案資料，如日常巡查記錄、衛(wèi)生設(shè)施維護(hù)記錄等，保存期限為[X]年。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。2.電子檔案存儲(chǔ)建立電子檔案管理系統(tǒng)，將分戶檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存放在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱分戶檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)對(duì)查閱的檔案內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱分戶檔案的，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、檔案更新與動(dòng)態(tài)管理（一）定期更新1.季度更新衛(wèi)生協(xié)管員每季度對(duì)分戶檔案進(jìn)行一次全面更新，重點(diǎn)更新衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檢查記錄、衛(wèi)生設(shè)施與設(shè)備維護(hù)記錄、從業(yè)人員信息等內(nèi)容。2.年度更新每年年底對(duì)分戶檔案進(jìn)行年度總結(jié)更新，包括對(duì)全年衛(wèi)生協(xié)管工作情況的梳理、檔案資料的完整性檢查、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等。同時(shí)，根據(jù)下一年度衛(wèi)生協(xié)管工作計(jì)劃，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整和補(bǔ)充。（二）動(dòng)態(tài)管理機(jī)制1.信息跟蹤對(duì)被管理對(duì)象的衛(wèi)生狀況、經(jīng)營(yíng)情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握其動(dòng)態(tài)變化。如發(fā)現(xiàn)單位或個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶有變更名稱、地址、經(jīng)營(yíng)范圍等情況，應(yīng)及時(shí)在檔案中進(jìn)行更新。2.問題預(yù)警通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，對(duì)可能出現(xiàn)的衛(wèi)生問題進(jìn)行預(yù)警。例如，對(duì)于多次出現(xiàn)衛(wèi)生問題且整改不力的單位或個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶，提前采取針對(duì)性的監(jiān)管措施，加強(qiáng)巡查頻率和力度，防止問題進(jìn)一步惡化。七、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能需求衛(wèi)生協(xié)管分戶檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。同時(shí)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。2.系統(tǒng)安全保障加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.專人負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生協(xié)管分戶檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉系統(tǒng)操作流程和檔案管理要求。2.數(shù)據(jù)審核對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。審核人員應(yīng)定期對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行修改。八、檔案質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)容準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)記錄清晰、完整，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤信息或遺漏重要內(nèi)容。2.格式規(guī)范性檔案資料的格式應(yīng)符合規(guī)定要求，如紙張大小、字體字號(hào)、排版格式等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。3.邏輯一致性：檔案內(nèi)容之間應(yīng)邏輯連貫，相互印證，不存在矛盾或沖突之處。（二）質(zhì)量檢查與考核1.定期檢查定期對(duì)分戶檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查頻率為每[X]月一次。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性等。2.考核機(jī)制建立檔案質(zhì)量考核機(jī)制，將檔案質(zhì)量納入衛(wèi)生協(xié)管員的績(jī)效考核指標(biāo)體系。對(duì)檔案質(zhì)量不符合要求的衛(wèi)生協(xié)管員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)、通報(bào)批評(píng)等；對(duì)檔案質(zhì)量?jī)?yōu)秀的人員