PAGE規(guī)范檔案管理制度運行一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的合法權益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案的日常管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標準規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.對檔案的保管、利用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案安全。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作。6.為公司/組織各部門提供檔案業(yè)務指導和培訓。（二）各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供本部門檔案利用所需的相關信息。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和教育，提高員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司/組織各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報表、報告、會議記錄、工作計劃、總結等文件材料。3.公司/組織人事管理工作中形成的員工檔案、工資檔案、獎懲檔案等。4.公司/組織財務管理工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等財務檔案。5.公司/組織固定資產(chǎn)管理工作中形成的資產(chǎn)購置、處置、清查等相關檔案。6.公司/組織技術研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等工作中形成的技術資料、產(chǎn)品檔案、科研項目檔案等。7.公司/組織對外宣傳、公關活動中形成的宣傳資料、新聞稿件、活動策劃方案等檔案。8.其他與公司/組織工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件材料，應及時收集并進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類?？煞譃槲臅鴻n案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類。3.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進行分類。4.財務檔案：按照會計年度、檔案類別等進行分類。5.業(yè)務檔案：根據(jù)不同業(yè)務類型進行分類，如市場營銷檔案、客戶服務檔案等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023長期001。2.科技檔案編號：根據(jù)項目編號進行編制，如項目編號為XM202301，則科技檔案編號為XM202301001。3.人事檔案編號：以員工工號為基礎進行編制，如員工工號為001，則人事檔案編號為RS001。4.財務檔案編號：按照會計年度和檔案類別進行編制，如2023年會計憑證編號為KJ2023001。5.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務類型和時間順序進行編制，如市場營銷檔案2023年第1份合同編號為SY202301001。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準要求。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關人員進入檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。六、檔案的利用（一）利用范圍及方式1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準后可查閱相關檔案。2.利用方式：包括查閱紙質檔案、電子檔案，復制檔案資料等。（二）利用流程1.內(nèi)部員工利用：填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后提供檔案利用服務。2.外部單位利用：由外部單位出具正式的查閱函，說明查閱目的、檔案范圍等信息。經(jīng)公司/組織相關領導批準后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，嚴禁外部人員擅自摘抄、復制、拍攝檔案內(nèi)容。如需復制檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限等信息。登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析檔案內(nèi)容與公司/組織工作的關系、利用價值等，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織相關領導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、分類編號等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、分類等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。4.利用統(tǒng)計：對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，具備數(shù)據(jù)恢復功能，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（三）電子檔案管理1.對電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應與紙質檔案同步整理、編號和編目，建立電子檔案與紙質檔案的對應關系。3.采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子檔案進行長期保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對公司/組織各部門檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、分類、編號、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）檢查結果處理對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整