PAGE公司檔案分類歸檔制度表一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.分類科學原則根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，按照一定的標準進行分類，確保檔案分類科學、合理。3.準確完整原則檔案的收集、整理、歸檔要做到準確、完整，如實反映公司的各項工作和歷史面貌。4.便于利用原則檔案管理要以方便利用為目的，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查全率和查準率。二、檔案分類（一）行政類檔案1.公司文件上級文件：包括黨和國家領(lǐng)導人、上級主管部門發(fā)來的文件。公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如決定、通知、通報、報告、請示、批復等。文件處理單：記錄文件的收發(fā)、傳閱、承辦、歸檔等處理過程的表單。2.會議文件會議通知：召開各類會議的通知文件。會議議程：會議的議事日程安排。會議記錄：會議的詳細記錄，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議內(nèi)容、決議等。會議紀要：對會議主要內(nèi)容和決議的概括性記錄。3.公司證照營業(yè)執(zhí)照：公司注冊登記后取得的合法經(jīng)營憑證。組織機構(gòu)代碼證：證明公司組織機構(gòu)代碼的證件。稅務(wù)登記證：公司進行稅務(wù)登記的證件。法定代表人身份證明書：證明公司法定代表人身份的文件。公司章程：規(guī)定公司組織架構(gòu)、經(jīng)營范圍、股東權(quán)利義務(wù)等基本事項的文件。其他證照：公司取得的其他相關(guān)證照，如行業(yè)資質(zhì)證書、許可證等。4.行政事務(wù)工作計劃與總結(jié)：公司各部門年度、季度、月度工作計劃和總結(jié)。規(guī)章制度：公司制定的各項規(guī)章制度，如考勤制度、財務(wù)制度、人事制度等。印章管理：公司印章的刻制、使用、保管等相關(guān)文件。辦公用品管理：辦公用品的采購、發(fā)放、使用等記錄。車輛管理：公司車輛的購置、調(diào)配、使用、維修等文件。安全保衛(wèi)：公司安全保衛(wèi)工作的相關(guān)文件，如安全檢查記錄、消防設(shè)施檔案等。環(huán)境衛(wèi)生：公司環(huán)境衛(wèi)生管理的相關(guān)文件，如衛(wèi)生檢查記錄、清潔用品采購記錄等。（二）人事類檔案1.員工檔案員工入職登記表：記錄員工基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等的表格。勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同文本。員工培訓檔案：員工參加各類培訓的記錄，包括培訓時間、培訓內(nèi)容、培訓成績等。員工考核檔案：員工年度、季度、月度考核的相關(guān)資料，如考核表、考核結(jié)果等。員工獎懲檔案：員工獲得的獎勵和處罰的相關(guān)文件，如獎勵證書、處罰決定書等。員工工資檔案：員工工資發(fā)放記錄，包括工資條、工資報表等。員工社保檔案：員工社會保險繳納的相關(guān)記錄，如社保繳費明細表、社保增減員表等。員工離職檔案：員工離職手續(xù)辦理的相關(guān)文件，如離職申請表、離職交接清單等。2.人事報表員工基本情況統(tǒng)計表：統(tǒng)計公司員工基本信息的報表。員工考勤統(tǒng)計表：統(tǒng)計員工出勤情況的報表。員工工資統(tǒng)計表：統(tǒng)計員工工資發(fā)放情況的報表。員工培訓統(tǒng)計表：統(tǒng)計員工培訓情況的報表。員工考核統(tǒng)計表：統(tǒng)計員工考核結(jié)果的報表。（三）財務(wù)類檔案1.會計憑證原始憑證：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為記賬依據(jù)的會計憑證。2.會計賬簿總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。明細賬：按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。輔助賬：對某些在日記賬和分類賬中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片賬、低值易耗品備查賬等。3.財務(wù)報表資產(chǎn)負債表：反映公司在某一特定日期財務(wù)狀況的報表。利潤表：反映公司在一定會計期間經(jīng)營成果的報表?，F(xiàn)金流量表：反映公司在一定會計期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物流入和流出的報表。所有者權(quán)益變動表：反映公司所有者權(quán)益各組成部分當期增減變動情況的報表。財務(wù)報表附注：對財務(wù)報表中列示項目的文字描述或明細資料，以及對未能在這些報表中列示項目的說明等。4.財務(wù)審計報告內(nèi)部審計報告：公司內(nèi)部審計部門對公司財務(wù)收支、經(jīng)濟活動等進行審計后出具的報告。外部審計報告：會計師事務(wù)所等外部審計機構(gòu)對公司財務(wù)報表進行審計后出具的報告。5.稅務(wù)資料納稅申報表：公司按照稅法規(guī)定向稅務(wù)機關(guān)申報繳納稅款的表格。稅務(wù)發(fā)票：公司開具和取得的各類稅務(wù)發(fā)票。稅務(wù)審計報告：稅務(wù)機關(guān)對公司稅務(wù)情況進行審計后出具的報告。（四）業(yè)務(wù)類檔案1.市場營銷市場調(diào)研報告：對市場需求、市場競爭、市場趨勢等進行調(diào)查研究后形成的報告。營銷策劃方案：針對公司產(chǎn)品或服務(wù)制定的市場營銷策劃方案。銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)的合同?？蛻糍Y料：客戶的基本信息、聯(lián)系方式、購買記錄等資料。廣告宣傳資料：公司制作的廣告宣傳海報、宣傳單頁、廣告視頻等資料。2.生產(chǎn)管理生產(chǎn)計劃：公司制定的生產(chǎn)任務(wù)計劃，包括產(chǎn)品產(chǎn)量、生產(chǎn)進度、生產(chǎn)工藝等。生產(chǎn)工藝文件：規(guī)定產(chǎn)品生產(chǎn)工藝過程和操作方法的文件，如工藝流程圖、操作規(guī)程等。生產(chǎn)記錄：記錄產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各項數(shù)據(jù)和信息，如生產(chǎn)日報表、質(zhì)量檢驗記錄等。設(shè)備檔案：公司生產(chǎn)設(shè)備的相關(guān)資料，包括設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等。物資采購合同：公司采購生產(chǎn)所需物資的合同。物資庫存記錄：公司物資庫存的數(shù)量、品種、出入庫情況等記錄。3.質(zhì)量管理質(zhì)量體系文件：公司建立的質(zhì)量管理體系文件，如質(zhì)量手冊……此處省略部分內(nèi)容，你可根據(jù)實際需求補充完整……三、檔案歸檔（一）歸檔范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進行歸檔。（二）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年歸檔完畢。2.對于一些特殊情況或緊急事項形成的檔案，應(yīng)在事項結(jié)束后及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進行整理，編制目錄，填寫備考表，裝訂成冊。3.歸檔的電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。四、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管地點公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。5.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可以進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.報公司領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進行銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱公司檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核簽字。3.持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。5.查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以借閱公司檔案，但必須嚴格遵守借閱期限和歸還制度。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核簽字。3.持申請表到檔案管理部門