PAGE小學(xué)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室的檔案管理工作，包括學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理全校的檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：科學(xué)整理和保管檔案，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨(dú)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)的文件材料收集、整理和歸檔工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、上架等工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記工作。5.積極開(kāi)展檔案編研工作，為學(xué)校提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定等。3.本校教學(xué)、科研、管理等方面的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍檔案等。4.本校各類活動(dòng)形成的文件材料，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等的相關(guān)資料。5.本校教職工的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。6.本校固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書等。7.本校財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.其他應(yīng)歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰工整，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件材料，在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)將收集整理好的文件材料定期移交檔案室。2.檔案室對(duì)移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，按照分類方案進(jìn)行分類整理。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具。4.將檔案裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，上架存放，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。2.按照年度將檔案分為不同年份的檔案。3.在每個(gè)年度內(nèi)，按照機(jī)構(gòu)將檔案分為學(xué)校辦公室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處等不同部門形成的檔案。4.對(duì)每個(gè)部門的檔案，按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。2.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)代碼按照學(xué)校各部門的代碼編制，如辦公室為“01”，教務(wù)處為“02”等。4.保管期限代碼：永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為“D”。5.流水號(hào)按照檔案整理的先后順序依次編制。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再裝訂。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等信息。2.編制卷內(nèi)目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，便于檔案的查閱和利用五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放在檔案架上，每個(gè)檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息。2.對(duì)珍貴檔案、電子檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、備份存儲(chǔ)等。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，一般每年進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，參照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)及在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等信息。2.將銷毀清冊(cè)報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。2.查閱檔案應(yīng)本著有利于學(xué)校工作、有利于檔案保護(hù)的原則進(jìn)行。（二）查閱范圍1.本校教職工因工作需要查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案室負(fù)責(zé)人審核。3.經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，查閱人員在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（四）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，非特殊情況一般不對(duì)外借閱檔案。2.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（五）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、年度、保管期限、借閱期限等信息。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人員辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自拆封、轉(zhuǎn)借、丟失。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。2.提高檔案管理的效率和水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案收集管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案收集信息的在線錄入、審核和提交，方便各部門及時(shí)移交檔案。2.檔案整理功能：對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理操作，生成電子目錄和檢索工具。3.檔案存儲(chǔ)功能：將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如題名檢索、文號(hào)檢索、責(zé)任者檢索等，方便快速查找檔案。檔案利用功能：實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，同時(shí)記錄利用情況。檔案統(tǒng)計(jì)功能：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安