PAGE局檔案接收移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，規(guī)范檔案的接收與移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案的接收與移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局檔案管理部門負(fù)責(zé)全局檔案的接收、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)確保檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得擅自修改、銷毀或隱匿檔案。3.及時(shí)歸檔原則檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案整理歸檔，移交局檔案管理部門，不得積壓或拖延移交時(shí)間。4.方便利用原則檔案管理部門應(yīng)采取有效措施，提高檔案管理水平，優(yōu)化檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案接收（一）接收范圍1.本局在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄、圖表、報(bào)表、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等紙質(zhì)和電子文件材料。2.本局各部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等聲像檔案和電子檔案。3.本局在基本建設(shè)、設(shè)備購置、科研項(xiàng)目等工作中形成的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。4.本局工作人員在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、專利證書、著作權(quán)證書等具有保存價(jià)值的證書和文件。5.其他應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。（二）接收要求1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。編號規(guī)則應(yīng)明確、統(tǒng)一，便于檔案的標(biāo)識和檢索。例如，可采用全宗號年度保管期限流水號的編號方式。2.檔案形成部門應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、載體可靠。3.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案整理完畢，并向局檔案管理部門提交檔案移交清單。檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間、來源等詳細(xì)信息。4.局檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對檔案移交清單進(jìn)行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（三）接收程序1.檔案形成部門填寫檔案移交清單一式兩份，一份由檔案形成部門留存，一份隨檔案移交局檔案管理部門。2.檔案形成部門將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給局檔案管理部門。3.局檔案管理部門對檔案進(jìn)行核對驗(yàn)收，核對無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將其中一份返還給檔案形成部門。4.局檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則進(jìn)行重新整理、上架，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。三、檔案移交（一）移交范圍1.保管期滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、職能調(diào)整等原因，不再屬于本局歸檔范圍的檔案。3.按照國家有關(guān)規(guī)定需要向有關(guān)部門移交的檔案。（二）移交要求1.檔案管理部門應(yīng)在檔案移交前，對擬移交的檔案進(jìn)行全面清查和整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.檔案管理部門應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息。檔案移交清冊一式三份，一份由檔案管理部門留存，一份隨檔案移交接收單位，一份報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和接收單位的要求，對移交檔案進(jìn)行整理和包裝，確保檔案的安全運(yùn)輸和保管。4.檔案管理部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將檔案移交接收單位，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在檔案移交清冊上簽字確認(rèn)，注明交接日期。（三）移交程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，確定擬移交的檔案清單，并編制檔案移交清冊。2.檔案管理部門將檔案移交清冊報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照接收單位的要求，對檔案進(jìn)行整理和包裝。3.檔案管理部門與接收單位聯(lián)系，確定檔案移交的時(shí)間、地點(diǎn)和方式等具體事宜。4.在檔案移交當(dāng)日，檔案管理部門安排專人將檔案送達(dá)接收單位，并與接收單位辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等信息，在檔案移交清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案管理部門將檔案移交情況及時(shí)報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案移交清冊的一份留存歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.整理過程中應(yīng)保證檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案分類方案，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類等類別。組卷：將同一類別的檔案按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行合理組卷，每卷厚度一般不超過[X]厘米。編頁號：對每卷檔案的頁面進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，不得漏編、重編。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等信息。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在卷內(nèi)首頁，一份單獨(dú)成冊。裝訂：去除檔案中的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、保管期限、檔案類別、起止卷號等信息。2.電子檔案整理分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方案，對電子檔案進(jìn)行分類。命名：電子檔案的文件名應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，一般采用“年度+機(jī)構(gòu)（問題）+保管期限+題名”的格式，確保文件名的唯一性和準(zhǔn)確性。存儲：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并按照年度、類別等進(jìn)行分類存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。元數(shù)據(jù)管理：建立電子檔案元數(shù)據(jù)，記錄電子檔案的形成時(shí)間、來源、格式、大小、密級等信息，確保電子檔案的可追溯性和可管理性。編目：編制電子檔案目錄，包括電子檔案的文件名、存儲位置、元數(shù)據(jù)等信息。電子檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，便于查閱和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.局檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，保證檔案庫房的溫濕度適宜，環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行上架排列，做到存放有序，便于查找。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開檔案庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保檔案庫房的安全。六、檔案利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級和保管期限，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。對涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取或撕毀檔案內(nèi)容。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（三）利用程序1.查閱、借閱人員填寫檔案查閱、借閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表報(bào)檔案管理部門審批，檔案管理部門根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過后，查閱、借閱人員到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱、借閱憑證。4.查閱、借閱人員憑查閱、借閱憑證到檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱、借閱檔案。5.查閱、借閱結(jié)束后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門收回查閱、借閱憑證，并在檔案利用登記冊上進(jìn)行登記。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)局辦公室負(fù)責(zé)對本局檔案接收移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案形成部門是否按照規(guī)定及時(shí)將檔案整理歸檔，移交局檔案管理部門。2.檔案管理部門是否按照規(guī)定對接收的檔案進(jìn)行核對驗(yàn)收、整理上架和錄入系統(tǒng)。3.檔案的整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求，檔案是否完整、準(zhǔn)確、安全。4.檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，檔案利用登記制度是否執(zhí)行到位。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：局辦公室每年定期對本局檔案工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的接收、移交、整理、保管、利用等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查：局辦公室不定期對本局各部門的檔案工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案的整理質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，局辦公室組織專項(xiàng)檢查，深入查找問題根源，提出針對性的改進(jìn)措施，確保檔案工作的規(guī)范有序開展。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，局辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，