PAGE企業(yè)捐贈檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司捐贈檔案的管理，確保捐贈活動相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮捐贈檔案在公司社會責(zé)任履行、文化建設(shè)及歷史留存等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織或參與的各類捐贈活動所形成的檔案管理工作。（三）定義1.企業(yè)捐贈檔案：指公司在捐贈活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括捐贈項(xiàng)目策劃、實(shí)施、監(jiān)督及后續(xù)反饋等全過程資料。2.捐贈活動：指公司出于支持公益事業(yè)、回饋社會等目的，向社會各界無償提供資金、物資、服務(wù)或技術(shù)等行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：捐贈檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映捐贈活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。3.分類科學(xué)原則：按照捐贈活動的類別、時間、項(xiàng)目等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施保護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。二、捐贈檔案的形成與收集（一）形成部門與職責(zé)1.捐贈發(fā)起部門負(fù)責(zé)捐贈項(xiàng)目的策劃與發(fā)起，明確捐贈目的、對象、方式、金額及物資明細(xì)等關(guān)鍵信息。在捐贈活動實(shí)施過程中，及時收集和整理相關(guān)資料，包括捐贈協(xié)議、審批文件、捐贈憑證、受贈方反饋等。對捐贈活動進(jìn)行全程記錄，形成文字、圖片、影像等資料，并定期向檔案管理部門移交。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)捐贈資金的核算與管理，提供捐贈資金的收支明細(xì)、財務(wù)報表等資料。協(xié)助檔案管理部門對捐贈資金相關(guān)檔案進(jìn)行審核和整理。3.物資管理部門（如有）負(fù)責(zé)捐贈物資的采購、存儲、運(yùn)輸及發(fā)放等環(huán)節(jié)的管理，記錄物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、去向等信息。提供物資采購合同、出入庫單據(jù)、運(yùn)輸憑證、受贈方簽收單等資料給檔案管理部門。4.宣傳部門負(fù)責(zé)捐贈活動的宣傳報道工作，收集整理活動期間的新聞稿件、宣傳圖片、視頻資料等。將宣傳資料及時移交檔案管理部門，確保檔案的全面性。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在捐贈活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門形成的相關(guān)資料收集齊全，并移交檔案管理部門。對于重大捐贈活動，應(yīng)根據(jù)活動進(jìn)展情況實(shí)時移交階段性資料。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)涵蓋捐贈活動的全過程，包括但不限于活動策劃書、可行性研究報告、捐贈申請與審批文件、捐贈協(xié)議、捐贈物資清單、資金撥付憑證、受贈方感謝信、活動照片、視頻、新聞報道等。3.準(zhǔn)確性：檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。對于涉及多個部門的捐贈活動，各部門提供的資料應(yīng)相互印證，確保整體檔案的準(zhǔn)確性。三、捐贈檔案的整理（一）整理原則遵循捐贈活動的流程和內(nèi)在邏輯，按照文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按捐贈項(xiàng)目分類：根據(jù)公司開展的不同捐贈項(xiàng)目，如教育捐贈、扶貧捐贈、環(huán)保捐贈等，分別設(shè)立一級類目。每個一級類目下再按照項(xiàng)目實(shí)施年度、具體活動名稱等進(jìn)行細(xì)分，形成二級、三級類目。2.按文件類型分類：將捐贈檔案分為文書檔案、財務(wù)檔案、物資檔案、聲像檔案等類別。文書檔案主要包括捐贈活動的策劃方案、請示報告、協(xié)議合同、審批文件等；財務(wù)檔案包括捐贈資金的收支憑證、賬目報表等；物資檔案涵蓋捐贈物資的采購、發(fā)放記錄等；聲像檔案包含活動照片、視頻等資料。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類排序后，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁：在每份文件材料的右上角或左上角編寫頁號，以便統(tǒng)計和查找。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目，逐份填寫。編寫案卷目錄，注明案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息，以反映全宗內(nèi)案卷的排列順序和基本內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等。四、捐贈檔案的歸檔（一）歸檔時間捐贈活動結(jié)束后，各部門應(yīng)在整理完畢相關(guān)檔案資料后的[X]個工作日內(nèi)，向檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在收到歸檔資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將符合要求的檔案正式歸檔。（二）歸檔流程1.移交申請：捐贈活動相關(guān)資料整理完成后，各部門填寫《捐贈檔案移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的項(xiàng)目名稱、形成時間、數(shù)量、類別等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核接收：檔案管理部門收到移交申請表及檔案資料后，按照本制度的要求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等。對審核合格的檔案，辦理接收手續(xù)，在移交申請表上簽字蓋章，并注明接收日期；對審核不合格的檔案，退回移交部門，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。3.上架存儲：審核接收后的捐贈檔案按照分類方案和編號順序上架存儲，確保檔案存放有序，便于查找和利用。五、捐贈檔案的保管（一）保管期限1.短期保管：對于一般性捐贈活動的檔案，保管期限為[X]年。2.長期保管：涉及重大捐贈項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價值或?qū)拘蜗笥兄卮笥绊懙臋n案，保管期限為[X]年。3.永久保管：公司捐贈活動中形成的具有特殊意義、涉及公司核心利益或法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，實(shí)行永久保管。（二）保管條件1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.存儲方式：檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存儲，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于存取和管理。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放。3.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對捐贈檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等。對檢查情況進(jìn)行記錄，建立檢查臺賬。六、捐贈檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和受贈方權(quán)益。2.服務(wù)公司原則：充分發(fā)揮捐贈檔案的作用，為公司的社會責(zé)任履行、品牌建設(shè)、決策支持等提供服務(wù)。3.規(guī)范審批原則：嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，確保檔案利用的安全性和合理性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部為公司管理層提供捐贈活動決策參考，了解捐贈項(xiàng)目的實(shí)施效果和社會影響。支持公司企業(yè)文化建設(shè)，通過展示捐贈檔案，弘揚(yáng)公司的社會責(zé)任理念。滿足公司內(nèi)部審計、合規(guī)檢查等工作對捐贈檔案的查閱需求。2.外部應(yīng)政府部門、社會組織等要求，提供捐贈檔案用于公益事業(yè)評估、項(xiàng)目驗(yàn)收等工作。根據(jù)受贈方需求，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，提供相關(guān)捐贈檔案資料。（三）利用流程1.申請：公司內(nèi)部各部門或外部單位需要利用捐贈檔案時，應(yīng)填寫《捐贈檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字或單位蓋章后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門收到利用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。對于涉及公司重要信息、商業(yè)秘密或可能影響公司利益的檔案利用申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門向利用者出具《捐贈檔案利用審批單》。3.查閱：利用者憑《捐贈檔案利用審批單》到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照審批單上的利用范圍和要求，為利用者提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用日期、檔案名稱、查閱目的等。4.復(fù)制：如利用者需要復(fù)制捐贈檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行辦理。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。對于涉及公司機(jī)密或受贈方隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制范圍，并要求利用者簽署保密協(xié)議。5.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。七、捐贈檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)捐贈檔案的保管期限和實(shí)際價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保保存的檔案具有重要價值，銷毀的檔案符合規(guī)定要求。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)捐贈檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，逐份確定檔案的存毀。2.綜合評估法：結(jié)合捐贈活動的重要性、檔案的完整性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否具有繼續(xù)保存的必要。（四）銷毀流程1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的捐贈檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，編制《捐贈檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的題名（或事由）、年度、保管期限、卷號、文號、責(zé)任者、密級、頁數(shù)等信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對《捐贈檔案銷毀清冊》進(jìn)行審批，簽署意見后交檔案管理部門執(zhí)行。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門按照審批后的銷毀清冊，組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保