PAGE區(qū)審計局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強區(qū)審計局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)審計局機關(guān)各科室、所屬事業(yè)單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則檔案工作實行局黨組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室集中管理，各科室、所屬事業(yè)單位具體負責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實完整原則確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映審計工作的全過程和各項活動。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。4.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案實體和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室作為檔案管理的綜合部門，負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，監(jiān)督指導(dǎo)各科室、所屬事業(yè)單位的檔案管理工作；集中管理全局各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作；負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息安全保障體系。（三）各科室、所屬事業(yè)單位負責(zé)本科室、本單位檔案的日常收集、整理和初步保管工作，指定專人負責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管；按照檔案管理要求，定期向辦公室移交檔案，并配合辦公室做好檔案的整理、鑒定、編研和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與審計工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本局形成的各類審計業(yè)務(wù)文件，包括審計計劃、審計通知書、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等。3.本局在行政管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障等方面形成的文件材料，如會議記錄、工作計劃與總結(jié)、干部任免文件、財務(wù)報表、資產(chǎn)登記資料等。4.本局開展的各類專項審計調(diào)查、審計科研項目形成的文件資料。5.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.本局工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人業(yè)務(wù)資料、工作筆記、調(diào)研報告等。7.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各科室、所屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并優(yōu)先處理，確保檔案的時效性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保整理質(zhì)量。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、審計業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、電子檔案等類別。其中，文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類；審計業(yè)務(wù)檔案按照審計項目立卷，一個審計項目形成一個卷冊；會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別分別整理。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于管理和查找。文書檔案按照分類方案依次編號，審計業(yè)務(wù)檔案按照審計項目編號，會計檔案按照類別和保管期限編號。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的題名、文號、日期、頁號等信息。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括本局制定的重要政策、法規(guī)、制度文件，重大審計項目檔案，重要的人事任免文件，財務(wù)決算報表等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案，主要包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，如一般性的審計業(yè)務(wù)文件、行政管理文件、年度工作計劃與總結(jié)等。保管期限為10年的檔案，主要包括在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料，如臨時性的工作通知、一般性的會議記錄等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由辦公室牽頭，各科室、所屬事業(yè)單位相關(guān)人員參加。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對已整理好的檔案進行逐卷鑒定。3.對保管期限有爭議的檔案，應(yīng)進行集體研究，必要時可征求上級檔案管理部門或相關(guān)專家的意見。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的編號、題名、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對獨立，實行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)保持卷面清潔，字跡清晰，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)注、折疊、損壞。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否齊全、保管狀況是否良好、有無霉變、蟲蛀、破損等情況。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案信息泄露。（三）檔案的修復(fù)與搶救對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持原貌、安全可靠、方便利用的原則，采用適宜的修復(fù)技術(shù)和方法。對重要檔案的修復(fù)，應(yīng)做好記錄，并留存修復(fù)前后的檔案樣本。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則圍繞本局中心工作和審計業(yè)務(wù)需求開展檔案利用服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、審計工作開展、歷史研究等提供有力支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱本局相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱本局檔案的單位或個人。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，報辦公室審批。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)辦公室審核后，報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱本局檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，辦公室應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。4.外單位或個人查閱本局檔案，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本局檔案查閱、借閱規(guī)定辦理手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)在指定地點進行，由辦公室工作人員負責(zé)監(jiān)督，并不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。定期編制檔案統(tǒng)計報表，向局領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門報送，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.各科室、所屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本科室、本單位整理好的檔案移交辦公室。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.工作人員因工作調(diào)動、離職等原因，應(yīng)將個人保管的檔案資料及時移交所在科室或辦公室，辦理交接手續(xù)。交接不清的，不得辦理調(diào)動或離職手續(xù)。3.本局撤銷、合并時，應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定，將檔案移交上級主管部門或同級檔案管理部門。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為檔案利用提供更加便捷、高效的支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰可讀，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻、防病毒等技術(shù)措施手段，確保檔案信息安全。加強對檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)的維護管理，定期進行檢查和更新，保障系統(tǒng)正常運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.加強對檔案信息化設(shè)備和存儲介質(zhì)的管理，定期進行維護和清理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。對存儲有重要檔案數(shù)據(jù)的設(shè)備和介質(zhì)，應(yīng)采取異地備份等安全措施。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體辦公室負責(zé)對全局檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)對檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案整理是否規(guī)范、編目是否準(zhǔn)確、保管是否安全可靠等。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進度、檔案管理系統(tǒng)運行情況、數(shù)據(jù)安全保障措施等。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，是否認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各科室、所屬事業(yè)單位的檔案管理情況進行實地檢查和評估，檢查結(jié)果進行全局通報。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對部分科室、所屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，如檔