PAGE藥店檔案管理制度范本一、總則1.目的為加強(qiáng)藥店檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在藥店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥店全體員工及涉及藥店業(yè)務(wù)的相關(guān)單位和個人。3.檔案定義本制度所稱檔案是指藥店在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、員工培訓(xùn)等過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)藥店檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉藥店業(yè)務(wù)流程，責(zé)任心強(qiáng)。2.各部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集、整理本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，并定期移交檔案管理部門。行政部門：協(xié)助檔案管理部門制定檔案管理制度，負(fù)責(zé)管理行政文件、人事檔案等相關(guān)檔案資料。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)保存財務(wù)檔案，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔和保管。其他部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理和保管，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。制定檔案管理制度和工作計劃，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)。積極開發(fā)利用檔案信息資源，為藥店經(jīng)營管理提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍藥店營業(yè)執(zhí)照正副本、藥品經(jīng)營許可證正副本、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證正副本等相關(guān)證照文件。藥品采購合同、銷售合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、客戶資料等業(yè)務(wù)往來文件。藥品驗收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、銷售記錄、庫存盤點記錄等質(zhì)量管理文件。員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲等人事檔案資料。財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)申報資料等財務(wù)檔案。藥店內(nèi)部管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等行政文件。藥店參加行業(yè)會議、培訓(xùn)、活動等形成的文件資料。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。收集的文件資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，及時進(jìn)行備份存儲。3.整理原則遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。按照文件資料的類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。同一類文件資料應(yīng)集中整理，做到分類清楚、排列有序。4.整理方法分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為證照檔案、業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等類別。編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速查找檔案。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。四、檔案的分類與編號1.分類標(biāo)準(zhǔn)證照檔案：按照證照的種類進(jìn)行分類，如營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等。業(yè)務(wù)檔案：分為采購業(yè)務(wù)檔案、銷售業(yè)務(wù)檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案等。質(zhì)量管理檔案：包括藥品驗收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、質(zhì)量檢驗報告、不良反應(yīng)報告等。人事檔案：按照員工類別分為員工個人檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎懲檔案等。財務(wù)檔案：根據(jù)財務(wù)檔案管理規(guī)定，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)檔案等。行政檔案：包括內(nèi)部管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政公文等。2.編號規(guī)則證照檔案：編號格式為“Z[證照類別代碼][年份][流水號]”，其中“Z”表示證照檔案，[證照類別代碼]根據(jù)證照種類設(shè)定，[年份]為證照頒發(fā)年份，[流水號]為該年份內(nèi)同類證照的順序號。業(yè)務(wù)檔案：采購業(yè)務(wù)檔案編號格式為“CCG[年份][流水號]”，其中“C”表示業(yè)務(wù)檔案，“CG”表示采購業(yè)務(wù)，[年份]為業(yè)務(wù)發(fā)生年份，[流水號]為該年份內(nèi)同類業(yè)務(wù)的順序號；銷售業(yè)務(wù)檔案編號格式為“CXS[年份][流水號]”，以此類推。質(zhì)量管理檔案：編號格式為“ZZL[年份][流水號]”，其中“Z”表示質(zhì)量管理檔案，“ZL”表示質(zhì)量管理類別，[年份]為記錄形成年份，[流水號]為該年份內(nèi)同類記錄的順序號。人事檔案：員工個人檔案編號格式為“RGR[員工編號]”，其中“R”表示人事檔案，“GR”表示個人檔案，[員工編號]為員工唯一編號；培訓(xùn)檔案編號格式為“RPX[年份][流水號]”，以此類推。財務(wù)檔案：會計憑證編號格式為“FKJ[年份][月份][憑證號]”，其中“F”表示財務(wù)檔案，“KJ”表示會計憑證，[年份]為會計年度，[月份]為憑證所屬月份，[憑證號]為該月份內(nèi)憑證的順序號；會計賬簿編號格式為“FZB[賬簿名稱代碼]”，其中“ZB”表示會計賬簿，[賬簿名稱代碼]根據(jù)賬簿種類設(shè)定；財務(wù)報表編號格式為“FBB[年份][報表種類代碼]”，其中“BB”表示財務(wù)報表，[年份]為報表所屬年份，[報表種類代碼]根據(jù)報表種類設(shè)定；稅務(wù)檔案編號格式為“FSW[年份][流水號]”，其中“SW”表示稅務(wù)檔案，[年份]為稅務(wù)資料所屬年份，[流水號]為該年份內(nèi)同類稅務(wù)資料的順序號。行政檔案：編號格式為“X[行政檔案類別代碼][年份][流水號]”，其中“X”表示行政檔案，[行政檔案類別代碼]根據(jù)行政檔案種類設(shè)定，[年份]為文件形成年份，[流水號]為該年份內(nèi)同類文件的順序號。五、檔案的保管1.保管期限永久保管：藥店營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等重要證照文件；涉及藥店重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)活動的合同協(xié)議；藥店歷史沿革、重大事件記錄等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。2.保管要求檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。檔案架應(yīng)牢固可靠，便于檔案的存放和取用。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。六、檔案的借閱與查閱1.借閱權(quán)限內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。外部單位或個人因特殊原因需要查閱或借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)藥店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱或借閱，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)如實填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的和借閱期限等信息。檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。借閱人憑申請表到檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量，核對檔案編號和名稱，并告知借閱人檔案的保管要求和歸還期限。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損或丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印。3.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。檔案管理人員對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并安排查閱地點。查閱人在檔案管理人員的陪同下，在指定地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上做任何標(biāo)記或損壞檔案。查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)及時清點檔案數(shù)量，核對檔案編號和名稱，確保檔案的完整和安全。4.歸還期限借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、編號和名稱，檢查檔案是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七所檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。3.鑒定方法檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步清理，列出擬銷毀檔案清單。鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，確定檔案的存毀。對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.銷毀程序《檔案銷毀清冊》經(jīng)藥店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。八、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應(yīng)及時將形成的電子文件資料收集整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和兼容性。對電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，便于查找和利用。2.電子檔案的存儲與備份電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保存儲設(shè)備的安全性和可靠性。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。對電子檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保溫度、濕度、電力等條件符合要求。3.電子檔案的利用與安全授權(quán)