PAGE銀行文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為銀行各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門(mén)及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。銀行文書(shū)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映銀行的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則。全面收集、整理銀行在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為銀行工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善銀行文書(shū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)銀行文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.開(kāi)展檔案利用服務(wù)，為銀行各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.對(duì)銀行各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)，做好檔案的錄入、檢索和維護(hù)工作。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示等。2.通過(guò)收文、發(fā)文、會(huì)議、調(diào)研、檢查等活動(dòng)形成的銀行內(nèi)部文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.銀行與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.銀行各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)資料等。5.銀行組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。6.員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、筆記、總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文書(shū)檔案，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收文后及時(shí)登記，并按照要求進(jìn)行傳閱和處理，處理完畢后及時(shí)歸檔。3.銀行內(nèi)部文件應(yīng)在發(fā)文后按照規(guī)定的份數(shù)及時(shí)歸檔，確保每份文件都有完整的檔案記錄。4.合同、協(xié)議等重要文件應(yīng)在簽訂后及時(shí)歸檔，并確保相關(guān)附件齊全。5.各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式進(jìn)行收集和歸檔，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)、人事勞資類(lèi)等。2.編號(hào)。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類(lèi)流水號(hào)等方式。3.裝訂。對(duì)紙張較小、數(shù)量較多的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。4.編目。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案目錄的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量和完整性。2.將審核后的檔案移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行再次審核和整理。3.檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的分類(lèi)和編號(hào)方法對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，并將檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、編號(hào)、題名、保管期限等信息，便于查詢(xún)和管理。（三）保管期限1.永久保管。凡是反映銀行主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)銀行有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管。定期保管的檔案期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和銀行實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的合理保管和有效利用。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合銀行實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面綜合考慮檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法。將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的差異，確定檔案的保管期限。3.效益評(píng)估法。從檔案對(duì)銀行工作的利用效益、歷史價(jià)值等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等。5.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)一并保存，以備查考。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱銀行相關(guān)檔案，但需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱、借閱銀行檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱。對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并確保檔案的安全歸還。3.復(fù)制。根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制件的出處和用途。（三）利用程序1.利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等內(nèi)容，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，利用者持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理利用手續(xù)。檔案管理部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行登記，并提供檔案利用服務(wù)。3.利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和記錄，及時(shí)了解檔案的利用效果和歸還情況。（四）服務(wù)要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。2.嚴(yán)格遵守檔案利用的審批制度和保密制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.為銀行各部門(mén)提供便捷的檔案查詢(xún)和利用服務(wù)，提高檔案的利用價(jià)值。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。開(kāi)發(fā)或選用適合銀行檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等全過(guò)程的信息化管理。3.信息安全管理。加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶(hù)認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿(mǎn)足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求，并易于操作和維護(hù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保密管理，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體銀行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作是否符合規(guī)定要求。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。（四）整改要求1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)整改，并將