PAGE工會(huì)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會(huì)檔案管理，確保工會(huì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門、各基層工會(huì)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由工會(huì)綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映工會(huì)工作的歷史和現(xiàn)狀。3.方便利用原則建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，為工會(huì)工作和會(huì)員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立工會(huì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由工會(huì)主席擔(dān)任組長，副主席擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合辦公室綜合辦公室是工會(huì)檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定工會(huì)各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.編制檔案檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，為工會(huì)工作和會(huì)員提供檔案利用服務(wù)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工會(huì)會(huì)員的檔案意識(shí)。5.對所屬各部門、各基層工會(huì)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉工會(huì)工作業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管、借閱、歸還等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類工會(huì)檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括工會(huì)組織建設(shè)、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工運(yùn)理論研究等方面的文件材料。2.行政管理類：包括工會(huì)機(jī)關(guān)的行政事務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的文件材料。3.勞動(dòng)保護(hù)類：包括勞動(dòng)安全衛(wèi)生、女職工特殊保護(hù)、勞動(dòng)爭議調(diào)解等方面的文件材料。4.民主管理類：包括職工代表大會(huì)、廠務(wù)公開、平等協(xié)商集體合同等方面的文件材料。5.生產(chǎn)經(jīng)營類：包括勞動(dòng)競賽、合理化建議、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。6.生活福利類：包括職工生活困難補(bǔ)助、職工療養(yǎng)、職工文化體育活動(dòng)等方面的文件材料。7.財(cái)務(wù)工作類：包括工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的文件材料。8.會(huì)員管理類：包括會(huì)員入會(huì)、轉(zhuǎn)會(huì)、退會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)等方面的文件材料。9.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類：包括工會(huì)及會(huì)員獲得的各類榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)證書等文件材料。10.其他類：不屬于上述各類的其他文件材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)方法如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：按照檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群工作類。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”。例如，一份2023年黨群工作類的第5份文件，其編號(hào)為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告等。2.各基層工會(huì)在組織建設(shè)、會(huì)員管理、勞動(dòng)競賽、民主管理、生活福利等方面形成的文件材料。3.工會(huì)及會(huì)員獲得榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)文件材料。4.其他與工會(huì)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各基層工會(huì)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.編目：對每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，編制檔案檢索工具。4.裝訂：對破損、散頁的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份或異地存放等措施，防止檔案丟失或損壞。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中查閱檔案，為決策、工作參考等提供依據(jù)。2.會(huì)員查閱本人的檔案材料，如入會(huì)申請表、會(huì)員證等。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱工會(huì)檔案，須經(jīng)工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期。（三）利用服務(wù)檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案利用者，積極提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。對利用檔案過程中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真解答，做好記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會(huì)綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.分析比較法：通過與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值。3.效益評估法：從檔案對工會(huì)工作和會(huì)員的利用效益等方面進(jìn)行評估，確定其價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要文件、法規(guī)性文件、政策性文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等具有永久保存價(jià)值。2.一般文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等具有長期保存價(jià)值。3.臨時(shí)性文件、一般性通知等具有短期保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等，形成電子檔案。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等，確保檔案信息的安全。