PAGE司法檔案委托保管制度一、總則（一）目的為規(guī)范司法檔案委托保管工作，確保司法檔案的安全、完整和有效利用，保障司法工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接受司法機(jī)關(guān)委托，對司法檔案進(jìn)行保管的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及司法檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保委托保管工作合法合規(guī)。2.安全保密原則采取必要的安全措施，保障司法檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。3.規(guī)范管理原則建立健全科學(xué)合理的管理制度和流程，對司法檔案的接收、整理、存儲、查閱、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。4.高效服務(wù)原則以服務(wù)司法工作為宗旨，為司法機(jī)關(guān)提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，滿足其工作需求。二、委托保管職責(zé)分工（一）委托方職責(zé)1.明確委托保管的司法檔案范圍、期限等具體要求，并以書面形式告知受托方。2.按照約定及時向受托方提供委托保管所需的相關(guān)材料和信息。3.對受托方的檔案保管工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出意見和建議。4.按照約定支付委托保管費(fèi)用。（二）受托方職責(zé)1.設(shè)立專門的司法檔案保管部門或崗位，配備具備專業(yè)知識和技能的管理人員。2.依據(jù)本制度及委托方要求，制定具體的檔案保管工作方案和操作規(guī)程。3.負(fù)責(zé)司法檔案的接收、驗(yàn)收、整理、編目、存儲、保管、查閱服務(wù)等工作。4.定期對司法檔案保管情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。5.向委托方報(bào)告檔案保管工作情況，接受委托方的監(jiān)督檢查和考核評價(jià)。6.保守司法檔案涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。三、司法檔案接收與驗(yàn)收（一）接收準(zhǔn)備1.受托方在接到委托方的檔案移交通知后，應(yīng)提前做好接收準(zhǔn)備工作，包括安排接收場地、準(zhǔn)備接收設(shè)備和工具、組織接收人員培訓(xùn)等。2.接收人員應(yīng)熟悉司法檔案的相關(guān)內(nèi)容和接收要求，掌握檔案管理的基本知識和技能。（二）檔案交接1.委托方與受托方應(yīng)按照約定的時間、地點(diǎn)和方式進(jìn)行檔案交接。交接時，雙方應(yīng)填寫檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.交接清單應(yīng)由雙方經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)，并加蓋單位公章。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案的完整性驗(yàn)收檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏件等情況。2.檔案的質(zhì)量驗(yàn)收檢查檔案的紙張質(zhì)量、字跡清晰度、裝訂規(guī)范性等是否符合要求。3.檔案的真實(shí)性驗(yàn)收對檔案的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確保檔案信息真實(shí)可靠。（四）驗(yàn)收結(jié)果處理1.如驗(yàn)收合格，受托方應(yīng)在檔案交接清單上注明“驗(yàn)收合格”字樣，并及時將檔案入庫保管。2.如驗(yàn)收不合格，受托方應(yīng)及時通知委托方，說明不合格原因，并要求委托方限期整改或補(bǔ)充完善相關(guān)檔案。整改或補(bǔ)充完善后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格。四、司法檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循司法檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)司法檔案的類別、年度、保管期限等因素進(jìn)行分類。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.裝訂對零散的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編頁對檔案的頁面進(jìn)行編號，便于統(tǒng)計(jì)和查閱。（三）編目要求1.編制檔案目錄檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。2.建立電子索引將檔案目錄錄入電子系統(tǒng)，建立電子索引，便于快速查詢和利用。五、司法檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）存儲方式1.采用密集架存儲檔案，提高庫房空間利用率。2.對不同類別的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的出入庫情況。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色等檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止安全事故的發(fā)生。六、司法檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱委托保管的司法檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.其他單位或個人因特殊原因需要查閱司法檔案的，應(yīng)經(jīng)委托方同意，并按照相關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請查閱單位或個人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.申請審批受托方對查閱申請表進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱登記查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱服務(wù)受托方應(yīng)按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。5.查閱歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還受托方，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）利用限制1.查閱人員不得擅自涂改、抽取檔案內(nèi)容。2.不得泄露檔案涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。3.不得將檔案用于非司法工作目的。七、司法檔案保密與安全管理（一）保密制度1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對檔案查閱場所進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人提供檔案信息。（二）安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.加強(qiáng)對檔案庫房、查閱場所等重點(diǎn)部位的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。3.定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。4.制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。八、司法檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立司法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為司法工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的數(shù)據(jù)錄入設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對司法檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。4.加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。九、司法檔案委托保管期限與終止（一）保管期限1.司法檔案的委托保管期限應(yīng)根據(jù)委托方的要求和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定。2.保管期限屆滿后，如需繼續(xù)保管，委托方應(yīng)與受托方重新簽訂委托保管協(xié)議。（二）終止情形1.委托保管期限屆滿，雙方未續(xù)簽委托保管協(xié)議的。2.委托方提前解除委托保管協(xié)議的。3.因不可抗力等原因?qū)е挛斜９軈f(xié)議無法繼續(xù)履行的。（三）終止程序1.委托方或受托方提出終止委托保管協(xié)議的書面通知。2.雙方按照約定進(jìn)行檔案交接和清理工作。3.受托方將檔案移交給委托方，并辦理相關(guān)手續(xù)。十、監(jiān)督檢查與考核評價(jià)（一）監(jiān)督檢查1.委托方應(yīng)定期對受托方的檔案保管工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管情況、查閱利用情況、安全保密情況等。2.受托方應(yīng)定期對本單位的檔案保管工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。（二）考核評價(jià)1.委托方