PAGE檔案接收用房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案接收用房的管理，確保檔案接收工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案接收用房的使用、管理以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案接收流程和用房管理制度，使各項(xiàng)工作有章可循、規(guī)范操作。4.高效利用原則：在保障檔案安全和保密的前提下，提高檔案接收和管理效率，促進(jìn)檔案資源的有效利用。二、檔案接收用房的規(guī)劃與建設(shè)（一）用房選址檔案接收用房應(yīng)選擇在交通便利、環(huán)境安全、地勢(shì)較高且干燥通風(fēng)的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)場(chǎng)所，避免受到自然災(zāi)害和外界干擾。（二）功能布局1.接收區(qū)：設(shè)置專門的檔案接收窗口，配備必要的辦公設(shè)備，用于接收外部移交的檔案。接收區(qū)應(yīng)寬敞明亮，便于檔案交接工作的開展。2.整理區(qū)：配備檔案整理所需的工作臺(tái)、工具、存儲(chǔ)設(shè)備等，滿足對(duì)接收檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作的要求。整理區(qū)應(yīng)保持整潔，便于操作。3.存儲(chǔ)區(qū)：根據(jù)檔案的存儲(chǔ)需求，設(shè)置不同類型的檔案庫(kù)房，如紙質(zhì)檔案庫(kù)、電子檔案庫(kù)等。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全適宜。4.查閱區(qū)：設(shè)立檔案查閱室，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱室應(yīng)配備桌椅、電腦等設(shè)備，并設(shè)置合理的座位布局，方便查閱人員使用。同時(shí)，應(yīng)做好查閱登記和監(jiān)督管理工作，確保檔案查閱的規(guī)范和安全。（三）設(shè)施設(shè)備配備1.消防設(shè)施：按照國(guó)家消防標(biāo)準(zhǔn)，在檔案接收用房?jī)?nèi)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材、消防應(yīng)急照明和疏散指示標(biāo)志等消防設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝溫濕度傳感器和調(diào)節(jié)設(shè)備，將檔案庫(kù)房的溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，以保證檔案紙張不受潮、不變質(zhì)。3.防蟲防鼠設(shè)備：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防蟲網(wǎng)、驅(qū)鼠器等防蟲防鼠設(shè)施，防止害蟲和老鼠對(duì)檔案造成破壞。4.安全監(jiān)控設(shè)備：安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案接收用房的出入口、重要區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案用房的安全。5.檔案存儲(chǔ)設(shè)備：根據(jù)檔案類型和存儲(chǔ)要求，配備合適的檔案柜、貨架、光盤存儲(chǔ)柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序、便于查找和管理。三）檔案接收流程（一）檔案移交申請(qǐng)1.各部門或外部單位如需向公司移交檔案，應(yīng)提前填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明移交檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等信息，并加蓋部門公章或單位印章。2.《檔案移交申請(qǐng)表》應(yīng)提交至公司檔案管理部門進(jìn)行審核，檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和實(shí)際需求，對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審批。（二）檔案整理準(zhǔn)備1.檔案管理部門在收到經(jīng)審批的《檔案移交申請(qǐng)表》后，安排專人負(fù)責(zé)接收檔案的整理準(zhǔn)備工作。整理人員應(yīng)熟悉檔案整理規(guī)范和流程，提前準(zhǔn)備好所需的整理工具和設(shè)備。2.根據(jù)移交檔案的類型和數(shù)量，合理安排整理場(chǎng)地和時(shí)間，確保整理工作有序進(jìn)行。（三）檔案接收與初步檢查1.檔案移交人員按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將檔案送至公司檔案接收用房。檔案管理部門接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交檔案的數(shù)量、名稱、清單等信息，確保與《檔案移交申請(qǐng)表》一致。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步檢查，查看檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及載體的狀況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（四）檔案整理1.檔案整理人員按照檔案整理規(guī)范，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)的順序進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案內(nèi)容。（五）檔案入庫(kù)1.整理好的檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的類別和保管期限，將其存放在相應(yīng)的檔案庫(kù)房中，并按照存儲(chǔ)位置進(jìn)行上架排列。2.建立檔案入庫(kù)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、名稱、數(shù)量、存放位置等信息，確保檔案入庫(kù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。四、檔案接收用房的使用管理（一）用房日常維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案接收用房的日常維護(hù)工作，定期對(duì)用房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔和保養(yǎng)。2.保持檔案接收用房的整潔衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾和雜物，防止灰塵、污漬等對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的設(shè)施設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）用房安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收用房的門禁制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管門禁鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.加強(qiáng)對(duì)檔案接收用房的安全巡查，每天至少進(jìn)行一次全面巡查，重點(diǎn)檢查消防設(shè)施、安全監(jiān)控設(shè)備、門窗等是否正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并做好記錄。3.嚴(yán)禁在檔案接收用房?jī)?nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。對(duì)用電設(shè)備進(jìn)行規(guī)范管理，避免因用電不當(dāng)引發(fā)火災(zāi)事故。4.定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（三）用房環(huán)境管理1.按照檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求，合理調(diào)節(jié)檔案接收用房的溫濕度。每天定時(shí)記錄溫濕度數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。2.做好檔案庫(kù)房的通風(fēng)換氣工作，保持空氣流通，防止有害氣體積聚對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)檔案查閱區(qū)的桌椅、電腦等設(shè)備進(jìn)行定期清潔和維護(hù)，為查閱人員提供良好的工作環(huán)境。（四）用房設(shè)備管理1.建立檔案接收用房設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、維修保養(yǎng)記錄等信息。2.按照設(shè)施設(shè)備的使用說(shuō)明書和操作規(guī)程，正確使用和操作各類設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作。3.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。對(duì)需要定期檢測(cè)的設(shè)備，如消防設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，并保存檢測(cè)報(bào)告。4.對(duì)已損壞或無(wú)法正常使用的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)報(bào)廢處理，并做好資產(chǎn)核銷手續(xù)。五、檔案接收人員管理（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案接收工作的實(shí)際需求，配備足夠數(shù)量的專業(yè)檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和法律法規(guī)。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理規(guī)范、檔案信息化技術(shù)、安全保密知識(shí)等，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類檔案管理學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，推動(dòng)公司檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。（三）人員考核1.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)檔案管理人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行定期考核。2.考核結(jié)果作為檔案管理人員薪酬調(diào)整、崗位晉升、評(píng)先評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)，激勵(lì)檔案管理人員積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量和效率。（四）人員保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，簽訂保密協(xié)議，對(duì)在工作中接觸到的檔案信息予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露事件的發(fā)生。六、檔案接收工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案接收流程的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、用房管理狀況、人員工作表現(xiàn)等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案接收工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資產(chǎn)的真實(shí)性和完整性、檔案信息的安全性等。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改，并將整改情況向公司管理層報(bào)告。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案接收用房管理制度的部門或人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處