PAGE氣象檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)氣象檔案室的管理，確保氣象檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為氣象事業(yè)發(fā)展提供有力的檔案支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)氣象檔案室的管理工作，包括氣象檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：氣象檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映氣象工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善氣象檔案室管理制度。2.負(fù)責(zé)氣象檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等日常管理工作。3.對(duì)公司/組織內(nèi)各部門(mén)的氣象檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)氣象檔案的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。2.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的檔案信息和利用需求。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等利用服務(wù)工作，及時(shí)處理利用過(guò)程中的問(wèn)題。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集（一）收集范圍1.氣象觀(guān)測(cè)記錄：包括地面氣象觀(guān)測(cè)、高空氣象觀(guān)測(cè)、氣象衛(wèi)星觀(guān)測(cè)、氣象雷達(dá)觀(guān)測(cè)等各類(lèi)觀(guān)測(cè)數(shù)據(jù)及相關(guān)圖表。2.氣象預(yù)報(bào)產(chǎn)品：短期、中期、長(zhǎng)期天氣預(yù)報(bào)，災(zāi)害性天氣預(yù)警，氣象數(shù)值預(yù)報(bào)產(chǎn)品等。3.氣象服務(wù)資料：為政府部門(mén)、企事業(yè)單位、社會(huì)公眾提供氣象服務(wù)的相關(guān)材料，如服務(wù)報(bào)告、決策建議等。4.氣象科研成果：氣象科研項(xiàng)目報(bào)告、論文、專(zhuān)著、專(zhuān)利等。5.氣象業(yè)務(wù)管理文件：氣象業(yè)務(wù)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.氣象設(shè)備檔案：氣象觀(guān)測(cè)儀器設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修等資料。7.氣象災(zāi)害資料：氣象災(zāi)害的發(fā)生、發(fā)展、影響及應(yīng)對(duì)措施等相關(guān)記錄。8.其他與氣象工作有關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)氣象檔案的收集工作，確保檔案形成過(guò)程中的原始性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類(lèi)、編目，定期向檔案室移交。3.對(duì)于重要的氣象檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案不遺漏。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）收集渠道1.內(nèi)部收集：通過(guò)各部門(mén)定期移交、檔案管理人員主動(dòng)收集、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接接收等方式，收集本公司/組織內(nèi)部形成的氣象檔案。2.外部收集：通過(guò)與氣象部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)、相關(guān)單位的交流合作，收集氣象業(yè)務(wù)往來(lái)、科研合作等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料。3.網(wǎng)絡(luò)收集：利用氣象信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，收集有關(guān)氣象數(shù)據(jù)、信息、文件等電子檔案。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.年度分類(lèi)法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，同一年度的文件集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：結(jié)合公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將文件按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)法：根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，如氣象觀(guān)測(cè)、氣象預(yù)報(bào)、氣象服務(wù)等。4.保管期限分類(lèi)法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將文件材料進(jìn)行分類(lèi)。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、順序號(hào)等信息。4.編目：編制檔案目錄，包括題名、責(zé)任者（作者）、日期、檔號(hào)、保管期限等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)工整，一式多份。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在盒脊上填寫(xiě)檔號(hào)、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并保持清潔衛(wèi)生。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的閱檔室、整理室，滿(mǎn)足檔案利用和整理工作的需要。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等工作，確保檔案安全。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)代表組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案的形成背景、業(yè)務(wù)需求、利用情況等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步清理，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。2.詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)初步篩選后的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，提出保管期限的鑒定意見(jiàn)。3.審批確定：將鑒定意見(jiàn)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，確定最終的保管期限。4.調(diào)整處理：根據(jù)審批結(jié)果，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類(lèi)氣象檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如借閱人次、借閱卷次、利用效果等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)永久、長(zhǎng)期、短期檔案的數(shù)量及比例。4.檔案載體統(tǒng)計(jì)：如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案的數(shù)量及分布情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)分析。3.定期開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案月報(bào)表，反映當(dāng)月檔案的收集、整理、利用等情況。2.每年編制檔案年度報(bào)表，全面總結(jié)年度檔案管理工作情況，包括檔案數(shù)量、利用情況、保管期限變化等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，為決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱氣象檔案。2.政府部門(mén)、企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)等因業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目研究等需要查閱氣象檔案。3.社會(huì)公眾依法申請(qǐng)查閱公開(kāi)的氣象檔案信息。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向檔案室提交查閱或借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室閱檔室內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并按時(shí)歸還。4.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借，確保檔案的完整和安全。（四）利用效果跟蹤1.檔案室應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄和分析。2.定期