PAGE集團財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強集團財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關財務檔案管理的規(guī)定，結合集團實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的財務檔案管理工作。（三）定義財務檔案是指集團在各項財務活動中形成的具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務相關的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：集團財務檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，由集團總部財務部門負責制定統(tǒng)一的財務檔案管理制度，并對全集團的財務檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。2.真實完整原則：財務檔案應如實反映集團財務活動的全過程，確保檔案內容的真實性、準確性和完整性。3.安全保密原則：加強財務檔案的安全保護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保財務檔案信息的安全。4.有效利用原則：充分發(fā)揮財務檔案的作用，提高檔案的利用效率，為集團的財務管理、決策支持和經濟活動提供依據(jù)。二、財務檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、成本計算單、出入庫單等各類原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制而成的記賬憑證，應注明日期、編號、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等內容。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目設置的總分類賬，反映集團財務狀況的總括情況。2.明細賬：按照明細科目設置的分類賬，詳細記錄各項經濟業(yè)務的發(fā)生情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬：如固定資產明細賬、往來賬款明細賬、成本費用明細賬等，根據(jù)管理需要設置的補充賬簿。（三）財務報告1.月度財務報告：包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等月度報表及附注。2.季度財務報告：在月度財務報告的基礎上，增加季度財務分析報告。3.年度財務報告：包括年度資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表及附注、年度財務分析報告等。（四）其他財務資料1.財務預算與決算資料：包括年度財務預算編制、執(zhí)行情況報告及決算報告等。2.財務審計報告：包括內部審計報告、外部審計報告等。3.稅務資料：包括納稅申報表、稅務審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財務制度與文件：集團制定的財務管理制度、辦法、規(guī)定等文件。5.財務合同與協(xié)議：與財務相關的各類合同、協(xié)議，如借款合同、擔保合同、投資協(xié)議等。6.財務工作底稿：財務人員在進行財務核算、審計、稅務申報等工作過程中形成的工作記錄和底稿。（五）歸檔要求1.財務檔案應按照分類標準進行整理，同類檔案應按照時間順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.會計憑證應按月裝訂成冊，每冊厚度應適中，一般不超過2厘米。裝訂時應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等內容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內容進行整理、裝訂，并加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內容。4.財務報告應按照規(guī)定的格式和內容進行編制，并加蓋單位公章、財務負責人和單位負責人印章。年度財務報告應裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、報告種類等內容。5.在歸檔過程中，應確保財務檔案的原件完整，如需復制，應注明復制日期、復制人，并加蓋單位公章。6.財務檔案應及時歸檔，歸檔時間一般不得超過次年一季度。對于重大財務事項的檔案，應在事項結束后及時歸檔。三、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算資料的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或30年。2.其他財務資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般為5年至永久保存。（二）保管地點1.集團總部財務檔案應集中存放在集團指定的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全保管條件。2.所屬各子公司、分公司應設立專門的財務檔案室或檔案專柜，負責保管本單位的財務檔案，并指定專人負責檔案管理工作。（三）保管要求1.財務檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.檔案室應建立健全檔案保管制度，定期對財務檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。3.對于電子財務檔案，應按照國家有關規(guī)定進行存儲和管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。電子檔案應備份存儲在不同介質上，并定期進行檢查和維護。4.財務檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀、涂改財務檔案。如需查閱、借閱財務檔案，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。四、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.集團內部人員查閱財務檔案，應根據(jù)工作需要，經所在部門負責人批準后，到財務檔案室查閱。2.外部單位查閱集團財務檔案，應持有單位介紹信，并經集團總部財務部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，應有專人在場陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照財務檔案。（二）借閱手續(xù)1.集團內部人員借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等內容，經所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的財務檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改或損壞。借閱期滿后，應及時歸還所借閱的檔案。（三）查閱與借閱登記1.財務檔案室應建立健全財務檔案查閱與借閱登記制度，對查閱和借閱的時間、人員、檔案名稱、數(shù)量、用途等情況進行詳細記錄。2.查閱和借閱登記記錄應妥善保管，以備查考。五、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財務檔案，經鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.因保管不善等原因造成財務檔案損壞或丟失，無法繼續(xù)保存的，經批準后可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務部門提出財務檔案銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內容，并附銷毀清單。2.財務部門負責人對銷毀申請進行審核，簽署意見后報集團分管領導審批。3.集團分管領導批準后，由財務部門會同檔案管理部門共同組織銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應一式三份，分別由財務部門、檔案管理部門和集團審計部門留存?zhèn)洳?。（三）特殊情況處理1.對于涉及未結清債權債務關系的原始憑證，在保管期滿后不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。六、財務檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門集團審計部門負責對全集團財務檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.財務檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的分類、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.財務檔案的真實性、完整性和準確性，檢查檔案內容是否與實際財務活動相符，是否存在篡改、偽造等情況。3.財務檔案的安全保管情況，包括檔案室的安全設施、檔案的存儲介質、防火防潮防蟲等措施是否落實到位。4.財務檔案管理人員履行職責情況，檢查檔案管理人員是否具備相應的專業(yè)知識和技能，是否認真負責地開展檔案管理工作。（三）檢查結果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。2.責任單位應按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責任人，認真組織整改，并在規(guī)定期限內將整改情況書面報告集團審計部門。3.對于整改不力或拒不整改的單位和