PAGE檔案管理制度范例一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司各項工作活動的全過程，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行分類整理，并定期移交檔案管理部門。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。3.項目管理類：包括公司各類項目的立項、規(guī)劃、實施、驗收等過程中形成的文件材料。4.客戶資料類：包括客戶信息、業(yè)務(wù)往來文件、合同協(xié)議等。5.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)文件材料。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴展性原則。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類檔案編號：[行政代碼][年份][流水號]行政代碼：采用兩位數(shù)字表示，如“01”表示公司文件，“02”表示會議記錄等。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該類檔案在當(dāng)年的流水順序號。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號：[業(yè)務(wù)代碼][年份][流水號]業(yè)務(wù)代碼：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型設(shè)定，如“10”表示市場營銷，“20”表示財務(wù)管理等。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該類檔案在當(dāng)年的流水順序號。3.項目管理類檔案編號：[項目代碼][年份][流水號]項目代碼：根據(jù)公司項目編號規(guī)則設(shè)定。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該項目檔案在當(dāng)年的流水順序號。4.客戶資料類檔案編號：[客戶代碼][年份][流水號]客戶代碼：根據(jù)客戶編號規(guī)則設(shè)定。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該客戶檔案在當(dāng)年的流水順序號。5.財務(wù)檔案類檔案編號：[財務(wù)代碼][年份][流水號]財務(wù)代碼：根據(jù)財務(wù)檔案分類設(shè)定，如“30”表示會計憑證，“31”表示賬簿等。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該類檔案在當(dāng)年的流水順序號。6.聲像檔案類檔案編號：[聲像代碼][年份][流水號]聲像代碼：采用兩位數(shù)字表示，如“40”表示照片，“41”表示錄音，“42”表示錄像等。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成年份。流水號：采用三位數(shù)字表示該類檔案在當(dāng)年的流水順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。3.業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、訂單、報價單、發(fā)票等。4.項目實施過程中形成的立項報告、可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等。5.人事檔案材料，包括員工簡歷、入職登記表、考核評價表、培訓(xùn)記錄、獎懲文件等。6.財務(wù)文件材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)文件等。7.聲像資料，包括公司重大活動、項目建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對本部門的文件材料進行清理和收集，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存，并確保文件的完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理要求如下：1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進行分類。2.編號裝訂：對每份文件材料進行編號，并按照編號順序裝訂成冊。對于不宜裝訂的文件材料，如照片、圖紙等，應(yīng)進行分類整理，裝入檔案盒，并在盒內(nèi)標(biāo)注相關(guān)信息。3.編制目錄：根據(jù)檔案整理情況，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。4.建立索引：為便于快速查找檔案，應(yīng)建立檔案索引，索引應(yīng)包括檔案編號、題名、存放位置等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的妥善保管。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行加密存儲和管理，限制查閱權(quán)限。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案內(nèi)容。4.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門對申請進行審核，對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)報公司保密委員會批準(zhǔn)后方可查閱。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門、檔案名稱、用途等信息。（四）歸還手續(xù)查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和價值。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限和價值進行評估。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司成立以來的重要文件、會議記錄、規(guī)章制度、財務(wù)報表、人事檔案等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動和工作情況的，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)活動中的一般性文件等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部職能活動和工作情況的，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)報表等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清冊》歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理功能，同時應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、安全保密、權(quán)限管理等功能，確保檔案信息的安全可靠。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。（四）信息安全管理1.嚴(yán)格遵守國家信息安全法律法規(guī)，對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全