PAGE社區(qū)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案安全管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等安全事故發(fā)生。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案安全管理流程，提高管理水平。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為社區(qū)各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)成立社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，分管副主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案安全管理工作，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題。設(shè)立社區(qū)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理社區(qū)各類(lèi)檔案。（二）人員職責(zé)1.社區(qū)主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)社區(qū)檔案安全管理工作，將檔案管理工作納入社區(qū)整體工作計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，研究部署檔案安全管理工作，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問(wèn)題。監(jiān)督檢查檔案管理工作制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.分管副主任職責(zé)協(xié)助社區(qū)主任做好檔案安全管理工作，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施和日常管理。制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程，確保檔案安全。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、霉變等。按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時(shí)歸還檔案，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.各部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門(mén)檔案資料的齊全、完整。督促本部門(mén)工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，按照規(guī)定時(shí)間移交檔案室。配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成的文件材料，包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員名冊(cè)、黨組織活動(dòng)記錄等。2.社區(qū)居委會(huì)工作中形成的文件材料，包括社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、居民會(huì)議記錄、社區(qū)服務(wù)記錄等。3.社區(qū)各類(lèi)組織活動(dòng)中形成的文件材料，如志愿者活動(dòng)記錄、文化活動(dòng)記錄、體育活動(dòng)記錄等。4.社區(qū)居民信息檔案，包括居民基本情況登記表、家庭情況登記表、居民訴求記錄等。5.社區(qū)財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.社區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.其他與社區(qū)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)工作中形成的文件材料，確保檔案資料的全程跟蹤和完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，對(duì)辦理完畢的文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理歸檔，不得積壓或遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、合理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.社區(qū)檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為檔案保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序排列，存放在檔案柜或檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，實(shí)行雙套制備份，一份存儲(chǔ)在檔案室，另一份異地存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全。3.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)、定期檢查等。（三）保管期限1.社區(qū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件材料。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括社區(qū)一般性工作文件、居民信息檔案等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性工作文件、一般性事務(wù)文件等。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，及時(shí)調(diào)整保管期限。（四）保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，一般每月檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)檔案保管設(shè)備和設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。五、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.社區(qū)居民因個(gè)人需要查閱與其自身相關(guān)的檔案資料。3.上級(jí)主管部門(mén)、其他單位或個(gè)人因工作需要查閱社區(qū)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.社區(qū)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.社區(qū)居民查閱與其自身相關(guān)的檔案資料，應(yīng)持有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)居委會(huì)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.上級(jí)主管部門(mén)、其他單位或個(gè)人查閱社區(qū)檔案，應(yīng)出具單位介紹信或有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案資料，需經(jīng)社區(qū)主任批準(zhǔn)。4.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并做好查閱、借閱登記工作。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱期限等。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。2.查閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。4.利用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，如已過(guò)時(shí)效的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存，并重新確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出檔案清單，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組對(duì)提交鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定小組將鑒定意見(jiàn)報(bào)社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)。4.對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)由社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組指定，負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀徹底、安全。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定社區(qū)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案數(shù)字化加工1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于長(zhǎng)期保存和利用。2.檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，檢測(cè)合格后，方可進(jìn)行存儲(chǔ)和利用。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的用戶(hù)管理制度，嚴(yán)格用戶(hù)權(quán)限管理，防止非法訪(fǎng)問(wèn)和操作。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、保障措施等內(nèi)容，確保在檔案安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即報(bào)告社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并采取必要的應(yīng)急措施，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、搶救檔案等，防止事故擴(kuò)大。2.社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行事故調(diào)查和處置