PAGE交通警察檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通警察檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通警察工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本交通警察部門全體在職人員檔案的管理，包括人事檔案、執(zhí)法檔案、業(yè)務(wù)工作檔案等各類與交通警察工作相關(guān)的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有交通警察檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映交通警察的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)活動(dòng)等實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整安全原則注重檔案的完整性，防止檔案材料的缺失；同時(shí)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于交通警察工作中對(duì)檔案的查閱和使用，提高工作效率。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.人事檔案?jìng)€(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。學(xué)歷學(xué)位：記錄學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)位等信息。工作經(jīng)歷：詳細(xì)記載在不同交通警察崗位的工作時(shí)間、職務(wù)、職責(zé)等。獎(jiǎng)懲情況：包括獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)和受到的紀(jì)律處分。培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修等情況。2.執(zhí)法檔案案件辦理檔案：涵蓋交通違法案件的受理、調(diào)查、處理全過(guò)程的相關(guān)材料，如現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、詢問(wèn)筆錄、處罰決定書等。執(zhí)法監(jiān)督檔案：記錄執(zhí)法過(guò)程中的監(jiān)督檢查情況，包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督反饋的問(wèn)題及整改情況。3.業(yè)務(wù)工作檔案交通指揮調(diào)度檔案：涉及交通指揮中心的調(diào)度指令、交通流量統(tǒng)計(jì)分析等資料。交通事故處理檔案：包括事故現(xiàn)場(chǎng)照片、事故責(zé)任認(rèn)定書、損害賠償調(diào)解書等相關(guān)材料。交通設(shè)施管理檔案：有關(guān)交通標(biāo)志、標(biāo)線、信號(hào)燈等設(shè)施的設(shè)置、維護(hù)、更新記錄。（二）編號(hào)規(guī)則1.人事檔案編號(hào)：采用“RS+年份+順序號(hào)”的格式。例如：RS2023001，表示2023年建立的第1份人事檔案。2.執(zhí)法檔案編號(hào)：按照“ZF+案件類型+年份+順序號(hào)”編制。如ZFWC2023005，代表2023年辦理的第5起違法行為案件檔案。其中，案件類型根據(jù)交通違法行為的類別進(jìn)行細(xì)分編碼，如超速用“CS”表示，酒駕用“JJ”表示等。3.業(yè)務(wù)工作檔案編號(hào)：依據(jù)不同業(yè)務(wù)類別分別制定編號(hào)規(guī)則。交通指揮調(diào)度檔案編號(hào)：“ZD+年份+月份+順序號(hào)”，如ZD20230508，表示2023年5月的第8份交通指揮調(diào)度檔案。交通事故處理檔案編號(hào)：“JG+年份+事故等級(jí)+順序號(hào)”，事故等級(jí)分為一般事故（用“YB”表示）、較大事故（用“JD”表示）、重大事故（用“ZD”表示）等，例如JG2023YB012，即2023年發(fā)生的第12起一般交通事故處理檔案。交通設(shè)施管理檔案編號(hào)：“SS+設(shè)施類型+年份+順序號(hào)”，設(shè)施類型如標(biāo)志用“BZ”表示，標(biāo)線用“BX”表示等，如SSBZ2023003，代表2023年第3份交通標(biāo)志管理檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.對(duì)于新形成的檔案材料，如人事任免文件、執(zhí)法文書、業(yè)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集歸檔。一般人事類材料應(yīng)在形成后1個(gè)月內(nèi)歸檔，執(zhí)法和業(yè)務(wù)類材料根據(jù)工作流程及時(shí)歸檔，確保不積壓。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造。（二）整理方法1.人事檔案整理按照檔案內(nèi)容的類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類別的材料集中放置。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并編制材料目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。去除材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行粘貼或折疊，確保檔案整齊美觀。2.執(zhí)法檔案整理以案件為單位進(jìn)行整理，將案件辦理過(guò)程中的各類材料按照受理、調(diào)查、處理等環(huán)節(jié)依次排列。對(duì)證據(jù)材料進(jìn)行分類編號(hào)，如照片編號(hào)、文書編號(hào)等，并在材料上標(biāo)注與案件編號(hào)的關(guān)聯(lián)信息。制作案件檔案封面，注明案件編號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人信息、辦理日期等內(nèi)容。3.業(yè)務(wù)工作檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分別按照時(shí)間順序或項(xiàng)目順序?qū)n案材料進(jìn)行整理。對(duì)于涉及多個(gè)部門或環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)建立關(guān)聯(lián)索引，方便查閱相關(guān)聯(lián)的材料。對(duì)重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖表等材料進(jìn)行分類歸檔，并注明數(shù)據(jù)來(lái)源和統(tǒng)計(jì)周期。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序依次將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、年度等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，建立檔案存放索引目錄，便于快速查找。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。4.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和取用。（三）保管期限1.人事檔案長(zhǎng)期保管，直至交通警察退休后按照國(guó)家規(guī)定繼續(xù)保管一定期限。2.執(zhí)法檔案中，一般交通違法案件檔案保管期限為5年，重大、復(fù)雜案件檔案保管期限為10年。3.業(yè)務(wù)工作檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)性質(zhì)確定保管期限。交通指揮調(diào)度檔案保管期限為3年，交通事故處理檔案中一般事故保管期限為5年，較大事故保管期限為8年，重大事故保管期限為10年；交通設(shè)施管理檔案中日常維護(hù)記錄保管期限為3年，設(shè)施更新改造檔案長(zhǎng)期保管。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、存放位置等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。每月進(jìn)行一次小范圍的盤點(diǎn)，重點(diǎn)檢查檔案的借閱歸還情況和保管狀況。2.清查盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案丟失、損壞、信息錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，記錄清查盤點(diǎn)的結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況，報(bào)告應(yīng)提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.交通警察本人因工作需要可查閱本人的人事檔案、執(zhí)法檔案和業(yè)務(wù)工作檔案。2.部門負(fù)責(zé)人因工作需要可查閱本部門人員的相關(guān)檔案，但涉及個(gè)人隱私等敏感信息的部分需經(jīng)檔案所有者同意。3.上級(jí)主管部門因工作檢查、考核等需要，可查閱相關(guān)交通警察的檔案，但應(yīng)履行審批手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案的，必須持有相關(guān)單位出具的正式查閱函，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱范圍等。3.在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，工作人員應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員接觸檔案，防止檔案信息泄露。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，不同人員只能訪問(wèn)其工作所需的檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備安保人員，確保庫(kù)房24小時(shí)有人值守。2.定期對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施保護(hù)檔案安全。4.對(duì)檔案管理部門工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立交通警察檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便交通警察和相關(guān)部門快速查閱檔案信息。3.確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，防止信息泄露和丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括檔案編號(hào)、類別、基本信息、材料內(nèi)容等。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的變動(dòng)信息，如人員調(diào)動(dòng)、執(zhí)法案件處理結(jié)果變更等。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期將檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份到外部存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)等方式快速查找所需檔案信息。2.實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和借閱審批功能，查閱人可通過(guò)系統(tǒng)提交查閱申請(qǐng)，審批流程在系統(tǒng)中自動(dòng)流轉(zhuǎn)，提高工作效率。3.利用系統(tǒng)生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.