PAGE文檔與檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔與檔案管理，確保公司各類文件資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文檔與檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文檔與檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理。2.完整性原則：確保各類文檔與檔案的齊全、完整，反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌。3.準(zhǔn)確性原則：保證文檔與檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施，確保文檔與檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的分類體系和檢索工具，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用文檔與檔案。二、文檔管理（一）文件的起草與審核1.各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策、法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.起草完成的文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。審核通過后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）文件的審批與簽發(fā)1.一般性文件由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽發(fā)。2.審批簽發(fā)后的文件，由起草部門負(fù)責(zé)編號(hào)、排版，并按照規(guī)定格式打印。（三）文件的印發(fā)與分發(fā)1.文件印發(fā)前，起草部門應(yīng)填寫《文件印發(fā)審批表》，注明文件名稱、文號(hào)、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)等信息，經(jīng)綜合管理部門審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.綜合管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《文件印發(fā)審批表》進(jìn)行文件的印發(fā)工作，確保文件格式統(tǒng)一、字跡清晰、裝訂整齊。3.文件印發(fā)后，由綜合管理部門按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、分發(fā)日期、分發(fā)部門、簽收人等信息。（四）文件的傳閱與辦理1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳遞，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。傳閱過程中，應(yīng)確保文件的安全，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失。2.傳閱文件時(shí)，閱文人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期和意見。如對(duì)文件內(nèi)容有疑問或需要辦理的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與文件起草部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通。3.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給文件起草部門，并將相關(guān)材料整理歸檔。（五）文件的保管與清退1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，移交至綜合管理部門統(tǒng)一保管。2.綜合管理部門應(yīng)建立健全文件保管制度，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，確保文件存放有序、查找方便。3.每年定期對(duì)文件進(jìn)行清退工作，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的文件，經(jīng)鑒定后予以銷毀。清退和銷毀文件應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、清退或銷毀日期、清退或銷毀原因等。三、檔案管理（一）檔案的分類與編號(hào)1.公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。2.各類檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，并編制相應(yīng)的檔案編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，并移交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引。整理過程中，應(yīng)確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正。（三）檔案的歸檔與保管1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，根據(jù)檔案保管的要求，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。同時(shí)，做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。（四）檔案的借閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)審批情況，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上做好記錄。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（五）檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案的銷毀，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。四、電子文檔與檔案管理（一）電子文檔的形成與收集1.公司各部門在工作中形成的電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，并及時(shí)收集整理，移交至綜合管理部門。2.電子文檔的形成過程中，應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)做好電子文檔的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文檔的存儲(chǔ)與管理1.綜合管理部門應(yīng)建立電子文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子文檔進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子文檔的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文檔進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除無用的文件，確保存儲(chǔ)系統(tǒng)的空間合理利用。3.電子文檔的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更換，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)老化、損壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的整理與歸檔1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案整理的原則，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，記錄電子檔案的形成時(shí)間、來源、格式等信息。3.電子檔案歸檔時(shí)，應(yīng)將電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一同移交至綜合管理部門，并進(jìn)行統(tǒng)一管理。（四）電子文檔與檔案的利用與安全1.公司內(nèi)部人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或電子文檔管理系統(tǒng)查閱和利用電子文檔與檔案。查閱和利用過程中，應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，確保信息安全。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要電子文檔與檔案，應(yīng)采取加密、授權(quán)訪問等安全措施，防止信息泄露。3.定期對(duì)電子文檔與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)升級(jí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門文檔與檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.文件起草、審核、審批、印發(fā)、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和及時(shí)性。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等工作的執(zhí)行情況。3.電子文檔與檔案管理的安全性、完整性和有效性。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年定期對(duì)各部門文檔與檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，綜合管理部門不定期對(duì)各部門文檔與檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相