PAGE醫(yī)院檔案健全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面形成的檔案資料，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理科室，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的具體管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全完整。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作提供檔案信息服務(wù)。6.對(duì)各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.積極開展檔案工作的交流與合作，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平。三、檔案分類及歸檔范圍（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等八大類。（二）歸檔范圍1.文書檔案醫(yī)院行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。醫(yī)院規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等。醫(yī)院與上級(jí)主管部門、其他單位的往來文件、信函等。2.醫(yī)療檔案門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。醫(yī)療質(zhì)量控制資料、醫(yī)療安全管理資料、醫(yī)療糾紛處理資料等。醫(yī)療新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展資料，包括立項(xiàng)申請(qǐng)、技術(shù)方案、總結(jié)報(bào)告等。3.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件等教學(xué)資料。教學(xué)活動(dòng)記錄、學(xué)生實(shí)習(xí)資料、教學(xué)評(píng)估資料等。教師教學(xué)成果、科研成果等資料。4.科研檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、論文發(fā)表等資料?？蒲谐晒b定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等資料?？蒲泻献鲄f(xié)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)資料等。5.人事檔案員工個(gè)人基本信息、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同等。員工考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。員工工資、福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料。6.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。固定資產(chǎn)臺(tái)賬、物資采購發(fā)票等。7.設(shè)備檔案設(shè)備購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。設(shè)備安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃等。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件等。8.基建檔案醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙、工程變更記錄等。工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算報(bào)告等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，按照檔案歸檔范圍及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全。2.檔案管理人員應(yīng)定期到各科室、部門進(jìn)行檔案收集，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于需要外單位提供的檔案資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)單位聯(lián)系，辦理檔案交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、條理清晰。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固，便于查閱和保管。4.建立檔案盒，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放，確保檔案的整齊有序。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括醫(yī)院的重要?dú)v史資料、重大事件記錄、法律法規(guī)文件等。長(zhǎng)期保管的檔案主要包括醫(yī)院的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等，保管期限為30年。短期保管的檔案主要包括醫(yī)院的臨時(shí)性文件、一次性使用的資料等，保管期限為10年。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案目錄清單和檔案盒上注明。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息的泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案的安全。六、檔案利用（一）利用原則1.醫(yī)院檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案的利用符合法律法規(guī)和醫(yī)院的規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的需要，為醫(yī)院的發(fā)展提供支持和服務(wù)。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。（二）利用方式1.查閱醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相關(guān)檔案資料，同時(shí)做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表提供的信息，將檔案資料借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人員姓名、單位、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.復(fù)制醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作，記錄復(fù)制人員姓名、單位、復(fù)制時(shí)間、復(fù)制內(nèi)容等信息。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息，并報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)按照