PAGE檔案制度優(yōu)化建設(shè)方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案制度優(yōu)化建設(shè)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司各部門及員工對(duì)檔案的利用需求。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。4.積極開展檔案編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。3.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、履歷表、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。4.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司科技檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。6.公司業(yè)務(wù)檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、業(yè)務(wù)合同、營(yíng)銷活動(dòng)記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改或偽造。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。4.檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，采用“件”的整理方式，將每份文件作為一個(gè)保管單位，進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫備考表。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件形成的階段進(jìn)行排列，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究文件、技術(shù)文件、驗(yàn)收文件等，分別進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案整理：按照員工類別進(jìn)行分類，每個(gè)員工檔案包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職稱評(píng)審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、勞動(dòng)合同等，按照材料形成時(shí)間順序排列，進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫檔案目錄和備考表。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄和備考表。5.業(yè)務(wù)檔案整理：按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，每個(gè)業(yè)務(wù)類型下再按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排列，包括市場(chǎng)調(diào)研、客戶開發(fā)、業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)形成的文件資料，分別進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫卷內(nèi)目錄和備考表。四、檔案保管與存儲(chǔ)（一）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.具體檔案保管期限的劃分按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別、保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案存儲(chǔ)：聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，如照片、錄音帶、錄像帶等，并建立相應(yīng)的目錄索引，注明拍攝時(shí)間地點(diǎn)、人物事件等信息。（三）檔案保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作過程中，因工作需要查閱檔案資料。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究、工作等原因，需要查閱本人檔案或其他相關(guān)檔案資料。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱公司檔案資料。（二）檔案借閱流程1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。將申請(qǐng)表交公司檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記薄上登記。借閱人憑有效證件到檔案庫(kù)房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并監(jiān)督借閱人在指定地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。借閱人借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在檔案借閱登記薄上注銷登記。2.外部借閱：外部單位因工作需要查閱公司檔案資料，應(yīng)提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等信息，并加蓋單位公章。公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與查閱單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確查閱單位的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。查閱單位指定專人到公司檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并監(jiān)督查閱人在指定地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過程中，檔案管理人員不得離開現(xiàn)場(chǎng)。查閱完畢后，查閱單位應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在檔案查閱登記薄上注銷登記，并收回《檔案查閱保密協(xié)議》。（三）檔案利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案資料，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或公開。2.檔案利用過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文件、資料等，可予以銷毀。3.對(duì)雖未超過保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，可提前銷毀。（三）檔案銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核鑒定，經(jīng)鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批記錄、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理：建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故發(fā)生。（三）檔案信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.準(zhǔn)備階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）：開展檔案數(shù)字化加工設(shè)備選型、軟件采購(gòu)、人員培訓(xùn)等準(zhǔn)備工作。3.實(shí)施階段（[具體時(shí)間區(qū)間3]）：按照規(guī)劃要求，組織實(shí)施檔案數(shù)字化加工、檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)等工作。4.驗(yàn)收階段（[具體時(shí)間區(qū)間4]）：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。5.運(yùn)行維護(hù)階段（長(zhǎng)期）：對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行日常運(yùn)行維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤