PAGE文化站離檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文化站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化站各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則文化站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映文化站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理文化站在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善文化站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)文化站各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為文化站的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門集中保管。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，對損壞、丟失檔案的情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理部門職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案，維護(hù)檔案的安全和完整。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文化站工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.文化活動(dòng)方案、策劃書、節(jié)目單、照片、錄像等活動(dòng)資料。3.文化站工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。4.文化站資產(chǎn)設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、發(fā)票、說明書、維修記錄等。5.文化站對外交流合作的文件、協(xié)議、邀請函等資料。6.文化站編輯出版的刊物、書籍、宣傳資料等。7.其他與文化站工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、文化活動(dòng)類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、設(shè)備檔案類等。2.編號(hào)對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員辦公室和整理區(qū)域，便于檔案的管理和整理工作。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架上，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保檔案的安全保管。4.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，提高檔案庫房的安全防范能力。五、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和文化站檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和合規(guī)性。2.服務(wù)優(yōu)先原則檔案利用工作應(yīng)以為文化站各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息支持。3.保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確需借閱檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，確保復(fù)制件的真實(shí)性和可靠性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用日期、利用人姓名、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管價(jià)值等因素，確定檔案的鑒定價(jià)值。2.價(jià)值評估原則根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等方面進(jìn)行價(jià)值評估，準(zhǔn)確判斷檔案是否具有保存價(jià)值。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)對于反映文化站重大活動(dòng)、重要決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)對于時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如近期的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，在規(guī)定的保管期限后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)對于檔案內(nèi)容不完整、無法反映工作全貌或重要信息缺失的檔案，可根據(jù)情況進(jìn)行鑒定銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫檔案銷毀申請表。3.檔案銷毀申請表經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案清單等信息，記錄由檔案管理部門妥善保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文化站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為文化站各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化對文化站現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)選用適合文化站檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。3.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶