PAGE不動產(chǎn)檔案室查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范不動產(chǎn)檔案室查閱行為，保障不動產(chǎn)檔案信息的安全與合理利用，維護(hù)不動產(chǎn)權(quán)利人及相關(guān)當(dāng)事人的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本不動產(chǎn)檔案室及所有有權(quán)限查閱不動產(chǎn)檔案的單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：查閱行為必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱過程合法合規(guī)。2.安全保密原則：在查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.服務(wù)便民原則：在確保檔案安全和保密的前提下，盡可能為查閱人提供便利，提高服務(wù)效率，滿足合理的查閱需求。二、查閱主體與權(quán)限（一）權(quán)利人查閱不動產(chǎn)權(quán)利人憑有效身份證件，可以查閱本人名下不動產(chǎn)的檔案信息，包括不動產(chǎn)權(quán)屬證書、登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、房屋平面圖等相關(guān)資料。權(quán)利人有權(quán)了解其不動產(chǎn)的詳細(xì)登記情況，如產(chǎn)權(quán)來源、變更記錄、抵押情況等。（二）利害關(guān)系人查閱與不動產(chǎn)存在利害關(guān)系的單位或個人，如債權(quán)人、繼承人、受讓人等，在提供相關(guān)證明材料后，經(jīng)不動產(chǎn)檔案室審核同意，可以查閱與該不動產(chǎn)相關(guān)的部分檔案信息。具體查閱范圍根據(jù)利害關(guān)系的性質(zhì)和程度確定，一般包括與債權(quán)債務(wù)關(guān)系、繼承關(guān)系、轉(zhuǎn)讓關(guān)系等直接相關(guān)的檔案資料。（三）司法機(jī)關(guān)查閱司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱不動產(chǎn)檔案的，應(yīng)當(dāng)出具協(xié)助查詢通知書、工作證等有效法律文書。司法機(jī)關(guān)有權(quán)查閱與案件相關(guān)的不動產(chǎn)檔案信息，包括但不限于產(chǎn)權(quán)登記情況、查封扣押記錄等，以獲取案件所需的證據(jù)材料。（四）行政機(jī)關(guān)查閱行政機(jī)關(guān)因行政管理、執(zhí)法監(jiān)督等工作需要查閱不動產(chǎn)檔案的，應(yīng)當(dāng)提交單位介紹信、工作證等證明文件，并說明查閱目的和范圍。行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中，有權(quán)查閱與行政管理事項相關(guān)的不動產(chǎn)檔案信息，如土地規(guī)劃審批檔案、房屋建設(shè)許可檔案等，以確保行政行為的合法性和準(zhǔn)確性。三、查閱申請與受理（一）申請方式1.現(xiàn)場申請：查閱人可以直接到不動產(chǎn)檔案室辦公地點，填寫查閱申請表，提交相關(guān)證明材料。申請表應(yīng)包括查閱人基本信息、查閱目的、查閱檔案范圍等內(nèi)容。2.網(wǎng)上申請：為方便查閱人，不動產(chǎn)檔案室應(yīng)提供網(wǎng)上查閱申請平臺。查閱人可登錄平臺，按照系統(tǒng)提示填寫申請表，并上傳相關(guān)電子證明材料。（二）申請材料1.權(quán)利人申請：有效身份證件原件及復(fù)印件。2.利害關(guān)系人申請：除有效身份證件原件及復(fù)印件外，還需提供與不動產(chǎn)存在利害關(guān)系的證明材料，如債權(quán)債務(wù)合同、繼承公證書、轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。3.司法機(jī)關(guān)申請：協(xié)助查詢通知書、工作證等有效法律文書原件及復(fù)印件。4.行政機(jī)關(guān)申請：單位介紹信、工作證等證明文件原件及復(fù)印件，以及說明查閱目的和范圍的函件。（三）受理流程1.初審：不動產(chǎn)檔案室工作人員收到查閱申請后，首先對申請材料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請材料是否齊全、有效，查閱主體資格是否符合規(guī)定，查閱目的是否合理等。如申請材料不齊全或不符合要求，應(yīng)一次性告知查閱人需要補充的材料。2.審核：初審?fù)ㄟ^后，由檔案室負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核。審核重點在于查閱范圍是否與查閱目的相符，是否可能對檔案安全和權(quán)利人權(quán)益造成影響等。審核通過后，進(jìn)入查閱安排環(huán)節(jié)。3.不予受理情形：對于不符合查閱主體資格、查閱目的不明確或不合理、申請材料虛假等情況，不動產(chǎn)檔案室有權(quán)不予受理，并向查閱人說明理由。四、查閱流程（一）預(yù)約安排1.經(jīng)審核同意的查閱申請，不動產(chǎn)檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案管理情況和查閱人需求，為查閱人預(yù)約查閱時間。預(yù)約時間應(yīng)盡量方便查閱人，并提前告知查閱人查閱地點和注意事項。2.對于批量查閱或涉及重要檔案的查閱申請，應(yīng)提前與查閱人溝通協(xié)調(diào)，合理安排查閱時間和場地，確保查閱工作順利進(jìn)行。（二）現(xiàn)場查閱1.查閱人應(yīng)按照預(yù)約時間到達(dá)不動產(chǎn)檔案室，憑有效身份證件或相關(guān)證明文件進(jìn)入查閱區(qū)域。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，確需帶出的，應(yīng)按照本制度規(guī)定辦理檔案外借手續(xù)。2.不動產(chǎn)檔案室工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，解答查閱人關(guān)于檔案內(nèi)容的疑問。查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，不得拖延或超時占用查閱場地。3.查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失情況，應(yīng)及時告知檔案室工作人員。（三）檔案復(fù)制1.查閱人如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)向不動產(chǎn)檔案室提出申請。申請時應(yīng)注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。檔案室工作人員根據(jù)檔案管理規(guī)定和查閱人需求，對復(fù)制申請進(jìn)行審核。2.經(jīng)審核同意的復(fù)制申請，檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描等，復(fù)制數(shù)量應(yīng)根據(jù)查閱目的合理確定。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋不動產(chǎn)檔案室印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。3.查閱人應(yīng)支付檔案復(fù)制所需的費用，費用標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案室工作人員應(yīng)向查閱人出具收費憑證，并告知其繳費方式和金額。五、檔案安全與保密（一）安全管理1.不動產(chǎn)檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、搶救等措施。3.在查閱過程中，檔案室工作人員應(yīng)密切關(guān)注查閱人的行為，防止因查閱人操作不當(dāng)或其他原因?qū)е聶n案安全事故發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時向上級主管部門報告。（二）保密措施1.不動產(chǎn)檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。在查閱過程中，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容和查閱情況。2.查閱人在查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非查閱目的或泄露給他人。如違反保密規(guī)定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，應(yīng)按照國家相關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理和保護(hù)，采取加密存儲、限制查閱范圍等措施，確保檔案信息不被非法獲取或利用。六、檔案外借（一）外借條件1.因特殊情況確需將檔案外借的，查閱人應(yīng)向不動產(chǎn)檔案室提出書面申請，并說明外借原因、外借期限、歸還方式等內(nèi)容。2.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)對外借申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，只有在確保檔案安全和保密的前提下，且外借理由充分合理，方可批準(zhǔn)外借申請。（二）外借手續(xù)1.查閱人獲批外借申請后，應(yīng)與檔案室工作人員簽訂檔案外借協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括外借檔案名稱、數(shù)量、外借期限、歸還時間、違約責(zé)任等條款。2.查閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的方式和時間歸還外借檔案。如因特殊原因需要延長外借期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.檔案室工作人員在檔案外借期間，應(yīng)定期對外借檔案進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時歸還且完好無損。如發(fā)現(xiàn)外借檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、查閱記錄與統(tǒng)計（一）查閱記錄1.不動產(chǎn)檔案室應(yīng)建立完善的查閱記錄制度，對每一次查閱申請、查閱過程和查閱結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人基本信息、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容、復(fù)制情況（如有）、檔案外借情況（如有）等內(nèi)容。2.查閱記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，保存期限按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。查閱記錄應(yīng)妥善保管，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。（二）統(tǒng)計分析1.檔案室工作人員應(yīng)定期對查閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案查閱的頻率、目的、范圍等情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.通過統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)某些類型的檔案查閱需求較高或存在異常查閱情況，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查研究，采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)和完善檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.不動產(chǎn)檔案室應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括查閱申請受理、查閱流程、檔案安全保密、檔案外借等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或責(zé)任追究。內(nèi)部監(jiān)督檢查情況應(yīng)形成書面報告，向上級主管部門匯報。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供查閱制度執(zhí)行情況的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時落實整改措施，不斷完善查閱制度和檔案管理工作。九、責(zé)任追究（一）查閱人責(zé)任1.查閱人違反本制度規(guī)定，如提供虛假申請材料、擅自涂改或損壞檔案、泄露檔案信息、逾期不歸還外借檔案等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。不動產(chǎn)檔案室有權(quán)要求查閱人賠償因違規(guī)行為造成的損失，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.對于情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，將依法追究查閱人的刑事責(zé)任。（二）檔案室工作人員責(zé)任1.檔案室工作人員違反本制度規(guī)定，如未認(rèn)真審核查閱申請、擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案信息、未妥善保管查閱記錄