PAGE大慶油田檔案工作制度一、總則（一）目的為加強大慶油田檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為油田的生產(chǎn)、建設(shè)、科研和管理等各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合大慶油田實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大慶油田所屬各單位、部門及其工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則大慶油田檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。各單位、部門應(yīng)明確檔案管理機構(gòu)或人員，負責(zé)本單位、部門檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映油田各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。檔案形成部門和個人應(yīng)及時、準確地將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理歸檔。3.完整性原則檔案應(yīng)全面涵蓋油田生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等各個方面的活動，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。對重要活動、重大事件等應(yīng)進行專項檔案收集，確保相關(guān)檔案不遺漏。4.規(guī)范性原則檔案管理應(yīng)遵循國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，采用統(tǒng)一的分類、編號、編目等方法，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。5.服務(wù)利用原則檔案工作應(yīng)緊密圍繞油田發(fā)展需求，積極開發(fā)檔案信息資源，為油田各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門大慶油田設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全油田檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家和上級有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，制定和完善油田檔案工作制度、標準和規(guī)范。2.負責(zé)油田各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用油田各單位、部門形成的檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查油田所屬各單位、部門的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。5.參與油田重大項目、重要活動等檔案工作的策劃和指導(dǎo)，確保檔案的完整收集和規(guī)范整理。6.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，編輯出版檔案資料，為油田發(fā)展提供決策支持。（二）各單位、部門檔案管理機構(gòu)各單位、部門應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本單位、部門檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行油田檔案工作制度和要求，制定本單位、部門檔案管理實施細則。2.負責(zé)收集、整理、保管本單位、部門在各項工作中形成的檔案，并定期向油田檔案管理部門移交。3.對本單位、部門檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，為利用者提供服務(wù)。4.配合油田檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核等工作，提高本單位、部門檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。5.協(xié)助油田檔案管理部門做好涉及本單位、部門檔案的相關(guān)工作，如檔案鑒定、銷毀等。三、檔案的形成與收集（一）文件材料形成要求1.油田各單位、部門在各項工作活動中應(yīng)及時形成真實、完整、準確的文件材料。文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像完整。2.公文應(yīng)按照國家和油田規(guī)定的格式、行文規(guī)則擬制，確保公文內(nèi)容規(guī)范、格式統(tǒng)一。3.科技文件材料應(yīng)符合相關(guān)專業(yè)標準和規(guī)范，數(shù)據(jù)準確、圖表清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.聲像、電子等特殊載體檔案應(yīng)保證內(nèi)容真實、圖像清晰、聲音完整，載體質(zhì)量符合要求。（二）文件材料收集范圍1.行政管理類檔案包括油田黨、政、工、團等組織在行政管理活動中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、人事檔案、印章管理文件等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案涵蓋油田勘探、開發(fā)、生產(chǎn)運行、工程建設(shè)等方面形成的地質(zhì)資料、鉆井資料、采油資料、地面建設(shè)圖紙、工程技術(shù)文件、設(shè)備檔案等。3.經(jīng)營管理類檔案包含油田財務(wù)、物資、銷售、合同、審計等經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的財務(wù)報表、物資采購清單、銷售合同、審計報告等文件材料。4.科研項目類檔案涉及油田科研項目立項、研究、試驗、驗收等全過程形成的項目申請書、研究報告、試驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。5.基本建設(shè)項目類檔案包括油田新建、改建、擴建等基本建設(shè)項目從項目前期準備到竣工驗收各階段形成的項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖、竣工圖、工程竣工驗收文件等。6.外事活動類檔案記錄油田對外交往、合作項目等外事活動中形成的外事審批文件、協(xié)議合同、會談紀要、出國人員材料等。7.聲像檔案收集反映油田重大事件、重要活動、生產(chǎn)建設(shè)場景等具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。8.電子檔案存儲在計算機系統(tǒng)中的各類電子文件，包括辦公自動化文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件、電子圖紙等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行歸檔保存。（三）文件材料收集程序及時限1.各部門在文件材料形成后，應(yīng)指定專人負責(zé)收集整理，確保文件材料齊全完整。2.一般文件材料應(yīng)在次年上半年完成收集整理，并移交本單位、部門檔案管理機構(gòu)。3.重大項目、重要活動等形成的文件材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后一個月內(nèi)收集整理完畢，并及時移交。遇有特殊情況，經(jīng)本單位、部門檔案管理機構(gòu)同意，可適當(dāng)延長收集時限，但最長不得超過三個月。4.人事檔案應(yīng)按照人事管理規(guī)定及時收集整理歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.行政管理類檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案按照專業(yè)項目階段進行分類。3.經(jīng)營管理類檔案按照業(yè)務(wù)類別年度保管期限進行分類。4.科研項目類檔案按照項目類別項目編號階段進行分類?；窘ㄔO(shè)項目類檔案按照項目類別項目編號階段進行分類。5.外事活動類檔案按照年度活動類別進行分類。6.聲像檔案按照內(nèi)容年度保管期限進行分類。7.電子檔案按照載體形式年度保管期限進行分類，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。（三）編號方法1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.各類檔案編號應(yīng)按照分類方案進行編制，例如行政管理類檔案編號格式為：年度代碼保管期限代碼機構(gòu)（問題）代碼。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案編號格式為：專業(yè)代碼項目代碼階段代碼。4.其他各類檔案編號也應(yīng)根據(jù)相應(yīng)分類方案制定明確的編號規(guī)則。（四）編目要求1.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。2.案卷封面應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷題名、起止日期、卷數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等項目，字跡應(yīng)清晰、工整。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)按文件材料排列順序逐件填寫序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目，確保準確無誤。4.備考表應(yīng)填寫本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容，對卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補充等情況進行說明。五、檔案的保管（一）保管場所1.大慶油田檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映油田主要職能活動和歷史面貌，對油田發(fā)展具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對油田工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對油田工作有參考價值的檔案，保管期限一般為10年。（三）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合標準的檔案裝具進行存放，如檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。不同保管期限、不同類別檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯標識。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案數(shù)量準確、完整無損。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。3.檔案庫房應(yīng)建立溫濕度記錄制度，每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整庫房環(huán)境。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸庫。5.做好檔案的安全保密工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的利用（一）利用范圍1.油田內(nèi)部各單位、部門因工作需要，可查閱、借閱本單位、部門及相關(guān)單位、部門的檔案資料。2.油田工作人員因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。3.外單位因工作需要查閱油田檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及油田歷史研究、文化傳承等公益事業(yè)需要利用檔案的，經(jīng)批準后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱相關(guān)檔案。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在單位、部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等。（三）利用手續(xù)1.油田內(nèi)部利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)持本人有效證件到檔案管理部門辦理登記手續(xù)。2.外單位利用者查閱、借閱油田檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)油田檔案管理部門審核同意后，辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制檔案。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織大慶油田成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案鑒定工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限劃分標準，結(jié)合油田實際情況，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案價值時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果準確合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.組織檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員對擬鑒定檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報油田主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進檔案信息資源共享，為油田各單位、部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)，促進油田信息化建設(shè)。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案與原件內(nèi)容一致，圖像清晰、數(shù)據(jù)準確。2.按照相關(guān)標準規(guī)范，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、著錄等，建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的各項需求。2.加強系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。