PAGE加強(qiáng)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量不受影響。5.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際需要，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供檔案信息支持。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和安全。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案整理后移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門相關(guān)的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)材料等。3.會計(jì)檔案包含會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案包括員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、工資福利等相關(guān)材料。5.其他檔案如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（獎杯、證書、紀(jì)念品等）以及公司/組織在其他工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門和個人應(yīng)在工作完成后及時將檔案材料移交兼職檔案員，兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的材料及時退回形成部門或個人進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案材料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類等；科技檔案可按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意去除金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。4.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、來源等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和分類存儲，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。3.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)進(jìn)行沖印和裝裱，錄音錄像資料應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊并妥善存放。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年，如一般性的會議文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下，如臨時性的通知、一般性的報(bào)表等。（四）檔案的檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面的清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對于破損、褪色、變質(zhì)等受損的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱利用。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱利用。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，外單位查閱須經(jīng)公司/組織保密部門同意，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.員工因個人需要查閱本人人事檔案的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外單位查閱檔案的，需提供單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行綜合評估。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，了解檔案的利用情況和重要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.檔案信息資源整合整合公司/組織內(nèi)部各部門的檔案信息資源，打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和