PAGE供餐單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供餐單位檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高供餐單位管理水平，保障食品安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本供餐單位（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的各類檔案管理工作，包括但不限于食品安全管理檔案、人員檔案、采購檔案、生產(chǎn)加工檔案、餐飲具清洗消毒檔案、食品留樣檔案、客戶反饋檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映供餐單位的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.分類歸檔原則按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不被損壞、丟失或泄露。對(duì)涉及商業(yè)秘密、食品安全關(guān)鍵信息等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理單位各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.食品安全管理檔案食品經(jīng)營許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照檔案。食品安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件檔案。食品供應(yīng)商資質(zhì)審核檔案，包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品合格證明等。食品進(jìn)貨查驗(yàn)記錄檔案，包括進(jìn)貨日期、品種、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。食品加工過程記錄檔案，如加工時(shí)間、溫度、人員操作等。食品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告檔案。食品安全自查記錄檔案。食品召回檔案。2.人員檔案員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等入職材料檔案。員工健康證明檔案。員工培訓(xùn)記錄檔案，包括培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、考核結(jié)果等。員工考勤記錄檔案。員工獎(jiǎng)懲記錄檔案。員工離職手續(xù)檔案。3.采購檔案采購計(jì)劃檔案。采購合同檔案，包括與供應(yīng)商簽訂的采購合同、補(bǔ)充協(xié)議等。采購發(fā)票檔案。采購驗(yàn)收記錄檔案。4.生產(chǎn)加工檔案生產(chǎn)加工場(chǎng)所布局圖、設(shè)備設(shè)施清單檔案。食品配方、工藝流程檔案。生產(chǎn)加工過程中的各項(xiàng)記錄檔案，如配料記錄、加工記錄、包裝記錄等。生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案。5.餐飲具清洗消毒檔案餐飲具清洗消毒設(shè)備清單檔案。餐飲具清洗消毒操作規(guī)程檔案。餐飲具清洗消毒記錄檔案，包括清洗消毒日期、數(shù)量、方法、操作人員等。餐飲具消毒效果檢測(cè)報(bào)告檔案。6.食品留樣檔案食品留樣制度檔案。食品留樣記錄檔案，包括留樣食品名稱、數(shù)量、留樣時(shí)間、留樣人員等。食品留樣觀察記錄檔案。7.客戶反饋檔案客戶投訴記錄檔案，包括投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理結(jié)果等?？蛻魸M意度調(diào)查檔案，包括調(diào)查方案、調(diào)查問卷、調(diào)查結(jié)果分析等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由檔案類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.檔案類別代碼按照檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如“SP”表示食品安全管理檔案，“RY”表示人員檔案，“CG”表示采購檔案等。2.年份代碼用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編制流水號(hào)，從“001”開始。例如，食品安全管理檔案中2023年形成的第5份檔案編號(hào)為“SP2023005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得拖延積壓。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)產(chǎn)生的檔案，應(yīng)隨辦隨收。3.收集的檔案資料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案信息的全面性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，便于查找和利用。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和編號(hào)順序存放于檔案柜或檔案庫房中。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要檔案或需長期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，并分別存放于不同地點(diǎn)。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或銷毀。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。5.電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.涉及食品安全關(guān)鍵信息、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以登記，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于工作需要，不得用于其他非工作目的。利用檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。七、檔案保密與銷毀（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及單位商業(yè)秘密、食品安全關(guān)鍵信息等重要檔案進(jìn)行保密管理。2.在檔案查閱、利用過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案庫房、檔案整理場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案信息安全。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息。3.檔案銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案管理1.對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線檢索、查閱、下載等功能，方便檔案的利用。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改和泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并分別存放于不同地點(diǎn)。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，責(zé)任心強(qiáng)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練使用檔案信息化管理系統(tǒng)。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常